情シスの代表的な業務である「アカウント管理」。
アカウント管理を適切に実施しなければ、セキュリティが脆弱となり、重要なインシデント（重大な結果につながりかねない出来事や状況・異変・危機）の発生にもつながりかねません。しかし、情シス担当者の不足や業務負担増加の影響から、アカウント管理の効率化も難しいのが現状です。
そこで本記事では、情シス担当者の課題であるアカウント管理について、効率化する方法を具体的にご紹介します。
年間17万件、過去100万件の事例解決実績を誇るトータルITヘルパーの「情シス代行サービス」も、ぜひ参考にしてください。
目次
1.情シスが担当するアカウント管理とは？
アカウント管理とは、主に社員用のアカウントを管理することをいいます。用途は自社サイト・外部サイト・アプリケーションなどさまざまです。
従業員が入社するごとにユーザーの追加が必要なほか、退社時の削除、ログイントラブルによるアカウントロックの解除やパスワードのリセットなどにも対応しなければなりません。これらの管理は、セキュリティ対策として非常に重要な業務となります。
アカウント管理を正しく行うことで情報漏洩などのリスクを未然に防ぐことができ、企業の信用を保つことができます。
安全に社内システムを運用するためには、管理者が従業員一人一人の業務裁量に合わせ、最適なアクセス権限を付与する必要があるのです。また、外部攻撃や人為的なミスといった脅威から企業を守ることにもつながります。
ココがポイント
正しいアカウント管理により、情報漏えいのリスクを防ぐことができる
2.アカウント管理業務における課題
外部サービスの利用には、さまざまなメリットがあります。
業務効率化を考えれば積極的に取り入れていくことも大切です。しかし社員1人あたり10以上のアカウントを所持している場合も多く、いかに上手く管理していくかがポイントになります。
アカウント管理の課題点はいくつかありますので、具体的に見ていきましょう。
アカウント管理業務における課題
- 社員の入れ替わりが多く業務が煩雑
- 手動で管理し生産性が低下
- 雇用形態の変化
2-1.社員の入れ替わりが多く業務が煩雑
外部サービスを利用する場合、それぞれのアカウント登録・削除を手作業ですることになります。
複数のアカウントを付与するには、ある程度の人数が必要です。
社員ごとに配属部署や仕事内容が異なるため、必要なアプリケーションもまた変わってきます。確認や登録に時間を要するため、なかなか業務を開始できないかもしれません。
また新年度や年度末は、社内での人の動きが激しくなる季節です。それに伴い、アカウントの追加や削除業務が多くなるでしょう。忙しさのあまり、業務が煩雑になり削除漏れなどが発生することも考えられます。
2-2.手動で管理し生産性が低下
Excelで管理表を作成するなど、アカウント管理は手作業で行っている会社がほとんどです。必要な情報をCSVファイルに出力しExcelで加工するなどの方法もありますが、これもやはり時間がかかります。
確認するたびに手動で対応するようでは、何か問題があったときにすぐに解決できません。人員の多い会社であれば二重チェックを行うこともできますが、人が少ないとそうもいかないのが現状です。
誰でも対応できる業務ではありますが、アカウント管理をしたことがない人に任せる場合は必然的にマニュアルが必要になります。そのため、とても重要な業務であるのに生産性が低く、しかも煩雑であることが難点です。
簡易的なツールは多くありますが、導入していなければ効率的ではありません。全て社員による手作業で行っている場合は、いかに効率よく対応するかがカギになります。
ココがポイント
アカウント管理は重要な業務であるが、煩雑であり効率的に対応する必要がある
2-3.雇用形態の変化
近年は雇用形態がさまざまな形に変化しています。これに伴ってユーザー情報管理業務も煩雑化しており、効率化やセキュリティ対策が求められるようになりました。
従来の日本企業における働き方は新卒一括採用による終身雇用が一般的でしたが、バブル崩壊やリーマンショックによる不況を経て終身雇用制度は崩壊し、非正規の派遣・契約社員、フリーランスとしての働き方や、転職を前提とした働き方が一般的になってきました。
さらには外国人スタッフの積極採用や副業の容認、社員の個人事業主化など、働き方はますます多様化が進んでいます。結果として、派遣・契約社員や転職ありきの働き方が進み、企業では従業員の入退社が激しくなってきているのが現状です。
従業員が入退社するたびにユーザー情報の追加や削除を行う必要があるため、必然的にユーザー管理業務の分量は増加することになります。また正社員以外にも、非正規の社員や場合によっては業務委託契約を行うフリーランスにもアカウント付与が必要となるなど、管理対象は増えていく一方です。
管理対象が増えることで、権限を区別する必要があるため、アカウント管理業務自体も煩雑化・複雑化されます。こうした働き方の変化に伴い、アカウント管理業務の効率化が必須となり、スピードも求められるようになりました。
ココがポイント
アカウント管理業務の煩雑化・複雑化により、業務の効率化・スピードが求められている。
3.情シスが担当するアカウント管理を効率化する方法
アカウント管理を効率的に行うには、ミスを防ぎつつ負担を減らすことが大切です。
