「情報システム部門は役に立たないのでは？」
「情報システム部門は本当に必要なの？」
このように、情報システム部門（情シス）への無能問題が指摘されています。
情報システム部門は、社内のIT戦略やシステム構築など、欠かせない存在のはずですが、なぜこのような指摘が表面化しているのでしょうか？
今回は、年間対応件数17万件超のサポート人員、情シス代行でお客さま満足度98.2%の弊社が、情報システム部門のあるべき姿と解決方法をご紹介します。
本記事をご覧いただくことで、中小企業における情報システム部門の必要性が理解できます。
目次
1.情報システム部門とは
情報システム部門の業務内容は、基幹システムや情報システム、社内インフラの開発や運用・保守業務やセキュリティ対策、社内のヘルプデスク業務です。他の部署と異なるのは、限られた人数で運営するケースが多い点です。
企業により情報システム部の運用形態は異なりますが、ITの人材不足から、中小企業では「ひとり情シス」や「兼任情シス」の体制をとっているケースが多く見受けられます。
1-1.ひとり情シス
ひとり情シスとは、その名のとおり1人の担当者が業務を行う状態です。
ひとり情シスでの運用は企業にとってリスクも多く、数ある情シス問題の中でも論じられることが多い話題の一つです。
中小企業では、ひとり情シスでの運用の割合が多く、100人程度の社員を抱えている企業でもひとり情シスの体制をとっている場合があります。
情報システム部門の業務内容は他部署から理解されにくいため、コスト面なども踏まえ、人員を確保してもらえないケースも多くあります。
ココがポイント
情報システム部門の業務内容は他部署からは理解されにくいため、人員を確保してもらえないケースも多い
1-2.兼任情シス
兼任情シスとは、他部署と情シスを兼任している形態です。
総務部や業務部などと兼任することが多く、ひとり情シスも兼任で稼働している形態も多いです。
1-3.複数情シス
比較的、規模の大きな企業では、複数人の体制で情報システム部門を運用しています。
企業によっては業務内容ごとに情シス担当を振分け、複数名の情シス担当を設けている場合もあります。
複数情シスの場合は1つの部署として成り立っていることが多く、中企業から大企業で採用されています。
2.情報システム部の役割とは
他部署からは業務内容が不透明な情報システム部門ですが、企業システムにとって重要な多くの役割を担っています。
主な業務としては、以下の4つが挙げられます
- IT戦略・システム企画
- 基幹システムの構築・運用・保守
- 社内インフラの構築・運用・保守
- サポート・ヘルプデスク
それぞれご紹介します。
2-1.IT戦略・システム企画
企業経営においてITの活用が重要な位置づけなのであれば、情報システム部門が担うIT戦略は重要です。
ITを活用して事業やサービスを行う場合、スムーズに効率よく業務を行うには、どのようなシステムが必要かを検討する必要があります。
製造業であれば、ITを使用して部品の仕入れから販売までのサプライチェーンマネジメントで行うなど、人の手だけでは難しいことをITで実現できます。
ITを活用すれば、無駄を省き、より効率的に業務を行うことができるのです。
情報システム部では、ITを活用した業務の効率化のため、IT戦略を立てシステムの計画から導入までを行います。
専門知識を有した情報システム部門がなければ、企業がITを活用しサービス等を向上させていくことは難しいといえるでしょう。
ココがポイント
情報システム部門では、ITを活用した業務効率化のため、IT戦略を立てシステムの計画から導入まで行っている。
2-2.基幹システムの構築・運用・保守
基幹システムとは業務内容に直結するシステムのことで、売上管理、顧客管理、在庫管理、給与計算システムなど日々の業務で利用する機能が詰まったシステムを指します。
業務に必要な機能を選定してシステムの構築を行い、日々のメンテナンスや障害が発生した際の復旧などの保守などを行います。
2-3.社内インフラの構築・運用・保守
インフラとは「基盤」という意味です。
単にインフラという場合は、一般的に電気、水道、ガスなど生活の基盤になるものや道路や鉄道などを指します。
社内インフラとは、企業が事業を展開していくにあたり基盤となる仕組みのこと。FAXや電話、パソコン、ネットワークなどのことを合わせた社内の基盤が「社内インフラ」です。
情報システム部門では、こうした社内インフラを保守するため、PC機器などの導入からトラブルが起きたときの対応までを行います。そのため、アップデートの情報や機器のエラーなどに常に気を配り確認する管理業務を日常的に行っています。
ココがポイント
社内インフラとは、企業が事業展開していくために基盤となる仕組みのことである。
2-4.サポートデスク・ヘルプデスク
サポートデスク・ヘルプデスク業務とは、簡単に言うと社員や顧客からの問い合わせ対応です。
「PCから印刷ができなくなった」
「ネットにつながらなくなってしまった」
「メールの送信ができない」
など、社員からの問い合わせはさまざまあります。
