情シス退職後の問題を解決する情シス代行サービスを解説！ 

コロナ禍における在宅ワークやリモートワークの普及により、以前にも増して情シスへの業務負担が増加しています。そうした中で、仕事へのやりがいを感じられなくなり、退職を決意する情シス担当者も多くいる現状です。

少人数でなんとか業務に対応してきた情シス部にとって、数少ない戦力が退職してしまうことはなによりもつらいですよね。

本記事では、情報システム部担当者の退職後、部署内に生じる問題を整理していきます。

また、記事後半では、情シス退職後の問題を解決するトータルITヘルパーの「情シス代行サービス」をご紹介します。

1.情シス担当者が退職してしまう理由とは

「IT担当を雇っても、すぐにやめてしまう」これは中小企業では非常に多い悩みです。

情シス担当者が退職することで、企業は混乱に陥ります。特に情報システム部は専門的な知識が必要なポジションであり、簡単に引き継げるものではないため、多くの場合は1人の担当者になるべく定着させたいと考えます。

情シス担当者が退職してしまう理由をいくつかあげてみます。

1-1. 過剰な業務負荷が続いている

IT担当者の役割は「企画・戦略立案」「開発、構築」「運用」の3つに分類できます。本来は、企画や戦略に時間を割ける体制が企業の成長や成績アップにつながるベストな状態です。しかし、実際にはヘルプデスク・サービスデスク業務を担う場合も多く、社内で発生するシステムトラブルへの対処・クレーム対応など生産性の低下につながる業務が非常に多いことも事実です。情シス担当者は多岐にわたる業務に追われて負担が増大しています。

社内にIT担当者が1人しかいない場合、業務が集中し疲弊してしまうことも少なくありません。現在はコロナ禍にあり、情シスの業務は全体的に忙しくなりました。ひとり情シスであれば、さらに多忙を極めていると思われます。今後、情シスの働き方改革を検討する必要があるでしょう。

1-2. 会社からの理解不足

経営層がITシステムに運用コストがかかるということを重要視していない場合、現状どうにか仕事が回ってしまっていると、充足していると認識され、リスクに気づきにくくなります。

インフラの安定稼働やセキュリティ対策の維持・更新にはマンパワーも費用もかかりますが、会社の理解がないと十分な人員が確保されず、予算が取れないからと提示した計画も却下されてしまいます。

また情シス部は本来、ITを駆使して企業の成長を支えドライブしていく部門ですが、社内の「ITなんでも屋」と思われがちです。イレギュラーに発生するPCヘルプデスク対応で1日が終わってしまうことがほとんどですので、これでは新規システム導入など前向きな案件に手を出すことができません。

理想とかけ離れた業務に日々追われてしまえば、仕事へのモチベーションも低下することでしょう。

1-3. 人手不足

近年、情シスを少人数で運営しなくてはならない状態が増加傾向にあるといわれており、問題視されています。情シス担当者が他の業務と管理・運用を兼任している、1人で運営している企業が増えているということです。このような状態を、「ひとり情シス」といいます。

業務が集中するため助けを求めたいところですが、他部署へ相談するには専門的な内容なので限度があります。「やりたくてもできない」という状況にフラストレーションがたまり、業務改善がされない挙句に退職してしまうケースも少なくありません。

情シス担当者はコア業務に集中できないことや評価のポイントが少ないために、やりがいを失ってしまうと考えられます。

1-4. 評価が高まらない

IT部門がしっかりと確立していない企業では、IT担当者を「少しパソコンに詳しい人」と判断しがちです。そのため業務としてとらえておらず、ついでの作業として他の業務と兼任をさせている場合が多くみられます。

IT担当者としては、業務内容を理解されず評価にもつながらないのでは士気が下がってしまいます。その結果、大変な思いをしてまで続ける必要があるのかと考え、退職を決意してしまう要因となっています。 

2.情シス担当者の退職後に生じる問題点

「情シスがいなくなると、会社のシステムやネットワークを扱える人がいなくなるのではないか」……そんな不安を感じたことがあると思います。中小企業では、情シス担当者が不在であることは珍しくありません。

原因はさまざまですが、担当が不足していると感じつつも対策をしていない状態のようです。担当者が不在、もしくは1人で管理するひとり情シスの場合、手が回らずにさまざまな問題が発生することが想定されます。担当者への負担は、やがて会社全体の問題へと発展する可能性すらあるのです。

ここでは、情シス担当者が退職後に生じる問題点についてみていきます。

2-1. 業務の属人化による問題が発生する

業務が属人化してしまっていると、情シス担当者が突然の病気やケガなどで出社できない事態が起こった場合、代わりに対応できる人材がいないため一時的に業務が滞ります。そのタイミングでシステム異常などの問題が発生すれば、事業資産の損害や個人情報漏洩など、予期せぬ事態も起こり得ます。

情シス担当者が退職する場合、仕様書などは作成していないケースが多く、これも問題となります。退職や異動により担当が変わる際に十分な引継ぎができない場合、ナレッジが共有されにくくなってしまいます。