情シス部門はアカウント管理以外にも重要な業務が多いため、ツールやサービスを活用して効率化をはかりましょう。
アカウント管理は利益アップに直結する業務ではありませんが、インシデントを防止する役目もあります。
信頼できるサービスを利用して、効率的にアカウント管理をしていくことをおすすめします。
アカウント管理を効率化する方法
- ツールの導入が効果的
- アカウント管理の代行サービスの導入
3-1.ツールの導入が効果的
複数のサイトでさまざまなID・Passを使用している場合は、アカウント管理も複雑化していく一方です。そこで「シングルサインオン」を導入すれば、今まで手作業で行っていたアカウント管理が簡単になります。
シングルサインオン（SSO）とは、1つのIDパスワードのみで複数のシステムにログインできる仕組みを指します。SSOにはエージェント方式、リバースプロキシ方式、代理認証方式、透過型方式などがありますが、今最も人気があるのは「フェデレーション方式」と呼ばれるものです。
フェデレーション方式はクラウドサービスで特に人気があり、海外の一般的なクラウドサービスではよく採用されているSSOとなります。
初回のログイン以降はIDやパスワードを入れる必要がないため、社員が毎朝ログインする手間を省けて社内全体での効率化が見込めます。フェデレーション方式に対応しているサービスなら実装も簡単です。Webシステムがフェデレーション方式に非対応の場合は、Webサーバーの改修が必要となります。
国内のクラウドサービスは非対応のものが多いようですが、現在はフェデレーション方式の標準化が進んでいます。
近い将来、国内の多くのクラウドサービスもフェデレーションに対応するでしょう。またSSOツールを人事管理機能と組み合わせることで、人事異動の際もスムーズにアカウント管理ができます。社員がアカウントのパスワードを忘れた際も、管理者に問い合わをする必要がありません。
より業務を効率化でき、IT部署に偏っていたアクセス管理の負担を分散することにつながります。
ココがポイント
管理ツールの導入により、業務の効率化・負担の分散につながる。
3-2.アカウント管理の代行サービスの導入
アカウント管理は重要な業務ですが、入れ替わりが激しい会社だと管理対応に労力を必要とします。そんなときは、アカウント管理の代行サービスを利用することで課題を解決できます。
ハードウェアに強い代行サービスなら、入社時のアカウント作成はもちろん、PCや社用携帯の初期設定・バージョン更新なども委託が可能です。さらに、システムに詳しい会社であれば、各ソフトウェアやアプリケーションごとに異なるIDとパスワードを一元管理できる「シングルサインオン」の対応も代行してくれます。
アカウント管理の代行サービスを利用することで、自社では対応できない管理方法を提案してくれるケースも多く、結果的に大幅な業務改善につながるはずです。
ココがポイント
アカウント管理代行サービスの利用により、大幅な業務改善につながる。
4.トータルITヘルパーの情シス代行サービスとは
コロナ禍によってテレワークやDX等が急速に普及するなか、どんな小さな会社でも情報システム部門や情シス担当者が必要とされる時代です。人員が足りなくてお困りの場合は、情シス代行サービスも検討してみましょう。
情シス代行サービスとは、企業の情報システム部の業務の一部、もしくは丸ごとを委託できるサービスのことです。
トータルITヘルパーなら、情報システム部へのアドバイスやサポートから、ネットワーク構築・サーバー運用・キッティングまでさまざまなお困りごとに対応できます。
ITスキルの充実したスタッフ達が、お客様の課題解決に尽力し、情報システム部業務のアウトソーシングを強力にバックアップいたします。
アカウント管理もしっかり行いながら、導入しているシステムなどのヘルプデスクも任せられるのがポイントです。さらには繁忙期だけなど、ニーズに合わせた使い方もできます。
4-1.総勢167名の高度専門人材がサポート
トータルITヘルパーの情シス代行サービスは、年間17万件・過去100万件の事例実績を誇ります。
幅広い分野における圧倒的なノウハウを持ち合わせていますので、ニーズに合わせたサポートが可能です。
専門知識を得るため高度な研修を受け、テストに合格したスタッフのみで構成された167人のプロフェッショナルチームが、お客様を極力待たせることなく問題解決いたします。
4-2.担当者の退社など貴社システム保守/運営も安心
テレワーク時代に適合した貴社サーバー環境の構築・保守を実施いたします。
また、担当者の退社・保守ベンダーと連絡が付かない場合も、貴社システムの保守・運営まで相談可能です。
4-3.IT資産管理/貸予
PC・ネットワーク機器・ライセンス・アカウントなどの管理も丸ごと代行いたします。
それぞれのIT環境や業務内容に合わせて最適な解決法をご提案し、PCや社用携帯の初期設定からアカウント作成・設定変更まで幅広く対応できます。PCの廃棄や代替機の貸与も可能です。
4-4．IT活用アドバイス
IT運用に関して、貴社の業務効率向上やリスク回避を実現するアドバイスの実施を行います。
インフラの最適化やソフトウェアの導入など、さまざまな面でお客様にあったIT活用方法をご案内させていただきます。