こうした問合せに対して、情報システム部門は問題を解決するためのサポートや、PCの初期設定や追加設定などを行っています。
3.情報システム部門は無能どころか経営戦略に欠かせない
情報システム部門は決して無能な部署ではありません。
それどころか、情報システム部門は経営戦略に欠かせない部署と言っていいでしょう。
情報システム部門が正常に機能しなければ、以下のようなことが起こってしまいます。
- 基幹システムの管理が不十分に
- ITサポートやヘルプデスクの品質低下を招く
どんな問題があるのか、それぞれご紹介します。
3-1.基幹システムの管理が不十分に
情報システム部門がいなければ、社内で日常的に使用される基幹システムの運用や保守を行う人材がいません。
そのため、既存の基幹システムに精通する人材がいなくなり、基幹システムのレガシーシステム化（老朽化したシステム）が生じてしまいます。
レガシー化したシステムの入れ替えを行いたくても、必要な機能と不要な機能の選別ができなければ新システムの導入も難しくなります。
そのため、レガシーシステムを使用し続けて維持費にコストがかかってしまうなどの懸念があります。
ココに注意
日常的に使用される基幹システムの保守・運用を行う人材がいなくなり、レガシーシステム化が生じる。
3-2.ITサポートやヘルプデスクの品質低下を招く
「PCが起動しない」
「共有フォルダが見られない」
「wifiがつながらない」
など、日々の業務で起きる障害・トラブルはさまざまです。
実際に情報システム部へ連絡してサポートを受けている方も多いのではないのでしょうか。
情報システム部へ連絡してすぐに解決できるのは、情報システム担当のIT知識が広いためです。
しかし、兼任情シスの場合は無能と評価されがちです。
PCに少し詳しいからと情報システム担当に選ばれる、兼任で任されるとなると、知識が少なく対応に時間がかかります。
結果として1から調べて対応することになり、復旧までに時間がかかることも多いのです。
情報システム部門が機能しなくなれば、障害時やトラブル発生時に対応できる人材は1人もいなくなってしまします。
トラブル対応の部署がなければ業務効率が悪くなるばかりか、最悪の場合業務停止や社員の士気低下も招きかねません。
このように情報システム部門は、IT戦略・システム企画、基幹システムの構築・運用・保守など多岐にわたる業務をこなしています。
情報システム部は無能ではなく、さまざまな知識がないと務まらない部署であり、企業にとって非常に重要な役割を果たしています。
ココに注意
トラブル対応の部署がなくなり、業務効率の悪化だけでなく、業務停止や社員の士気低下も招いてしまう。
4.情報システム部門が無能と思われる3つの原因
情報システム部が無能と思われてしまう原因はいくつかあります。
4-1.業務内容が不明瞭
情報システム部門が無能と揶揄される大きな理由は、業務内容が不明瞭なことにより「他部署からは何もしていないように見える」ことです。
ヘルプデスク業務などは内容が明らかですが、ITの知識が少ない方からすると「基幹システムの運用や保守作業って何をするの？」「そんなに時間がかかるの？」「現状足りている作業に今までと勝手が変わるようなIT戦略って必要？」など、たくさんの疑問があります。
これらをすべて説明して「はい、わかりました」と理解をしてくれる方は、多くはありません。
何をしているかが分からないからこそ、復旧対応やトラブル対応が遅いと不信感を持たれ、無能と言われてしまうのです。
4-2.業務量が多く対応が遅れる
情報システム部門が抱える業務量は多く、ひとり情シスや兼任情シスで運用していた場合には業務をこなしきれなくなる場合もあります。
システム復旧などのトラブル対応には早急な対応が求められますが、兼任情シスなどで知識が浅かったり、ひとり情シスで他業務を多く抱えていたりする場合には早急な対応が難しくなります。
そうした対応の遅さがあると、事情を知らない人からは無能と捉えられても仕方ありません。
コスト部門と捉えられやすい情報システム部門は人材を回してもらいにくいこともあり、1人で多くの業務を抱えがちです。
4-3.コストに見合う働きをしているか疑問をもたれる
もうひとつの理由として、情報システム部門には比較的コストがかかることが挙げられます。
情報システムを積極的に利用しようとすると、コストのかかる投資になります。
情報システム部の実態が明確でない側からすると、何をしているかは分からないけれど年間予算はそれなりの額を確保しているということになります。ノンコア業務（売上に直結しない間接業務）がメインであるのに、かなりの金額の予算を確保、使用していると考えられることから、コスト部門としてイメージされてしまいがちです。
業務内容が不明瞭なことで、コストに見合う働きをしているのか、コストに見合うだけのメリットが会社にあるのかと疑問にもたれ、結果として無能と考えられてしまうのです。
5.無能と決める前に情報システム部門への理解を深めるべき
では、情報システム部門のあるべき姿とはどのようなものでしょうか。
情報システム部門が「無能」と揶揄される根本の原因は、社内からの情報システム部門への理解のなさにあります。
