COLUMNコラム

情報システム部

無能とは言わせない!情シス無能問題3つの原因と解決策をご紹介

「情シスに所属しているが他部署からは無能扱いされている」

「業務への理解と無能扱いされないための解決策を知りたい」

システム運用や保守業務など、他部署からは目に見えにくい業務が中心の情シスだけに、上記の悩みでお困りの方も多いでしょう。「成果が見えない=何をやっているか分からない部署」と判断されてしまうのも、本当につらいものです。

本記事では、このような現状を解決するべく、情シスが無能と言われてしまう原因を整理し、具体的な解決策をご提案いたします。

記事後半では、情シスに起こりうる無能問題を、アウトソーシングを活用して解決する方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

無能とは言わせない!
情シス無能問題3つの原因と解決策をご紹介

 

情シスの無能問題3つの原因

 

情シスが「無能」と言われてしまう原因としては、主に以下の3つが考えられます。

 

  1. 業務内容が不明瞭
  2. 業務量が多く障害やユーザーの対応に時間がかかる
  3. 売り上げに直結する業務が少なくコスト部門と思われる

情シス部が無能と揶揄されるわけ

1.業務内容が不明瞭

情シス業務では明確な範囲のない「情報システム」を扱うため、他の部署からすると何をしているのか明確でない部分が多いです。

情シスの行うTI業務は、システムの運用・保守などの土台となる大切な業務ですが、これらは成果が見えにくい業務でもあります。情シスはリソースのほとんどをこうしたIT業務に費やすため、「何をしているか分からない」、「何もしていない」と思われ、無能と比喩されてしまいます。
 

社内の大切な土台になるIT業務をしっかり行っているにも関わらず、無能と言われてしまうなんてつらいですよね。

 

2.業務量が多く障害やユーザーの対応に時間がかかる

情シス部の業務は社内システムの開発・運用・管理、社内ヘルプデスク業務、セキュリティ対策、機器メンテナンスなど多岐にわたります。業務量が多く明確な範囲がないため、社内の「何でも屋」になりがちです。

また昨今では、新型コロナウイルスの影響により、テレワークへの移行が増えており、少ない準備期間でのテレワーク環境の導入やユーザーへの対応で、情シス部に大きな負荷がかかっています。
 

すでにある業務の他に、ユーザーからの問い合わせが何件もまとまって来てしまうと、簡単な問い合わせでも時間を要してしまいます。そのため、ユーザーは「こんな簡単な問い合わせで時間がかかるなんて無能だ」というような考えに至り、結果として情シスの評価が下がってしまうのです。

 

3.売り上げに直結する業務が少なくコスト部門と思われる

情報システム部門では障害対応やセキュリティの対策を怠ることはできず、土台を支えるIT業務に時間がかかります。そのため、ビジネスに直結するIT業務まで時間を割くことができない場合が多々あります。

ビジネスに直結しない部署の中でも、総務部、経理部に比べて業務内容が明確ではないことも相まって、情シス部は「コスト部門」と思われがちです。しかし、情シスが行っている業務内容は簡単な操作ではなく、障害が起きないようにするために、じっくり時間をかけて行う業務が多く存在します。
 

作業に時間がかかる部分が「無能」と比喩されていますが、実際には企業内のシステムを正常に保つうえで重要な役割を担っているのです。陰で障害が起こりにくいネット環境に整備されていたり、情報漏洩が起きないよう管理されていたりすることに、気づけていない人も多いのではないでしょうか。

 

 

情シス無能問題5つの解決策

 

ここからは、情シス部が「無能」認定されないための解決策をご紹介していきます。

情シス無能問題を解決する方法として、以下の5つをおすすめします。

 

  1. 業務内容の透明化
  2. コミュニケーションを大切にする
  3. ITツールを導入する
  4. 情シス担当者を増やす
  5. アウトソーシングサービスを活用する

無能問題の解決策

1.業務内容の透明化 

情シス担当者の業務報告を細かく報告し、どんな作業に対してどのくらい時間がかかるのかを見える形にする方法です。業務報告を細かく行うことにより、情シスの業務への理解が深まり大切さを分かってもらえることもあります。

しかし、もともと多い情シス業務の他に業務報告を作成する時間を捻出しなければならないというデメリットもあります。また、せっかく業務報告を作成してもITに無知な人から見ると、「1つの作業に時間をかけすぎ」「結局どのような作業が必要か分からない」と思われる場合も考えられます。詳細に業務報告を行っても、大変さが伝わらない方も少なくないため、透明化をして解決に至らない場合は他の改善策も試す必要があります。

 

