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情報システム部

情報システム業務の外注を成功させる!効果測定から業者選定までの流れを解説

業務効率化や労働環境改善の意識が高まり、ITがますます全国の企業に普及しつつある昨今。

「自社だけでITのトレンドについていくのは困難」
「情報システム部門にかける予算・リソースが確保できない」

こんなお悩みを抱えている企業が多いのも事実です。
だからこそ、ITの専門家に情報システム業務を外注する手段を検討している担当者もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、情報システム業務の外注を成功に導くための効果測定や業者選定のポイントを解説します。

1. 情報システム部門の業務内容とは

情報システム部門の業務内容とは

情報システム部門は、ITを利用した経営課題の解決や新サービスの開発などを行っています。

その業務内容は、社内インフラの構築や基幹システムの開発などが代表例です。
情報システム部門の業務を大きく分けると以下に分類されます。

  1. 社内システムやインフラの構築・運用・メンテナンス
  2. 社内ヘルプデスク
  3. セキュリティ対策

それでは、それぞれの業務について解説していきます。

1-1.社内システムやインフラの構築・運用・メンテナンス

情報システム部門では自社で利用するサーバーやネットワーク、基幹システムの構築から運用・保守メンテナンスを行います。また、セキュリティ対策の実施やデータバックアップ作業など、社内のITリスクへの対応も行っています。
加えて、自社の業務に有用な新技術や製品の導入検討も重要な業務の1つです。

業務効率化やサービス向上に役立つツール等も情報システム部門で選定を行います。
また、社内システムやインフラの導入後、安定稼働させるためのメンテナンス・アップデートといった保守作業も情シスの業務です。

1-2.社内ヘルプデスク

社内ヘルプデスクは、自社従業員からの問い合わせや質問に対応する業務です。
社内システムや利用しているソフトウェアの運用方法をいまいち掴みきれていない従業員に対し、トラブルシューティングや質問事項へ回答するなど、対応範囲は多岐にわたります。

そのため、ITに関する幅広い知識や応対スキルが求められます。
情報システム部門だけで解決できない場合は、ベンダーへ問い合わせを行ったり、自身で対応方法を調べたりと非常に時間を要する業務です。

一方で、一部のヘルプデスク対応なら情報システム部門から業務を外注しやすくなっています。

1-3. セキュリティ対策

企業を取り巻くさまざまなITリスクへの対応も情報システム部門の大事な業務の1つです。
マルウェア(ウイルス)感染や不正アクセス、ヒューマンエラーなどによる情報漏洩は、企業の信用に関わります。
セキュリティ対策により被害を未然に防がなければ、企業に大きなダメ―ジを与えかねません。

そのようなリスクに対して、ファイアウォールの設定や通信の暗号化、各種端末やサービスのパスワード変更ポリシーの策定、MDM(モバイルデバイス管理)の導入などさまざまな対策を講じます。

2. 情報システム業務を外注するメリット・デメリット

情報システム業務を外注するメリット・デメリット

情報システム部門の業務を外注(アウトソーシング)すれば多くのメリットを得られる一方で、デメリットもあります。
ここでは、情報システム部門の業務をアウトソーシング(外注)した場合に得られるメリット・デメリットについて解説します。

2-1. メリット

情報システム部門では企業のIT管理を一手に引き受けるため、担当者はITに関する幅広い知識が求められます。
そのために担当者を雇用し、自社で教育・育成するにはかなりの時間と労力を必要とするのも事実です。

さらに、ITスキルを持つ人材は転職市場でも需要が高く、高待遇を用意する必要があり、他企業との競争率も高くなります。
なかには、情報システム部門の人手が足らず、業務を回せないと悩む企業も少なくありません。
そのようなとき、情報システム業務のアウトソーシング(外注)は非常に有効な手段です。

情シス業務の外注によって得られるメリットを解説します。

2-1-1. エンジニアの負担を軽減できる

情報システム部門の業務は多岐にわたりますが、中でも社内システムをはじめとするインフラ環境の立案や構築、運用がメイン業務の1つです。

しかし、多くの企業では社内ヘルプデスクやキッティング作業が積み重なっています。
対応に時間がかかるほか、イレギュラーに発生するためスケジュール管理等もしづらいのが現状です。
そのままでは、情報システム担当者が主業務に注力できる状況ではありません。

そこで、社内ヘルプデスク業務などの情報システム業務をアウトソーシング(外注)すれば、エンジニアの負担が軽減でき、メイン業務に注力しやすくなる環境を構築できます。

ココがポイント


社内ヘルプデスク業務などをアウトソーシングすれば、エンジニアがメイン業務に注力しやすくなる。

 

2-1-2. 社員全体が本来の業務に注力できる

情報システム業務のアウトソーシングによって、情シスの担当者は主業務に注力できます
つまり、企業の生産性向上にも寄与します。

新しいシステムやインフラの整備といった本来の業務に注力できるため、”業務の無駄”をITスキルで効率化できるのもメリットの1つです。
エンジニアだけでなく、社員全体が本来の業務に注力できる環境を整えられるのも情シスをアウトソーシングするメリットといえます。

