コロナ禍における在宅やリモートワークの普及によって、これまで以上に情シスへの業務負担が増加しています。 このような状況において「ひとり情シス」や「ゼロ情シス」が深刻化し、アウトソーシング（外注・外部委託）に頼らざるを得ない企業も増えてきました。
しかし、一口にアウトソーシングといっても料金やサポート内容がさまざまで、どれを選択すればよいのか悩ましい問題です。
本記事では、充実したサポート内容とリーズナブルな料金を実現したトータルITヘルパーの「情シス代行サービス」についてご紹介します。 年間１７万件、過去１００事例の解決実績があり、高度な専門知識をもつ167人のスタッフが完全対応。料金とサポート内容とのバランスでお悩みの方も、ぜひ参考にしてみてください。
目次
1.コロナ禍で情シスへの業務負担はさらに増加
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い数回にわたり発令されてきた緊急事態宣言、政府から企業への「最低でも出社７割削減」などの要請や「テレワーク助成金」などの支援が行われ、緊急事態宣言が解除されてからも、新型コロナウイルス感染対策のためローテーション勤務やテレワーク勤務を行っている企業が多く存在します。
また、２０１７年より東京オリンピック・パラリンピック大会時の混雑緩和と、テレワークの全国的な推進を目標とした「テレワーク・デイズ」の実施により既にテレワーク移行を進めていた企業も多いですが、急速に高まったテレワーク導入に準備万端で対応ができた企業は極めて少ないです。
少ない準備期間でテレワーク環境を構築するためには各個人が自宅で使用する端末の用意・設定、実際に使用できるかの検証を社員の人数分を行う必要があります。
情シス部の業務は社内システムの開発・運用・管理・保守・ヘルプデスク業務など多岐にわたるため、普段の業務をこなしながらテレワーク導入の作業を同時に行うことは非常に困難であり、労力を要します。結果として、情シス部員の残業時間の増加・オーバーワークにつながってしまいます。
テレワーク実施時には、普段とは機器の使用方法が異なるため、ユーザーからの問い合わせが増えることが懸念されます。さらに、このような“なし崩し”でのテレワーク導入では、セキュリティのメンテナスまで行えず情報漏洩につながる危険性もあります。
新型コロナウイルス感染拡大により、負担が増した情シス部は多くの悩みを抱えることとなったのです。
ココがポイント
新型コロナウイルスの感染拡大により、情シス部への業務負担が増加している
2.情シスにアウトソーシングを導入するメリット
感染拡大で働き方が大きく変わるなか、情シス業務のアウトソーシングサービスを利用する企業が増えています。アウトソーシングを導入するメリットとしては、以下の4つがあげられます。
情シスにアウトソーシングを導入するメリット
- スキルや業務の属人化を抑制
- 業務内容の効率化
- 情シス担当者の離職を防ぐ
- 専門スタッフの幅広い知識で問題を素早く解決できる
2-1.スキルや業務の属人化を抑制
属人化とは、業務を担当している特定の社員しか進め方や詳細内容が把握しておらず、当人以外では作業を進めることができなくなってしまうことです。
「今日は担当の○○さんが不在なのでこの業務はできない」
「○○さんの意見を聞かないと判断できない」
属人化した状態では、担当の不在で上記のような事態が起き、業務がストップしてしまいます。さらに、どのような業務を行っているのかが外部から分からなくなってしまう状態をブラックボックス化といい、属人化とあわせて問題となっています。
業務のブラックボックス化が進むことにより、担当社員が急な休職・退職をした際に対応できなくなります。最悪の場合は業務を一から手探りで確認していかなければならず、企業にとって業務効率を下げる原因となります。
アウトソーシングの利用で属人化やブラックボックス化を抑制することにより、万が一の担当者の突発的な休みや退職あった場合も、担当者以外の社員でも対応ができるようになります。
2-2.業務内容の効率化
現在、情シス担当者が1名という「ひとり情シス」の運用であれば、多くの場合、相談できる人がいない状態であると予想されます。そのような状態では、大きな問題をため込みがちになってしまう可能性があります。
多くの情シス代行サービスでは、相談窓口を設けています。そのため、アウトソーシングを利用することにより情シス担当者にとっての相談窓口にもなり、重大なトラブルを防止できます。
サービスデスク・ヘルプデスク業務や相談窓口としての役割を社外に委託すれば、障害に対して早急に対応できるようになります。さらに、社内の情シス担当者はシステム開発・運用などの本来の業務に集中できるようになるため、結果として社内全体の作業効率の向上が見込めます。
2-3.情シス担当者の離職を防ぐ
情シス担当が少人数で、なおかつ業務を属人化している場合、退職後に次のような問題が生じることがあります。
「引継ぎが行われていない業務があった」
「引継ぎは受けていたが操作が分からなくなってしまった」
「新しく設定をする方法が分からない」
このような問題が出てきた場合、手探りで設定や操作を確認していかなければならず、社内システムを運営していくうえで多くのリスクを伴います。
このようなリスクを放置してしまうと、社内だけでは済まず、取引先の企業やお客さまに対しても迷惑をかけてしまう場合もあるため、早急な解決が必要になります。アウトソーシングを利用していれば、電話やメールでのサポートが可能になるため退職によるリスクを軽減できます。