それほど難しくないと思われるような業務でも、それなりのテクニックやノウハウがあるため、きちんと引継ぎをしないと後任担当者の教育や円滑な業務遂行に時間がかかります。

ナレッジをドキュメント化すれば業務の棚卸しと社内ナレッジの共有に役立ちますが、ドキュメント化は手間も時間もかかり、日々忙しい情シス担当者が取り組むには負荷が大きいと考えられます。結果として属人化を回避できず、退職後に円滑な業務の引継ぎができなくなります。

ひとり情シスでは、この問題はさらに顕著です。業務が属人化してしまっている企業でひとり情シスであったときには、最悪の場合、社内システムを管理できるものが誰もいなくなり、業務が停止してしまします。

2-2. セキュリティ上のリスクが高まる

サーバー、ネットワーク、セキュリティと現代のICTはそれぞれに高い専門性が求められており、それらは日々進化し続けています。しかし、人手不足の状況下に置かれている情報システム部では、毎日の業務に追われ新しい技術を習得する時間と余裕がありません。

企業が外部から守るべき情報は年々増える一方ですが、情シス担当者が退職後、担当者が不在、もしくはひとり情シスになってしまった場合、セキュリティ対策に手が回らない情シスは少なくないでしょう。

現在、サイバー攻撃のメイン対象は大企業から中小企業に遷移しており、情報システム部門がない小規模企業も被害に遭遇するリスクが高まっています。サイバー攻撃は高度化する反面、情シスは不足し会社の情報セキュリティのリテラシーが育たないとなると、まさに負のスパイラルです。

2-3. 業務が円滑に進まなくなり社員の士気が下がる

情シス担当者の退職後には、社内ではさまざまなトラブルが発生する可能性があります。これだけITが世の中に浸透しても、誰もが詳しいわけではありません。トラブルが発生した際、情シス担当者が不在なので誰かに質問をするしかないのですが、専門家ではない社員が協力しあっても適切な判断ができません。

たちまち業務がストップしてしまい、仕事の流れを切られることで社員の士気が下がってしまう恐れや、場合によっては社員の士気を下げるだけではなく、大きなストレスを与えてしまうことも考えられます。

 また情シス担当ではない社員が、あいまいな知識でシステムを操作していた場合、いざ大きなトラブルが起こったときに、責任の所在が不明確で原因追及ができないため、同じようなトラブルが再発する恐れがあります。大切な社内システムなので、専門知識のあるIT担当者を立て、運用するのが望ましいといえます。 

3.情シス担当者の退職後の問題点を解決する情シス代行サービスとは

情シス担当者が社内にいない場合、外部へアウトソーシング（外注・外部委託）する方法があります。外部委託であれば、「ヘルプデスク業務だけを委託」など、必要な分だけを外注できるためコスト面でも安心です。また、知識豊富な専門家がそろっているため、新たに情シス担当者を採用する必要がなくなります。

トータルITヘルパーの情シス代行サービスが、退職後の問題点を解決します。

3-1. 情シス業務を丸ごと引継ぎ

ITスキルの充実したスタッフが、お客さまの課題解決に尽力し情報システム部業務のアウトソーシングを強力にバックアップします！

トータルITヘルパーは企業の情報システム部の業務をサポート、もしくは丸ごと引継ぎをするサービスです。貴社情報システム部へのアドバイスやサポートから、ネットワーク構築・サーバー運用・キッティング等さざまなお困りごとにお応えします。

3-2. システム構築もお任せ

テレワーク時代に適合した貴社サーバー環境の構築・保守を実施します。担当者の退社、保守ベンダーと連絡がつかない場合も、貴社システムの保守・運営の相談も可能です。

3-3. IT機器のトラブル解決

過去100万件の事例解決による、幅広い分野における圧倒的なノウハウを持ち合わせています。ネットワーク・サーバー・複合機・ビジネスフォンなど、グループ全体でさまざまな機器を取り扱っており、新情報やノウハウの共有をグループ企業間で密に行い、幅広い対応可能範囲を実現しています。

3-4. 167人の専門人材がサポート

高度な専門知識を得るため、研修を受けテストに合格した167人のプロフェッショナルチームが、お客さまの課題を迅速に解決します。日本各地の支店やグループ企業との連携をとり、お電話だけでは解決できない事例の訪問対応、保守などでの定期訪問対応も可能です。

3-5. PC1台3,000円と安心の料金設定

情シス代行サービスを利用した企業の94％が業務効率化とコストダウンに成功しました。情報システム部に専任スタッフを雇用する場合、給与・教育コスト・販管費及び一般管理費など高額な費用が発生しますが、私たちにお任せいただければ、低価格かつ高品質なサービスを提供いたします。

 

近年、情シス部の負担は増加する傾向にあり、情シス担当者の相次ぐ退職が問題となっています。情シス担当者の退職により、企業は業務停滞・セキュリティリスクなど、さまざまなリスクにさらされることとなります。そこで、一部の情シス業務をアウトソーシング（外注・外部委託）するという選択肢をとれば、属人化を回避でき、コスト削減・業務の潤滑化にもつながります。

現在、情シス部の運用についてお困りの方は、ぜひ一度ご相談ください。

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