「効率的に情報システム管理ができるよう専門部署を作りたいけれど、業務の範囲はどこまで任せていいのかわからない」と悩む企業は多いのではないでしょうか。
企業活動は、情報システムを適切に管理しなければ、IT資産管理、社内セキュリティ対策などに影響を及ぼすため、慎重になるものです。
そこで本記事では、情報システム部門の代行事業においてお客様満足度98.2%のリピート率を誇る「トータルITヘルパー」が、情報システムの管理業務について詳しく解説します。
本記事をご覧いただければ、情報システム管理の概要から、仕事内容、管理する上での課題まで理解できます。ぜひ最後までご覧ください。
目次
1.情報システム管理とは？
情報システムとは、日々の業務で必要な情報を記録、処理、伝達を円滑にするための仕組みを指します。
情報システムのなかにも、主に毎日の業務で使用する機能を1つにまとめ、売り上げや在庫管理などのさまざまなデータ処理や過去の履歴が記録されているものを「基幹系システム」、Outlookなどのメールソフト、ワークフローやスケジュール管理など複数の機能をまとめたグループウェアなどを「情報系システム」と分類します。
情報システム管理とは、このような情報システムに関わるハードウェア、ソフトウエア、基幹システムなどを管理、セキュリティ対策を行う業務です。
主には、企業で行われるシステム管理を示す場合が多く、コンピュータによる情報管理が主体のため、情報管理や情報システム管理を「システム管理」と呼ぶこともあります。
業務としてはコンピューターシステムの保守、運用、管理などがメインで、ほかにも機器の導入や運用、ヘルプデスク業務などを行っています。
ココがポイント
情報システム管理とは、情報システムに関するセキュリティ対策を行う業務である。
2.情報システム管理の主な5つの仕事
情報システム管理は、主に下記の5つの仕事に分かれています。
情報システム管理の主な5つの仕事
- ITシステムの管理
- IT機器の導入
- 社内サポート
- セキュリティ対策
- 社内ITリテラシーの向上
1つずつ詳しくみていきましょう。
2-1.ITシステムの管理
最近ではクラウドで提供されるサービスを業務で利用しているケースも多くなりました。ですが、業務システムや組織の考え方によっては従来どうりサーバーと合わせて導入、運用するようなシステムも多く顕在しています。
業務を滞りなく進めていくには、それぞれの利用する機器やサービスの利用が必要不可欠であるため、漏れがないように管理を徹底しなければなりません。
そのほか業務に必要なソフトウエアや端末などのバージョンアップ、アップデートなども把握し適切に対応する必要があります。
2-2.IT機器の導入
新たに社員が入社する場合には、購入する機器の選定、設置、各種設定が必要です。退職者が使用していた機器を再度使用する場合にも、新入社員に合わせた設定が必要になります。
そのため新しい機器の導入から各種設定を行い、実際にすぐに使用できる状態にするのが情報システム管理を行う担当者の役割です。
2-3.社内サポート
社内で何か緊急のシステムトラブルが起きたとき、使用しているソフトウエアで質問事項が発生したときなどは、システム担当者への連絡が集中します。
「メールが文字化けしている」「ソフトが開けない」「ネットに繋がらない」などトラブルはさまざまです。
システム担当者でも解決方法が分からない場合は、説明書やネットで解決法を確認して対応する必要があり時間がかかってしまうため、情報システム管理を行うにはITに関する幅広い知識が求められます。
2-4.セキュリティ対策
最近では、ウイルス（マルウェア）対策以外に情報漏えいリスクも増えているため、多方面でのセキュリティ対策が必要です。
ネットワークウイルスの対策やファイヤーウォールの設定、通信の暗号化などを行い、各端末のパスワード保護、ソフトウエアの管理者権限などの設定を行います。
個人でソフトウエアのインストールを行ってしまうと、インストール時に悪意のあるプログラムが含まれているファイルなどを一緒にインストールしてしまう可能性があるため、注意が必要です。
アップデートなどの際も同様です。個人で行ってしまうと情報システム管理者が把握している各端末の情報が変更されてしまう可能性があるため、安易に行わない、行わせないようにする必要があります。
2-5.社内のITリテラシーの向上
システム担当者が強固なセキュリティ対策を行っていても、組織内の利用者にITリテラシーがないと対策が無駄になってしまいます。