2-1-3. コストを削減できる

IT関連業務のアウトソーシングによって、コストを削減できる可能性もあります。

自社のシステム運用や保守業務を行うには、ITに関する専門的な知識を持つ人材が必要です。
しかし、社内で教育するには多大な時間と労力をかけなければいけません。
また、高いITスキルを有した技術者を採用しようにも、採用コストが大きく膨らんでしまいます。

一方で、情報システム業務のアウトソーシングなら、人材育成に掛かる手間や採用コストも必要ありません。
それらの費用と比較した際、外部にアウトソーシングする選択肢はコスト面で大きなメリットを得られる場合があります。

2-1-4. 常に最新の情報技術を自社に取り入れることができる

企業の生産性向上やセキュリティの維持には、進歩する技術に合わせて企業側も最新の情報技術を取り入れていく必要があります。しかし、日々の業務を行いながら、新技術の学習を進めるのは容易ではありません。

その点、情報システム部門の業務委託を請け負っている企業は、常に新しい技術にアンテナを張っています。
自社のメンバーが情報収集をせずとも、情シスのアウトソーシングなら常に最新情報を仕入れられます。

ココがポイント


情報システム業務をアウトソーシングすることで、常に最新技術の情報を仕入れることができる。

 

2-2. デメリット

ここまで、IT関連業務を外注するメリットを解説しましたが、デメリットも存在します。
ここからは情報システム業務を外注するデメリットについて解説します。

2-2-1. IT化に抵抗のある社員のケアが必要

情報システム部門の業務を外部委託すれば、企業のIT化は益々加速します。
新しい技術やシステの導入で業務の効率化進められる一方で、IT化に抵抗のある社員にストレスがかかってしまうのも事実です。このような状況は、従業員の平均年齢が高い企業に多くみられます。

新しく導入したシステムやアプリケーションの有用性をしっかり理解してもらい、使用方法などに対するサポート体制を整える社員のケアが必要です。

2-2-2. 業者が合わなかった場合のリスクが大きい

情報システム業務をアウトソーシングする場合は、委託先の選定に十分な検討が必要です

自社の要望と業者が実際に請け負う業務が異なっていると、アウトソーシングをしても十分な恩恵を受けられません。
また、「委託先の変更」や「契約の打ち切り」などが起きた際、それまで外注していた情シス業務に対するノウハウが自社に培われていない状態がリスクの1つとしてあげられます。

まずは、自社が必要としている外注範囲をしっかりと洗い出し、それらを委託できる業者を慎重に吟味する必要があります。

ココに注意


自社が必要としている外注範囲を洗い出し、委託できる業者を選定する必要がある。

 

3. 情報システム業務の外注に向いている企業の特徴

情報システム業務の外注に向いている企業の特徴

IT アウトソーシングを行う範囲はさまざまですが、実際に外注化した多くのケースでさまざまなメリットを得ている企業も少なくありません。

ここでは情報システム業務の外注に向いている企業の特徴について解説します。

3-1. 情報システム部門の予算・リソースが確保できない企業

多くの企業では、経営戦略とその課題改善にITを駆使するケースが増えています。
そのため、情報システム部門は企業としての価値を高める攻めの業務に注力し、ITガバナンス強化などをはじめとする戦略立案が重要視されています。

一方で、少子化問題に加えIT人材の不足などにより、情報システム部門の人員確保が課題となっているのも事実です。結果として情報システム部門が抱えている既存システムの保守・運用といった守りの業務に時間が割かれてしまい、IT技術を駆使した戦略立案が難しくなっています。

そこで、保守・運用といったノンコア業務を外注化するのもポイントです。
人材不足の問題を低コストで解消しつつ、自社の情報システム部門は生産性の高いコア業務へ注力できる環境を構築できます。

3-2. 既存業務が特化している企業

情報システム担当者にとってもっとも重要な業務は、IT戦略に基づく企画立案や、ITツールを駆使した経営課題の解決です。

しかし、情報システム部門では、ヘルプデスク業務をはじめとするさまざまなトラブル対応に追われ、本来の業務に注力できない担当者も少なくありません。
そこで、情報システム部門内にある緊急性の低い業務を外注化すれば、重要な仕事に注力しやすくなります。

また、情報システムのアウトソーシングサービスを提供している企業は、外部ツールをはじめとするトラブル対応にも長けているため、その他社員の生産性向上にも繋がります。

3-3. IT化の流れに乗りたい企業

特に、変化が早い業界では、自社にリソースを抱え込まないのもポイントです。

外部の専門知識や経験を持つアウトソーサーと組めば、最新の情報システムを専門家監修のもとスピーディに取り入れられます。
また、ベンチャー企業や新設会社の場合、経理や給与計算のできる社員を雇ったり、育てたりするのは手間やコストがかかるのも事実です。

