ひとり情シスの課題を解決するアウトソーシングについて！選び方や導入のメリットも解説

独立行政法人 情報処理推進機構が発表した「IT人材白書 2020」によると、IT人材の不足を感じている企業は2019年度で全体の89%にのぼることが判明しました。

当然、情シスに関しても、IT人材の需要が加速するなかで「ひとり情シス」や「ゼロ情シス」問題が深刻化しています。

本記事では、ひとり情シスが抱える課題の切り札として注目されているアウトソーシングについて、選び方やメリット・デメリットをご紹介します。　

1.ひとり情シスが抱える課題とは

ひとり情シスとは、システム部門の担当者が1人もしくは2～3人程度の極少数の状態や、その担当者自身のことを指す言葉です。

立ち上げたばかりの企業や従業員数が数人から数十人程度の小規模企業なら一般的といえます。しかし、100名以上の中規模クラスの企業であっても、たった1人の情シス担当者がシステム全体を支えているケースがあります。

近年ではひとり情シスとして専門知識が必要なシステム部門を1人で担うことを要求される技術者が増えており、さまざまな面から問題視されるようになりました。

ひとり情シスならではの課題を整理してみます。

1-1.業務の属人化

ひとり情シスである場合、トラブルが起こった際に対応できる人が限られています。

これにより、作業効率が大幅に低下し品質が維持できなくなる、またシステム担当者が退職した場合は対処の方法が分からなくなってしまうという問題が出てきます。

ひとり情シスであるため業務が属人化してしまうことは、会社全体のリスクにも繋がります。

1-2.ひとり情シスによって情報セキュリティ対策が脆弱に

いかに優れた人材でも1人でクライアントPC、サーバー、ネットワーク、業務システム、さらにはセキュリティまで管理するのは困難です。

業績が悪化するとそれをシステム担当者の人員削減で乗り切ろうとする企業が少なくありません。しかし、セキュリティに限らず、ひとり情シスでは企業のPCやネットワークに何らかの問題が生じたときに対応が難しくなります。

解決までに時間がかかり情報漏洩に繋がる恐れがあります。　

1-3.１人にかかる負担が大きい

情シスの業務は多種多様であるため、本来はたった1人ですべての業務を担うことは不可能だと考えたほうが懸命です。

他の業務と兼務している場合、業務過多、トラブル発生、従業員の精神的ストレスの増加によって、離職を招いてしまえば会社全体に大きな影響を及ぼしてしまいます。

情シスの業務は前述したとおり多岐に渡るので、どうしてもオーバーワークになりがちです。

1-4.ノンコア業務の増大

ノンコア業務が多いことも、情シス部門にとっては大きな課題です。

IT戦略の立案といった生産性の高い業務ではなく、ルーティン業務や社内ヘルプデスク対応などの直接利益に繋がらない業務がノンコア業務に挙げられます。

ノンコア業務の中でも、社内のITトラブルにまつわる「ヘルプデスク業務」は発生が予測しにくく突発的に生じるため、情シス担当者の一番の悩みの種と言えるでしょう。

これにより、システム導入の起案などのコア業務を遂行する時間が少なくなってしまいます。

2.ひとり情シスの課題をアウトソーシングで解決できる理由

多くの中小企業が、IT専任の人員を割けないのは致し方ない事実です。しかし、現在のビジネス活動はITなくして成り立たないと言っても過言ではありません。

課題が山積みのひとり情シスですが、業務効率化や課題解決に取り組むにあたり、アウトソーシング（外部への業務委託）が解決の糸口になるかもしれません。

2-1.属人化を防止

業務をアウトソーシングすることで、担当者の不在や退職によって業務効率の悪化が生じなくなります。属人化している業務を洗い出し、最も発生しやすいリスク「ブラックボックス化」を防ぐことが可能です。

また、属人化してしまう理由の一つに業務の引継ぎ、教育の時間が作れないなどありますが、アウトソーシングであれば新任への共有や新人の教育コストを排除できます。

2-2.セキュリティ対策

前述したように、ひとり情シス企業ですと情報セキュリティ対策は脆弱になってしまいます。

事故が発生してから対処すると、解決までに時間がかかってしまうためです。事前に起こりうる脅威を想定してセキュリティ対策を講じることが最善ですが、ひとり情シスの場合難しいことが多いでしょう。

ｗアウトソーシングにより、プロによる厳格な運用方式、最新の技術を駆使したインターネットセキュリティ対策を構築できます。セキュリティインシデントの検知、調査、対応、さらに再発防止を仕事としているため、兆候を早期に発生しお客様にエスカレーションすることが可能です。

よって、インシデントの発生を未然に防ぐ可能性が格段に高くなり、あらゆるリスクから会社を守れるでしょう。

2-3.コア業務に集中できる

保守やヘルプデスク業務をアウトソーシングすることも、情シス担当者の業務効率化に有効的です。

情シス担当者はコア業務に専念できるようになり、これまでノンコア業務に追われてなかなか手が付けられなかった業務に工数を費やせるようになります。

ルーティン業務などのノンコア業務をアウトソースすることで、情シス担当者の負担が減り、より生産的なコア業務に時間を割けるようになります。

3.ひとり情シスを解決するために、最適なアウトソーシングの選び方

情シスの業務を効率化するために、アウトソースをすることは非常に効果的です。
実績が豊富でしっかりとしたノウハウがある会社に依頼するようにしましょう。

3-1.コスト

アウトソーシングする理由として、「コストカット」を期待する企業は多いのではないでしょうか。

この場合、「現在よりもコストダウンできるか」が非常に重要なポイントです。候補にあがっているアウトソーシング先から見積もりをもらい、自社のシミュレーションと比較してみます。