業務内容と情報システム部門の重要性を企業トップや社員が認知していれば、無能と呼ばれることもありません。
具体的には、情報システム部門での業務内容を明確に提示し発信していくことが必要です。
発信内容は何でもかまいませんが、企業内で使用できるSNSや掲示板などを利用しシステム面の情報や、情シスの取り組み、目標などの簡単なことから発信するだけでも情報システム部の認知度は変わります。
また、コスト部門と思われてしまっている以上は、お金を使う中身を認知、理解してもらう努力も情報システム部門側としては必要です。
新しい情報システムを導入するにも、理解がないとコスト部門としての認識は変わりません。
このようなことから、情報システム部の実態を認知してもらうような努力や活動をすることは「情シス＝無能」と思われず働くために大事な点です。
情報システム部門に協力しようという姿勢をもってもらえているほうが、お互いのモチベーションにつながり仕事のパフォーマンスにもつながります。
ココがポイント
情報システム部門への理解を深めてもらうために、業務内容を明確に掲示・発信していく必要がある。
6.情報システム導入の必要性
規模が拡大中の企業の中には、これから情報システムを導入すべきかを悩んでいる方もいるかと思います。
そこで最後に、情報システム導入の必要性について、DX（デジタルトランスフォーメーション）などの現状を踏まえてご紹介します。
まず、情報システムとは、日々の業務で必要な情報の「記録」「処理」「伝達」を円滑にするための仕組みのことを指します。
情報システムの中には大きく分けて2つの種類があります。
業務に直結するシステムで主に売上管理、在庫管理、顧客管理などを行うシステムのことを「基幹系システム」といい、PCに入っているメールソフトや共有ファイルサーバー、掲示板やスケジュール管理ができるグループウェアなどを「情報系システム」といいます。
情報システムがあることで、さまざまな業務を効率化でき、事業やサービスにもITを活用していけます。
さらに、情報化社会の現在ではDX（デジタルトランスフォーメーション）も企業の重要な課題です。
企業としてこれからの時代を生き抜くためには、IT化の波は避けられないと考えていいでしょう。
刷新の波に乗り遅れないためにも、情報システム導入の必要性は経営者のみではなく、社内全体で共有し理解していかないとならない課題といえます。
ココがポイント
これからのIT化の波に乗り遅れないために、情報システム導入の必要性は社内全体で共有し理解して行くべき課題である。
7.情報システムの無能問題を解決する情シス代行サービス
情報システム部門の無能問題を解決するひとつの選択肢として、アウトソーシング（外部委託）があります。
情報システム部門をひとり情シスや兼任情シスで運用していると、退職リスクやブラックボックス化の問題など、さまざまな問題が生じます。
無能と言われているうちはいいですが、実際に情シス担当者がいなくなってしまうと、最悪の場合業務が停止する事態にもなりかねません。
情シス業務のアウトソーシングを利用すれば、無能問題だけでなく情報システム運用のさまざまなリスクを回避できます。
そこで最後に、情報システム部門のアウトソーシング先として、弊社サービス「ITヘルパー」をご紹介します。
ITヘルパーでは、情報システム部門の一部業務、もしくは業務を丸ごと委託可能です。
ITヘルパーを利用することで、以下のメリットが考えられます。
- 情シス業務の透明化
- 退職リスク0
- 高品質かつ低価格な料金設定
それぞれご紹介します。
7-1.情シス業務の透明化
情報システム部門の業務内容が認知されていない点から、情シス無能の認識になってしまっていることが多くあります。
情シス代行を使用することで、内容の透明化を図ることができます。
また、ひとり情シスや兼任情シスなど少人数で稼働している場合はヘルプデスク業務に追われて本来の業務に取り掛かることができない場合もあります。
ヘルプデスク業務のアウトソーシングで本来の業務に取り掛かることができ、情シス担当者の困ったときの相談窓口にもなります。
7-2.退職リスクをゼロに
ひとり情シスや兼任情シスでの運用で大きな問題になるのが退職リスクです。
基幹システムに精通している人材が少ないほど担当者の高齢化に伴う退職や、不慮の事故での長期休暇などのリスクについても考えなければなりません。
また、昨今の新型コロナウイルスの影響によりリスクは急激に高まっています。
情シス代行で情シス業務を賄うことにより、いつでも、もしもの時の緊急対応が可能になり、退職リスクを0にできます。
7-3. 高品質かつ低価格な料金設定
トータルITヘルパーには、ネットワーク・サーバー・複合機・ビジネスフォンなどさまざまな機器を扱っているIT総合商社としての基盤があります。そのため、高品質なサービスを提供できるうえ、幅広く柔軟な対応が可能です。
料金はPC1台3,000円～と低価格な設定のため、ご予算の少ない方でも安心してご継続いただけます。
トータルITヘルパーなら、「アウトソーシングの予算が少ない」「ひとり情シスで業務に追われている」などの問題をすぐに解決できます。