2-4.専門スタッフの幅広い知識で問題を素早く解決できる
社内で情シス担当として勤務している方でも、知識の範囲や得意分野には違いがあります。そのため、不得意な分野での問い合わせや障害には、解決までに時間がかかる場合もあります。
その点、アウトソーシングを活用する場合は、幅広い専門知識を持ち合わせたヘルプデスクの専門スタッフがサポートするため、より早い解決が望めます。
ココがポイント
幅広い知識を持つ専門スタッフにより、より早く問題を解決できる
3.情シスにアウトソーシングを導入するデメリット
情シス業務のアウトソーシング導入には、次のようなデメリットもあります。
情シスにアウトソーシングを導入するデメリット
- 料金設定は会社により差がある
- ノウハウや技術が残らない
- 情報漏洩などのセキュリティリスク
3-1.料金設定は会社により差がある
情シス業務をアウトソーシングする際には、コストとサポート内容の比較は必須です。希望する内容とマッチしないプランを選択してしまった場合には、無駄なコストがかかることになり、企業にとってデメリットになり得ます。そのため、次のような内容を事前に確認しておく必要があります。
・ヘルプデスク業務のみ委託するのか
・システム運用まで代行が必要か
・定期的な訪問は必要か
・契約する際の予算はどのくらいなのか
このように、どこまでのサポートが必要なのか、予算とのバランスはどうかなど、慎重な検討が必要になります。あらかじめ希望の対応範囲が決まっているのであれば、希望に特化したサービスの選択をすることによりアウトソーシングでのデメリットを軽減できます。
3-2.ノウハウや技術が残らない
サポートサービスを利用することで、さまざまな業務を外部に任せられるようになりますが、一方でノウハウや技術が社内に蓄積しないというデメリットもあります。
またアウトソーシングサービスの継続をやめる場合、ノウハウや技術が社内に残っていないために、これまで任せていた業務を社員で対応できなくなるなどの問題が出てくる場合があります。
サポートサービスへ依頼をする際は、依頼した内容や解決方法などを確認し、しっかり社内に技術を残しておくことが大切です。
ココに注意
依頼した内容や解決方法を社内にノウハウや技術として残すことが重要である
3-3.情報漏洩などのセキュリティリスク
アウトソーシングを利用することにより、自社で管理している情報に外部企業が触れる機会も増えるため、情報が流出するリスクがあります。
アウトソーシング業者を選択する際には、セキュリティ面への配慮をしっかり行っているか、社員に対して十分な教育をしているかを事前に確認することが必要です。
4.トータルITヘルパーの「情シス代行サービス」
情シス代行サービスは簡単・安価で導入でき、人材確保のための時間とコストを大幅に削減します。情シスのアウトソーシング利用にはデメリットもありますが、情シス人材を一から採用する手間とコストを削減できることを考えると、メリットがはるかに大きいといえます。
トータルITヘルパーの情シス代行サービスでは、情報システム部の業務をサポート、もしくは丸ごと引継ぎするサポートです。IT機器のトラブル解決や操作方法などの社内ヘルプデスク対応からシステム構築など技術を要する作業まで対応しています。
5.情シス代行サービスの充実のサポート内容とは
トータルITヘルパーの情シス代行サービスの強みは、以下の5つです。
トータルITヘルパーの情シス代行サービスの強み
- 情シス業務を丸ごと引継ぎ
- IT機器のトラブル解決
- 167人の専門スタッフによるサポート
- システム構築もお任せ
- PC１台3,000円の料金設定
5-1.情シス業務を丸ごと引継ぎ
トータルITヘルパーでは、情シスが行っている業務を丸ごと引継ぎが可能です。
そのため、ひとり情シスやゼロ情シス運用をしている場合は特に、担当者の負担が軽減でき、本来の業務に注力できます。
5-2.IT機器のトラブル解決
PCや無線ルーターを使用する際には、フリーズや機器アップデートにより緊急トラブルがたびたび起こります。
そんなときに電話やリモートでの対応により即時トラブルの解決サポートを行い、もしもの場合も訪問にて解決が可能です。
5-3.167人の専門スタッフによるサポート
トータルITヘルパーでは、専門的な教育を受けた167人のスタッフが随時待機、問題解決に尽力します。
100万件以上のお問い合わせで培ったノウハウと高い技術力を有しているため、迅速にトラブルを解決いたします。
5-4.システム構築もお任せ
情報システムを構成するソフトウェアや機器、資材などを組み合わせて、高い技術・知識を有したスタッフがお客さまにあったシステムの導入や構成を行います。
5-5.PC１台3,000円と安心の料金設定
「アウトソーシングの予算が少ない」
「ひとり情シスで業務に追われている」
などの問題を、情シス担当を増員するより安価・低リスクで導入できるのが、トータルITヘルパーの情シス代行サービスです。そのため、コスト面でも安心して継続利用いただけます。
私たちの会社ではネットワーク、サーバー、複合機、ビジネスフォンなどグループ全体でさまざまな機器を扱っているため、お問い合わせ内容に対しての柔軟な対応が可能です。
グループ1,200名を超えるIT総合商社の基盤があるからこその、驚異的なコストパフォーマンスを実現しております。
情報システム部門のアウトソーシング先として、これまで30,000社以上との取引実績がございます。もし、お困りごとやご不明な点がありましたら、お気軽に問い合わせください。