内訳にも目を通し、どこにどのようなコストがかかっているのか確認をするようにしましょう。

3-2.品質

「求める成果をしっかり出せるかどうか」これは、正直お試ししてみないとわからない点です。かといって、どこの会社でも大丈夫だろうと考えてしまうと失敗する恐れがあります。

選定段階で、その会社がノウハウを持ち合わせているかどうか、知っておいたほうがいいでしょう。

3-3.実績

実績はあればあるほどいいでしょう。これも実績の“数”なのか、数は少なくても“提供している期間”なのかで品質に違いがあります。

どちらを重視するかは依頼する業務の特性によりますが、「やったことがある」ではなく「効果を出した」という実績内容を見るようにするといいでしょう。

3-4.スピード

導入までのスピードや処理スピードなど、依頼したい業務によってどのようなスピードを重視するか変わってきます。

既に滞っている業務であれば導入スピード重視、短期間で作業をする必要があれば処理スピード重視です。

4.ひとり情シスにアウトソーシングを導入するメリット

中小企業のアウトソーシングの活用度は増加傾向にあります。業務をアウトソーシングするとどんなメリットがあるか簡単にご紹介します。

新技術が次々と導入され、システムの刷新も定期的に実施されるIT業務の世界で、人材やコストを適宜割けない状況で懸念されるのが対応の遅れです。一部の業務をアウトソーシングすることにより、新技術や仕組みのアップデートのスピーディな対応が可能になり、セキュリティの強化に繋がるでしょう。

ルーティンとなっている定常業務やコア業務の一部をアウトソーシングすることで、社員の労働時間をよりコア業務に集中させることができます。とくに専門性が必要とされる分野においては、社内のリソースではまかないきれない業務も少なくありません。

情報システム部のリソース不足や業務過多が課題となっているのであれば、アウトソーシングの活用を検討されることをおすすめします。

5.ひとり情シスにアウトソーシングを導入するデメリット

情シス業務のアウトソーシングには多くのメリットがあると考えられるものの、デメリットや問題点も存在します。

アウトソーシングを利用する場合はその性質上、社内のオペレーションに関する情報を外注先に開示する必要があります。情報漏洩によるトラブルは、情報の取り扱いポリシーに注目して事業者を選ぶことで回避しましょう。

また、ひと口に情シス業務をアウトソーシングするといっても、ジャンルや業務内容は多岐にわたります。外注先によって得意とする情シス業務は異なるため、希望に合わない業者を選んでしまうと、業務量や負担軽減に繋がらない恐れがあります。

ミスマッチを防ぐためにも複数の外注先を比較するといいでしょう。

6.トータルITヘルパーの情シス代行サービス！

トータルITヘルパーは、年間対応件数17万件越えのサポート体制を整え、ご利用者の94％が業務効率化とコストダウンを成功させた情シス代行サービスを提供しています。

100万件以上の対応で培ったノウハウと高い技術でトラブルを解決します。お電話だけで解決できない場合は、保守などでの定期訪問対応も可能です。

トータルITヘルパーの特徴をご紹介します。

6-1.情シス業務を丸ごと引継ぎ

お客様専門の情報システム部門を配置し、情報システム部の業務をサポート、もしくは丸ごと引継ぎをするサービスです。
社内ご担当者様の一部業務のサポートや、急な退職などにも対応可能です。

6-2.IT機器のトラブル解決

ネットワーク、サーバー、複合機、ビジネスフォンなど、さまざまな機器を扱っています。
新情報やノウハウの共有はグループ全体で密に行っており、幅広い対応可能範囲を実現しています。

6-3.167人の専門人材がサポート

解決率97％の知識と技術で迅速にトラブル対応します。
ITスキルの充実したスタッフがお客様の課題解決に尽力し、情報システム部業務のアウトソーシングを強力にバックアップします。

6-4.PC１台3,000円と安心の料金設定

高い解決力で効率的な業務フローを生み出し、お客様に高品質でも低価格なサービス提供を実現しています。専任スタッフを雇用する場合、給与・教育コストなど高額な費用が発生しますが、私たちにお任せいただければ、半分以上のコストで課題解決が可能です。

トータルITヘルパーではネットワーク、サーバー、複合機、ビジネスフォンなどグループ全体で様々な機器を扱っており、幅広い基盤でお問い合わせ内容に対しての柔軟な対応が可能です。

グループ1,500名を超えるIT総合商社の基盤があるからこその驚異的なコストパフォーマンスを実現しています。情報システム部門のアウトソーシング先として、これまで30,000社以上との取引実績があります。

もし、お困りごとやご不明な点がありましたら、お気軽に問い合わせください。

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