例えば、使用者がセキュリティ対策をしてあるクラウドやサーバーに保存されている機密情報や個人情報データを個人の端末（スマートフォンやPC）に保存し、気づかぬうちにフリーWi-Fiなどに接続してしまうなどによる情報漏えいなどが懸念されます。 また、データを保存している端末の紛失による事故も増えています。
昨今のテレワーク需要に伴って情報漏えいの事故は増えているため、社内のITリテラシーを向上させ、対策を行うなど注意が必要です。
ココがポイント
情報漏洩リスク低減のため、セキュリティ対策の他に社内のITリテラシーの向上も必要である。
3.情報システムを管理する上での課題
情報システムを管理する上での課題には、下記の項目が挙げられます。
- 高いスキルを持った人材を確保し続ける必要がある
- 他の部署とトラブルになりケースもある
それぞれ詳しく解説します。
3-1.高いスキルを持った人材を確保し続ける必要がある
企業の人手不足が叫ばれるなか、IT人材は需要に対しての絶対数が少なく、優秀な人材ほどどの企業も欲するものです。
高い給与を提示できなければ他社に流れてしまう可能性があるため、高いスキルを保持する人材の確保は、どの企業でも課題になっています。
担当者の退職や急な長期休暇などに備え、常に社内にIT人材を確保しておくのが何より重要です。
3-2.他の部署とトラブルになるケースもある
情報システム部では、システムの導入時や、社内ヘルプデスク業務も行っている場合も多いため、他部署とのトラブル発生も懸念されます。
新システムの導入時などは、「新システムに変更する意味があるのか」「操作を変える必要があるのか」などの意見から導入に協力的ではない部署が出る場合もあります。
情報システムについて正しい理解を深めてもらうと共に、双方の部署のリーダーが間に立ち解決していくことが必要です。
4.効率よく情報システムの管理をするならトータルITヘルパーがおすすめ
ここまでご説明した内容を踏まえ、効率のよい貴社情報システム管理を目指すなら、「トータルITヘルパー」の導入がおすすめです。
トータルITヘルパー導入により得られるメリットは以下の3点です。
- 低価格かつ高品質なサポート
- IT機器の導入からセットアップまでおまかせ
- 退職リスク0
詳しく説明します。
4-1.低価格かつ高品質なサポート
「トータルITヘルパー」には、ネットワーク・サーバー・複合機・ビジネスフォンなどさまざまな機器を扱っているIT総合商社としての基盤があります。そのため、高品質なサービスを提供できるうえ、幅広く柔軟な対応が可能です。
料金は、PC1台3,000円～と、低価格な設定。ご予算の少ない企業様でも安心してご継続いただけます。
4-2.IT機器の導入からセットアップまでおまかせ
社員の入退社のタイミングでは、各PCへの共有設定やメール設定など、新しく使用するPCでの設定は多岐にわたります。
複数名のPC設定となるとより多くの時間が必要となりますが、「トータルITヘルパー」なら煩雑な各種設定業務、機器のアップデートまで対応いたします。
4-3.退職リスク0
高いスキルを保有した人材を常に確保し続けるのは企業によって難しい場合もあります。
せっかく確保した人材も退職や体調不良などの長期休暇で不在になってしまう可能性も。
情報システム業務をアウトソーシングするのは退職リスクを0にすることにもつながります。
なおかつ「トータルITヘルパー」の導入は、情シス担当を1人採用するよりも圧倒的な低価格での導入が可能です。
「トータルITヘルパー」なら、「アウトソーシングの予算が少ない」「ひとり情シスで業務に追われている」などの問題をすぐに解決できます。
5.情報システム管理なら「トータルITヘルパー」の導入検討を
ここまで、企業内の情報システム管理における業務内容と課題、情報システム管理業務に「トータルITヘルパー」を導入することによって得られるメリットをお伝えしました。
「トータルITヘルパー」は、グループ1200名を超えるIT総合商社の基盤がもたらす幅広い対応可能範囲、100万件以上の対応で培った解決力に特化したノウハウ、驚異的なコストパフォーマンスで貴社の情報システム管理の課題を解決します。そのうえヘルプデスクでは、PC操作やネットワーク不調、office365などのクラウドサービスの保守まで幅広く対応します。
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