情シスのアウトソーシングを導入するメリットとデメリット！成功のポイントとは

長期的なIT人材不足や業務負担の増加による懸念から、情シス業務のアウトソーシングを検討する企業が増えています。しかし、いざ検討段階に入ると「コスト」や「どの業務を委託するのか」など、さまざまな課題があるのも事実です。

本記事では、改めて情シス業務をアウトソーシングするメリット・デメリットを整理するとともに、アウトソーシングを成功させるためのポイントを解説。
年間１７万件、過去１００万件の事例解決実績を誇るトータルITヘルパーの「情シス代行サービス」も、ぜひ参考にしてください。

１． 情シスへのアウトソーシング需要が高まる背景

 

1-1.急速に普及する在宅ワークやリモートワーク

２０１７年より随時進められてきた東京オリンピック・パラリンピック大会時の混雑緩和と、テレワークの全国的な推進を目標とした「テレワーク・デイズ」の実施。

昨今の新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴い発令されてきた緊急事態宣言や、政府による企業への「最低でも出社7割減」「テレワーク助成金」などの要請や支援によって２０２０年３月から急速にテレワーク・リモートワークが普及しています。

1-2.人材不足による“ひとり情シス”“ゼロ情シス”の増加

多くの企業では業務の効率化を図るため、情報システム部門の強化が課題になっています。
優秀なIT人材は需要が高く、求人サイトでは月給５０万～８０万ほどの高額な求人広告を出している企業も多いため、情シスに必要なIT人材の確保は極めて難しい状況です。

そのため、情シス業務を一人で行う“ひとり情シス”や、他部署と兼任で行う“ゼロ情シス”が増加しつつあります。情報システム部門が人手不足に陥ると、情シス業務全てに対して十分な時間を割けず、「セキュリティ対策が疎かになる」「担当者のオーバーワーク」などのリスクが高まる点に注意が必要です。

 

1-3.固定費の増加

事業分野を問わず、日本の企業は全体として固定費の増加傾向にあり、限られた経営資産の効率的な運用が重要視されています。
そのため、情報システム部門が担っているノンコア業務をアウトソーシングで外部に委託し、人権費などのコスト削減を行う企業も増えつつあります。

２． 情シスにアウトソーシングを導入するメリット

 

2-1.スキルや業務の属人化を抑制

ひとり情シス状態などでは業務の属人化に注意が必要です。
属人化とは担当のIT社員しか業務の進め方や詳細を把握できておらず、急な欠勤や休暇で業務が止まってしまうケースを指します。

例としては「担当の〇〇さんがいないと操作が分からない」「至急判断が必要な案件も担当者が休みなので対応できない」などです。業務がブラックボックス化した状態で、担当者の長期休暇や退職の引継ぎがうまく行われないとトラブル時の業務対応が難しくなります。

手探りで対応する必要性が出てくるため、情報システム部門では属人化の未然防止が重要です。
情シスをアウトソーシングすれば、“担当者しかわからない”状態を抑制するメリットが期待できます。

2-2.業務の効率化

情シス業務は多岐に渡り業務量が多いため、情報システム部門の担当者はオーバーワークになりがちです。そこで、情シス業務を丸ごと、もしくは一部のヘルプデスク業務などをアウトソーシングで外部委託すれば担当者の業務負担を軽減できます。

ひとり情シス状態でも、業務の外部委託をすれば担当者に余裕が生まれ、緊急で発生したシステムトラブルへの即時対応やビジネスに直結するITに注力しやすくなるメリットも。それに伴い、情シスの業務が効率化され、社内全体の効率向上も見込めます。

 

2-3.システムの安定稼働

“ひとり情シス”や“ゼロ情シス”で情報システム部門を運用すると、担当者の不在時にシステム障害が起きた際に復旧に時間がかかったり、休日の担当者に出勤をお願いしたりする場合があります。

休日出勤や残業が続くと情シス担当者の負担が増えてしまうため、オーバーワークや残業時間増加と同時に人件費の増大が懸念されるのも事実です。一方で、情シス業務をアウトソーシングにより外部委託すれば、緊急時もすぐに対応し、安心できる環境を整えやすくなるメリットがあります。

属人化を防ぎつつシステムの安定稼働を図れるため、情シス業務をアウトソーシングで外部委託すれば担当者の退職によるリスクをなくすメリットも期待できます。

 

2-4.企業のDX推進に繋がる

経済省の発表しているDXレポートで指摘されている“２０２５年の崖”や新型コロナウイルスの感染拡大など、企業のITを取り巻く環境は大きく変化しつつあります。環境の変化に適応しDXを推進していくには、情シス部門がより戦略的な業務に集中できる環境づくりが重要です。

