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情報システム部

IT資産の管理台帳は危険?管理ツール・サービスの活用がおすすめな理由 

企業の情報システム部門では、社内のPCやプリンター、ソフトウェアなどのIT資産を管理しています。 
 しかし、すべてのIT資産を安全かつ正しく扱うには、多大な労力が必要です。 ]
そのため、IT資産管理で以下のような課題・悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか? 

 「台帳によるIT資産管理に時間がかかりすぎている・・・」 
「社内のIT資産の実態を正しく掴めておらず、セキュリティ対策に不安がある」 

 膨大な量のIT資産を自製管理台帳の手作業で管理すると、情報漏えいや人的なミスが発生する恐れもあります。 
 IT資産を正しく管理するためにも、IT資産管理ツール・サービスを活用する、あるいはセキュリティ対策を強化するなど、各企業内での工夫は欠かせません。 

そこで本記事では、IT資産管理の必要性や手作業で管理台帳を活用する危険性、ツール活用のメリットを解説します。 
本記事を読めば、IT資産に関する正しい知識と万が一のリスクを把握できるでしょう 

1.IT資産管理とは?

IT資産管理とは?

 IT資産とは、企業で利用するハードウェアやソフトウェアなどのツールを指します。 
そういったIT資産の「いつ購入したか?」「どこで利用しているか?」「管理者は誰か?」などの情報を、管理台帳でまとめる作業は「IT資産管理」とも呼ばれます。 

 IT資産管理は情報シス担当者が一つひとつ確認を行う場合もありますが、管理すべきハードウェアやソフトウェアが多ければ多いほど、確認作業は膨大になり、確認ミスを起こす可能性が増加するのも事実です 

管理台帳でチェックすべきIT資産を管理しきれないと感じた場合は、サービスデスクなどの代行サービスやIT資産管理ツールを利用するのも手段の1つとして検討してみてはいかがでしょうか。 

ココがポイント


IT資産の情報を管理台帳でまとめる作業を「IT資産管理」と呼ぶ。


 

 

IT資産管理ツールのメリットは?おすすめサービスや活用時の注意点を解説

 2.IT資産管理の目的と必要性 

IT資産管理の目的と必要性

情報システム部門にとって、サーバーやルータなどのネットワーク機器や、さまざまなソフトウェアライセンス情報などの管理は非常に重要な業務です。 
ここでは、なぜIT資産を管理台帳によって確実にチェックする必要があるのか、IT資産管理を行う4つの目的に注目して解説します。 

  1. コンプライアンスの遵守
  2. セキュリティ対策
  3. 投資の抑制
  4. 資産の共有

それでは、項目ごとに解説します。 

 2-1.コンプライアンスの遵守 

ソフトウェア製品を例にすると、Officeやセキュリティソフトなどのソフトウェア製品は、IT資産としてライセンスごとに管理を行うことが一般的です。
ライセンス情報をきちんと管理せずに、本来利用できるライセンス数以上のデバイスでソフトウェアを使い続けた場合、不正利用(コンプライアンス違反)になってしまいます。 

 場合によっては、ライセンスの不正利用と認められ、損害賠償を請求されてしまう可能性があるのも事実です 
そのようなトラブルを避けるためにも、契約情報などのIT資産を情報システム部門で管理するのは非常に重要な作業です。 

 2-2.セキュリティ対策 

会社が所有しているサーバーやPCなどの機器には、さまざまな機密情報が保管されており、それらも含めて情報資産・IT資産として考えられています。 

そのため、サーバーのデータにアクセスする権限の設定や不正アクセス対策の取り組みは情シスが対応すべき重要な業務です。
 
機密情報の流出や外部からの不正操作を防ぐため、「IDやパスワードの管理」「機器の利用状況チェック」「アクセス権限の制御」など、管理情報資産・IT資産の流出といったセキュリティリスクの対策が重要視されています。 