2.コミュニケーションを大切にする

情シス担当は基本的にPC相手の仕事のため、人と話すことが得意ではない方も多いのではないでしょうか?「取っ付きにくい」「気難しい」「相談に乗ってくれない」「融通が利かない」と思われ、損する役回りをしている可能性もあります。
 

相手がどのように困っていて何が分からないのかのヒアリングをしっかり行い、できない場合も「決まりなのでできない」ではなく“なぜ”できないのか話すことにより親切な印象になるのではないでしょうか。

相談をする側も、障害が起きた際に「これは情シスの仕事」と丸投げせずに、まずは自分でできることを試してみるだけでも情シスが行う業務が軽減できます。お互いに尊重し合う関係性がベストです。

 

3.ITツールを利用する

昨今のテレワーク推奨の動きで便利なのが、社内ネットワーク環境でもテレワーク環境でも同じように使用できる「クラウドサービス」。テレワーク移行の流れを受け、利用する企業も増えてきています。クラウドサービスを使用することで、初期費用を押さえながら、情シス担当者の業務が減り、別業務への作業効率の向上が見込めます。
 

その一方で、ITツールを導入した場合でも、使いこなせずに、ツールの入れ替えや再検討を行う場合も多いようです。ITツールには自由にカスタマイズできないものも多く、導入者と利用者でのギャップが生まれやすいといえます。

ITツールを失敗なく導入するためには、利用者と導入者(情シス)で、必要な機能のすり合わせを行うことが重要になります。

 

4.情シス担当者を増やす

情シス部の人員を増やすことができれば、多くの問題は解決します。社内の情報システム部の人員を増やし、現状の業務を分担することにより、ユーザーからの問い合わせにもすぐに対応でき、緊急のシステム障害が発生した場合でも、すぐに取り掛かれるでしょう。

人員を増やすことで、早い復旧、安定した運用が可能になるでしょう。
 

しかし、情シス担当を増やすためには、“採用”“研修”“給与”などのコストがかかります。研修の際には、もともとの情シス担当者の負担増加や、退職リスクについても検討する必要があるため、採用も慎重になる必要があるといえます。

 

5.アウトソーシングサービスを活用する

情シスの業務の一部をアウトソーシング(外注・業務委託)することも、「情シス無能問題」の解決策としては有効な手段になります。業務量が多い情シスの業務の一部をアウトソーシングすることにより、業務の軽減へ即効性があり、新しいシステムや情シス社員を採用するよりもコストを抑えて導入できます。

 

 

ここまで、情シス無能問題の「原因」と、その「解決策」を示してきました。情シス部は地道な作業が多いため成果が見えにくく、「何もしていない」と思われがちです。解決する方法としては、さまざまありますが、情シス業務のアウトソーシングは取り入れやすい解決法といえるでしょう。
 

ココがポイント

企業にとって取り入れやすい解決法は、情シス業務の「アウトソーシング」

 

そこで次に、解決策【5.アウトソーシングサービスを活用する】について、弊社サービスである「トータルITヘルパーの情シス代行サービス」についてご紹介します。

 

 

トータルITヘルパーの情シス代行サービスとは 

ITヘルパーで情シス無能問題を解決
年間対応件数17万件超のサポート人員、お客様満足度98.2%を誇る情シス代行サービスです。ネットワーク、サーバー、複合機、ビジネスフォンなどグループ全体でさまざまな機器を扱っており、問い合わせに対し幅の広い対応可能範囲を実現しています。

社内のヘルプデスクや情報システム部では担えない100万件以上のお問い合わせで培ったノウハウと、解決率97%の実績を持つトータルITヘルパーが、あらゆる課題を解決します。

 

【情シスの代行で情シス無能問題が解決できるか】

昨今のテレワーク需要により、情シスの業務の増加傾向がみられており、もともとの「情シスの業務内容が把握しづらい」というような問題も相まって、情シスが無能だと思われてしまう問題が発生しています。

前述しているように、解決方法はいくつかありますが、その中でも即効性がありコストを抑えて運用できるのがアウトソーシングサービスです。ヘルプデスク業務などを一部アウトソーシング(外注・外部委託)することにより、情シスの業務負担を軽減し、ビジネスに直結するIT業務に注力していただけます。

 

弊社ではこれまで、30,000社以上とのお取引をしております。100万件以上の対応で培った、解決力に特化したノウハウを持ち合わせた「情シス代行サービス」を、ぜひ御社でも活用してみてはいかがでしょうか?

お困りごとやご相談、ご不明点などございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

お問合せ

  

 

-情報システム部

Copyright © RIPPLE Co., Ltd. All rights reserved.

© 2021 情シス・ヘルプデスクのアウトソーシング専門【トータルITヘルパー】 Powered by AFFINGER5