そこで、「コアでないが、それなりの専門性が必要な仕事」はアウトソーシングし、自社の社員はもっとも重要な仕事に付けると会社の急成長に役立ちます。

4.情報システム業務の外注を成功に導く効果測定の3ステップ

情報システム業務の外注を成功に導く効果測定の3ステップ

情報システム業務をはじめとするIT関連のアウトソーシングは、実際に外注化して稼働させてみなければわからない部分も多々あります。

しかし、以下の3つのステップでアウトソーシング先を選べば、情報システム業務の外注化に失敗しにくくなるはずです。

4-1. 【ステップ1】情報システム業務の外注範囲を明確化する

まず重要なポイントは、「自社が今どんな課題を抱えているか」「どの業務部分を内製化するのか」情報システム業務の外注範囲を明確化する作業です

ひとり情シス企業なら、「ヘルプデスク業務など一部作業のみを外注して主要業務への注力を図る」のか、「特定の業務内容すべてをフルアウトソーシングする」のか、情シス業務をどこまで外注化するか見極めておく必要があります。

4-2. 【ステップ2】外注後の費用対効果を試算する

情報システムを外注する前に、費用対効果の試算する分析作業が必要です。場合によっては解決コストが高くつき、費用対効果がそこまで発揮されないケースもあります。

また、そもそも情報システム業務を外注化する目的や課題が事業全体において重要度が低かった場合、システム導入により課題を解決しても、業績の改善に繋がりにくいのも事実です。
分析方法は多岐にわたりますが、「システム導入にかかる費用」と「システム導入により予想されるベネフィット(利益や価値のこと)」を比較する方法があります。

加えて、システムの導入後も継続して費用が発生する点に注意が必要です。

システムの運用費用も含めて費用対効果を分析するには、「システムの初期費用+5年間の利用料」を算出し、そのシステムが5年間でどの程度のベネフィットを生み出すか比較検討を重ねなければなりません。
たとえ情報システムの外注化をしても、費用対効果のトータル面でマイナスになるようであれば、導入を見送る判断も大切といえます。

ココがポイント


外注による費用帯効果を分析し、マイナスになるようであれば見送る判断も重要である。

 

4-3. 【ステップ3】外注業者を選定するポイントを知る

ITアウトソーシングでは、委託する業務内容や範囲、セキュリティに関する取り決めやトラブル発生時の対応方法などを細かく決めておく必要があります

作業についてどこまでアウトソーシング先企業が責任を持つのかなど、責任範囲を明確にすることも重要です。
情シス業務のすべてを外注化するのではなく、自社で構築・導入後、使い方などのお問い合わせ業務のみをアウトソーシングするといった委託方法を取れば、効率化とコスト削減を叶えられます。

5. トータルITヘルパーの情シス代行サービス

情報システム業務の外注を成功に導く効果測定の3ステップ

ITサポートを導入すれば、「ITに関する問い合わせ対応の迅速化」「自社のIT担当者不在時にもトラブル解決ができる」など、IT環境の安定稼働を始めとするコア業務の円滑化に大きく貢献します。

そんな情報システムの外注化を考えている方へ向けて、トータルITヘルパーの情シス代行サービスが持つ4つの強みをご紹介します。

5-1. 多様なアウトソーシング形態

「情シス代行サービス」は、情シス業務の一部をサポート、もしくは丸ごと引継ぎをするサービスです。
企業のIT業務はヘルプデスク対応からネットワークの構築まで、多岐にわたります。情シス代行サービスなら繁雑な業務も丸ごと委託でき、ひとり情シスや属人化を防げます。

5-2. 高いスキルを持ったサポートスタッフの充実

高度な専門知識を持つ167名の専門スタッフが情報システム部門に対するアドバイスやサポートを行うほか、ネットワーク構築・サーバー運用・キッティング周りなどでお困りのトラブルまで対応いたします。
ITスキルの充実したスタッフがお客様の課題解決に尽力し、情シス業務のアウトソーシングを強力にバックアップします。

5-3. 業界最先端のITノウハウ

過去100万件のお客様対応で培ったノウハウを活かし、ネットワーク、サーバー、複合機、ビジネスフォンなど幅広く対応し高い技術力でトラブルを解決いたします。
お電話だけで解決が難しい場合は緊急訪問対応や保守業務などの定期訪問対応が可能です。

5-4.無駄のない料金体系による高いコストパフォーマンス

トータルITヘルパーには、ネットワーク・サーバー・複合機・ビジネスフォンなどさまざまな機器を扱っているIT総合商社としての基盤があります。

今まで培ってきたノウハウから高品質なサービスを提供できるうえ、幅広く柔軟な対応も可能です。
料金はPC1台3,000円~と低価格な設定のため、ご予算の少ない方でも安心してご継続いただけます。

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  • この記事を書いた人

慶田朋大

横浜支店の主任を勤めています。最近子供が生まれ、公私ともに忙しくも充実した毎日を過ごしています。皆様のお役に立つ情報をお届けできるように尽力します! 保有資格:MOSExcel2016、.COMMasterAdvance★、情報セキュリティマネジメント、ITパスポート

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