 2-3.投資の抑制 

管理台帳などを用いてIT資産をきちんと管理すれば、コスト削減・無駄な投資も抑制できます。 
IT資産を管理台帳によって適切に管理しなければ、新しい機器やライセンスの購入時、「じつはまだ利用できるデバイス・ソフトウェアがあったのに……」と知らず知らずのうちに不要な経費を負担してしまう可能性があるのも事実です。 

管理台帳によって自社が所有するIT資産を適切に把握していれば、使用しなくなった機器や付随している保守費用など、管理対象を明確化できるため無駄なコストを抑えやすくなります  

ココがポイント


管理台帳によりIT資産を把握することで管理対象を明確化でき、無駄なコストを抑えやすくなる。


 

2-4.IT資産の共有 

自社の管理台帳などで把握しているIT資産情報を、社内で共有するのも重要です。情報共有が行われていれば、機器を毎回確認する手間が省けます。 
とはいえ、共有する情報はセキュリティリスクを考慮する必要があります。一定の権限がある方以外は勝手に閲覧や変更ができないようにするなど、IT資産の管理台帳は適切なアクセス権限の設定が必要です

3.IT資産を管理台帳で管理するデメリット 

IT資産を管理台帳で管理するデメリット

IT資産の管理を行う際、情報システム部門が一つひとつの情報を手作業で収集し、管理台帳に記載している企業も少なくありません。 
しかし、確認する情報量が膨大になるほど手作業では限界があり、ミスや情報漏えいのリスクなどさまざまな危険性を伴います。 

ここでは、IT資産を自製の管理台帳で管理する際に考えられるデメリットについて解説します。 

 3-1.時間がかかる 

IT資産管理を行う対象の機器やソフトウェアが少なければ、たとえひとり情シス状態でもそれほど手間はかかりません。しかし、企業規模が大きくなるほど対象となる機器やソフトウェアの量が増え、管理対象も増えていきます。 

さらに昨今では、SaaSなどのクラウドサービスを利用する企業も増えています。そういったサービスで利用するアカウントのIDやパスワードもIT資産として管理すべき情報の1つです。 
SaaSを含め膨大な情報を担当者が自力で管理台帳に記載するには、あまりにも時間がかかりすぎてしまいます。 

 3-2.ミスが発生する 

IT資産は確認すべきポイントが多く、ひとり情シスなど担当者の負担が多い状況では、確認漏れや情報の記載ミスといった人為的なミスが発生してしまう可能性も考えられます。 

IT資産を適切に把握するために管理台帳を自製しているのに、内容の信頼性が乏しいままでは、予期しない管理トラブルを招いてしまうかもしれません。
その点、
IT資産管理用ツールなら、手作業で確認するよりも正確に情報を収集できます 

 3-3.情報漏えいのリスク 

IT資産をまとめた管理台帳は、アクセスできる人間やセキュリティ対策を適切に実施しておく必要があります。
セキュリティ対策・アクセス権限の管理がしっかり行わなければ、情報漏えいにつながる危険性があるのも事実です
 

管理台帳は会社のIT機器に関する設定情報も含まれるため、顧客情報の流出など更なる情報漏えいにつながり、企業の信用問題に発展してしまう可能性もあります。 

ココに注意


I管理台帳のセキュリティ対策、アクセス権限の管理を実施しなければ、情報漏えいの危険性がある。


 

 4.IT資産管理ツールや代行サービスを使用するメリット 

IT資産管理ツールや代行サービスを使用するメリット

IT資産は情報を適切に管理すべきですが、その一方で自製の管理台帳にいくつかのトラブルが見かけられるケースもあります。 
 ここでは、人為的ミスや時間の効率化問題の解決につながる「資産管理ツール・代行サービス」を使用するメリットについて説明します。 