ヘルプデスクなどのノンコア業務をアウトソーシングで外部委託すれば、情シス担当が本業に注力できるため、情報システム部門を始めとした社内のDX推進に繋がります。

３．情シスにアウトソーシングを導入するデメリット

主なデメリットとして下記の点が考えられます。 

3-1.業務整理ができていないと十分に活用ができない

情シス代行を外部に委託する場合、依頼する業務を事前に明確化しておかなければ、アウトソーシングのサービスを利用しても十分にメリットを享受できない場合があります。

サービスを利用する前に外部委託できる情シス業務はどこまでなのか、依頼をしたい業務や範囲の明確化が重要です。事前に業務整理を済ませれば、最適なコストかつ希望の対応範囲で情シス業務をアウトソーシングできます。

3-2.社内にノウハウや技術が蓄積されない

業務をアウトソーシングする場合、社内でその業務に携わる人間がいなくなるため、アウトソーシングした業務に関するノウハウや技術が社内に蓄積されない点に注意が必要です。

たとえば、知識はあってもヘルプデスクとしてのノウハウを培っていないため、社外向けの顧客対応が思うようにできないケースもあります。

アウトソーシングで委託する業務の範囲が広いほど社内情報システム部門への影響が大きくなるのは間違いありません。
業務内容を十分に精査したうえで、アウトソーシングする業務を選定することが重要です。

 

４．情シスのアウトソーシングを成功させるポイントとは

 

4-1.外部委託する内容の把握

情シスの業務の実態を知らず、委託するべき内容が分からないまま業務の外部委託は難しく、たとえ情シスのアウトソーシング化ができても良い結果は生まれにくいと言えます。

現状の情シスが抱える課題を踏まえ、何が必要で何が不要かをしっかりと見極めれば、委託後のイメージを明確に把握できます。

4-2.サポート体制での比較・選定

情シスのアウトソーシングサービスを提供する会社は、企業によって対応範囲や対応方法が異なります。

情報システム部門の一部業務を代行するサービスから、情シスの業務を全て代行するサービスなどさまざまです。”ひとり情シス”状態やサービスデスク不足など、現在の社内状況に応じたサポート体制の比較をおすすめします。

サービスごとに常駐対応、定期訪問、電話対応、メールチャット対応など幅があるため、実際に委託する前に確認をしておけば、契約後の失敗リスクを下げられます。

4-3.コストでの比較・選定

情シスをアウトソーシングで外部委託する際に、一番比較しやすいポイントがコスト面です。
情シス担当を1人雇用すると採用・研修・給与のコストがかかるため、より安価で即効性の高いアウトソーシングサービスで業務を外部委託する企業が増えつつあります。

その際には希望の委託範囲とアウトソーシングサービスのサポート範囲を確認したうえで、コスト比較を行うことがベストです。

 

５．トータルITヘルパーの情報代行サービスとは

トータルITヘルパーの情報代行サービスは、情報システム部門の業務をサポート、もしくは情シス業務を丸ごと引継げるサービスです。IT機器のトラブル解決や操作方法などの社内ヘルプデスク対応から、システム構築といった高い技術を要する作業までアウトソーシングに対応しています。

5-1.情シス業務を丸ごと引継ぎ

情報システム部門が行っている情シス業務を丸ごと引継げるため、”ひとり情シス”や他部署の兼任による”ゼロ情シス”運用をしているシーンでも問題なくアウトソーシングできます。
丸ごと引継げるサービスなら、社内情シスが本来の業務に注力するサポートができます。

5-2.IT機器のトラブル解決

「PCがフリーズした」「ルーターが止まった」「機器のアップデートで昨日まで出来たことが今日はできなくなった」などなど。
さまざまな緊急トラブルも電話やリモート対応などによるサポートデスクを利用可能です。

トラブルの即時解決をアシストするほか、もしもの場合も訪問サポートにて疑問を解消します。

5-3.１６７人の専門スタッフによるサポート

専門的な教育を受けた１６７人のスタッフが随時待機、問題解決に尽力します。
１００万件以上のお問い合わせで培ったノウハウと高い技術力で情シスが抱えるトラブルを迅速に解決します。

5-4.システム構築もお任せ

情報システムを構成するソフトウェアや機器、資材などを組み合わせてお客様にあったシステムの導入や構成を行います。

5-5.PC１台３，０００円と安心の料金設定

「アウトソーシングの予算が少ない」「ひとり情シスで業務に追われている」などの問題も、低コスト・低リスクで導入できるアウトソーシングなら安心です。
情シス担当を増員するよりも安価かつ低リスクで情報システム部門を増強できるため、安心してサービスをご利用いただけます。

私たちの会社ではネットワーク、サーバー、複合機、ビジネスフォンなどグループ全体でさまざまな機器を扱っており、幅広い基盤でお問い合わせ内容に対して柔軟な対応が可能です。

グループ１，５００名を超えるIT総合商社の基盤があるからこその驚異的なコストパフォーマンスを実現しております。情報システム部門のアウトソーシング先として、これまで３０，０００社以上との取引実績がございます。

もし、お困りごとやご不明な点がありましたら、お気軽に問い合わせください。

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