 4-1.管理業務の効率化 

IT資産管理ツールや代行サービスなら、自社でIT資産用の管理台帳を自製・確認・保守する必要はありません。

「IT資産の情報収集」「アップデートのメンテナンス」「問題検出」など、自動で管理業務が行われるため複雑な情報も簡単に一元管理できます。 
情報の可視化や煩雑な管理業務の作業を削減できると共に、手作業を減らせるので人為的ミスも最小限に抑えられます 

 4-2.不正操作の防止 

IT資産には機密情報や重要なデータも含まれます。そういったデータを、アクセス権を持つ退職者が持ち出す可能性もあるため、不正操作を遮断する対策が必要不可欠です。 
IT資産管理ツールや代行サービスを使用すれば、従業員の操作ログ取得、監査も行えるため、情報漏えいや不正アクセスも未然に防げます 

 4-3.棚卸業務の負担軽減 

IT資産の管理台帳をツールや外部委託で管理すれば、棚卸業務の負担も大幅に軽減できます 

「どの業務にどれだけの時間を費やしているか」「それぞれの業務にどれだけの時間・コストがかかっているか」「無駄な重複作業は無いか」など、業務のムダを見つければ、限られた人数でも業務に最適化できるため、作業の効率化を望めます。 

今まで気づけなかった不要な作業も発見できるので、コスト削減につながるなど、嬉しい誤算に喜ぶ企業も少なくありません。 

 5.IT資産管理をプロが代行する「トータルITヘルパー」 

IT資産管理をプロが代行する「トータルITヘルパー」

多くの企業で、ネットワーク専任担当者(SE)が1人~2人程の体制で会社を支えている現状があります。従業員が少なければSEが1人~2人でも間に合いますが、これが何十人規模になるとどうでしょう。 

管理しなくてはならない項目が増え、障害も少なからず増えてしまいます。1人~2人では手に負えなくなり、修正してもまた障害が出てしまういたちごっこも少なくありません。 
またその専任担当が退職されてしまった場合、作業内容が属人化しているので、社内のネットワーク業務が停止してしまう恐れもあります。 

 そのような事態を防ぐために、情シス代行サービスに資産管理を委託しましょう。 
さまざまな情シス代行があるなかでも、弊社「トータルITヘルパー」にお任せ下さい。 

 5-1.167人の専門人材がサポート 

専門知識を持つ167人がお客様のネットワーク問題、アカウント情報を共有し迅速に問題を解決します。 
年間17万件、過去100万件の事例解決の実績もございますので、細かな質問でもしっかり対応させていただきます。 

 5-2.PC1台3,000円からIT資産管理を代行 

低価格ながらも、高品質でサービスを提供します。お客様のご要望をお伺いさせていただき、それぞれに合ったプランの中から、現在お抱えの問題にマッチした解決策やサービスをご提供いたします。 
ひとり情シスでお困りのお客様や、社内ネットワークの情報を整理整頓したいなど、ITに関するご質問でしたら幅広くお受けしておりますので、お気軽にお問い合わせください。 

 5-3主なサポート内容 

弊社では、貴社のネットワーク共有からの業務効率やリスク回避について考慮したサポートも行っています。
PCのキッティングサービスや社内ネットワーク構築、VPN構築、サーバー環境の構築。
ライセンスやアカウント情報の管理などなど。

貴社担当情シスが不在の場合でも、弊社にご連絡いただければ代行による保守対応も可能です。 
また、規定内であれば技術担当による訪問サポートもご提供しております。
保守サービスも幅広いシーンに対応しておりますので、貴社のニーズに合わせた対応が可能です
 

ほかにも、ネットワークに関するお問い合わせならいつでも対応させていただきます。 

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  • この記事を書いた人

慶田朋大

横浜支店の主任を勤めています。最近子供が生まれ、公私ともに忙しくも充実した毎日を過ごしています。皆様のお役に立つ情報をお届けできるように尽力します! 保有資格:MOSExcel2016、.COMMasterAdvance★、情報セキュリティマネジメント、ITパスポート

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