社内システムの開発や運用、保守を担い、社員からの相談・要望にも対応する「情報システム部門（情シス）」社内の重要業務を任される情シスは、長時間労働や少数の担当者による属人化、ひとり情シスが当たり前となっている企業も少なくありません。
業務過多が課題となるなかで、仕事へのやりがいを感じられなくなり、退職を決意する情シス担当者が多くいるのも現状です。
このような情シス担当者の退職・転職の穴を埋めるために行うのが、「社内異動」でしょう。
未経験者を情シス担当にするには、マニュアル作成や教育など多くのやるべきことが発生するので、あらかじめ異動の負担を考慮する必要があります。
そこで本記事では、情シス代行でお客様満足度98.2%の弊社が、情シス部門へ社内異動した場合の問題点と解決方法について解説します。
また、担当者の急な退職・休職による人材不足にも役立つ「情シス代行サービス」もご紹介。
情シスへの社内異動で起こる問題点と解決方法を把握し、社内でできる対策を検討しましょう。
目次
1.情シス部門の役割
今では会社に必要不可欠な存在である「情報システム部門（情シス）」は、会社のネットワークシステム関係を日々管理する役割を持ちます。
セキュリティレベルの強化、システム開発による企業の底上げなど、多岐に渡り会社をバックアップする存在が情シスです。
また、社内システムの企画・開発のほかに、社内メンバーのPCトラブルなどを解決するヘルプデスク業務も情報システム部門が持つ役割となっています。
IT機器はビジネスに欠かせない存在となっており、それらのIT資産を適切に運用・管理・保守する情シス部門の存在は、昨今の企業活動に欠かせない存在です。
ココがポイント
情報システム部門の役割は、会社のネットワークシステム関係を日々管理することである
2.情シス部門への社内異動で発生する問題点
近年では情報システム部門の人手不足などが問題になっており、“ひとり情シス”の状況になるケースも少なくありません。
そのため、人材不足問題を解消するべく、ネットワーク系未経験者が情シス部門へ異動させられる事例もあります。
ここでは、情シス部門へ社内異動させると発生する問題点について、5つの原因をご紹介します。
2-1.教育・引き継ぎに手間がかかる
はじめに、情シス部門へ未経験者を異動させる大きな問題のひとつが「教育・引き継ぎの手間」です。
会社の規模によるものの、「最低限会社に設置してあるサーバーやルーター類の把握」「どこの会社で購入したモノか（リ―スor買取）」「会社で購入したアプリケーション・ソフトのパスワード関係」など、正直なところ上げればキリがありません。
更に、情シスの前任者がまとめていた管理表も必要な情報であれば共有する必要があります。
元々、ネットワークリテラシーがない未経験従業員に対しこれだけの量を共有して、覚えさせるまでには非常に時間と容量が必要です。
そのため、未経験者による情シス部門への異動は大きな手間が掛かるとして問題になっています。
ココがポイント
未経験者による情シス部門への異動は、教育・引き継ぎに大きな手間がかかることが問題となっている
2-2.属人化のリスク
情シス部門への異動になっても、本質的な人手不足が足りていなければ、属人化のリスクにつながってしまう点に注意が必要です。
異動した社員や、前任の情シス担当者など、少ない担当者が会社を休んでしまえば、不在時のトラブル対応が難しくなり、ネットワークトラブルによって会社全体がストップしてしまう事例もあります。
また、今までは前任者で事足りていた業務内容でも、未経験者が情シス部門に異動すると、システム障害が重なって起きた際に障害を改善するまで今までより時間が倍以上かかってしまいます。
本来やらなければならない仕事に加えて、異動したばかりの未経験者による情シスのトラブル対応は正直厳しい面が見られるのも事実です。
情シス部門へ人材を異動させても、人員さえ確保すればよいのではなく、担当者のスキルなど属人化のリスクに配慮する必要があります。
2-3.トラブル発生時の対応に手間取る
上記と似た内容になりますが、トラブル発生時の対応に手間取ってしまうのも、未経験者を情シスに異動させる問題点のひとつです。
障害対応時のマニュアル等があれば、ある程度は未経験者でも対応できるでしょう。
しかし、作業に慣れていない分、迅速な対応が厳しいおそれがあります。
そうすると、トラブル発生時の対応に手間取ってしまい、会社の業務などが長時間ストップしてしまう可能性も。
障害内容も基礎から派生した応用までさまざまなため、情シスに異動した社員へある程度勉強してもらわなければなりません。
2-4.セキュリティの脆弱化の恐れ
情シスに異動したばかりの未経験者では、日々の作業を効率的に行えず、業務に追われる事例も少なくありません。
そうなると、最新のセキュリティ情報に時間を割けないようになってしまいます。
その結果、社内に導入しているパソコンのセキュリティソフトが期限切れになるなど、気づかないうちにセキュリティホールが生まれてしまう可能性も。
そのようなセキュリティの脆弱化を放置していると情報漏洩など大きなトラブルを招いてしまうリスクが高まります。
ココがポイント
セキュリティの脆弱化を放置していると、情報漏洩など大きなトラブルを招いてしまうリスクが高まる
2-5.会社全体のモチベーションが下がる
パソコンや電子機器を使って仕事をしていると、どうしても不具合が起きてしまいます。
そのようなトラブル発生時、復旧になるべく時間を掛けず従業員にストレスを与えないで仕事を開始させるのが、情シス部門の役目です。
しかし、未経験の異動者が情シス担当だとどうでしょう？
システム障害起こる度にマニュアル確認してどこを操作すれば復旧するのか、いちいち確認していては勿論復旧に時間掛かりますし、従業員のストレスも溜まる一方です。
ひとり情シス状態を放置するなど、人材不足を言い訳にすると会社全体が上手く回らなくなります。
3.情シスの社内異動による課題を解決するには？
人手不足から情シスへ未経験者を異動させても、根本的な問題解決にはつながらない可能性があります。
そのため、情シスの社内異動による課題を解決するためにも、いくつかの対策が必要です。
ここでは、情シス部門の課題に対する解決方法をいくつか説明します。
3-1.誰でも理解しやすいマニュアル作成する
従業員全員が見ただけで分かる簡易的なマニュアルを作成すれば、情シス部門の仕事量削減に繋がります。
万が一、情シス担当が不在・休みの際も、マニュアルがあればある程度のトラブルに対応が可能です。
マニュアルは作ってそのままにするのではなく、勉強会をするなど社内へ共有するとトラブルを回避しやすくなります。
3-2.情報管理体制を整える
社内システムの機密情報の外部流出を防ぐために、全員にシステム情報を共有する対策が必要です。
それに加えて、各分野により専門性の強い担当を配置するのもポイント。
「セキュリティ専門の担当」「ルーター関係の担当」「メール関係の担当」など、個々に任せられる情シス担当を置けば、より情報システム部門を効率的に稼働させられます。
また、それぞれのルールを策定し、それぞれの部門で共有すれば、より強固なセキュリティネットワークの構築が可能です。
そのため、ただ未経験者だけを情シスへ異動させるのではなく、ある程度のネットワーク知識を有する担当者を情報システム部門内に確保しておくのがベストだといえます。
3-3.外部の情シス代行に依頼する
社内で情シスの人材確保が難しい場合は、外部の情シス代行サービスに外注すると多くの業務負担を解消できます。
社内で起きるネットワーク障害をすべて情シス代行サービスに委託すれば、社内情シス担当は本来やるべき自分の仕事に専念できるため、生産性向上につながるシステム開発などに注力できます。
また、アウトソーシング先の情シス代行業者に社内ネットワーク情報（ユーザーアカウント情報、サーバー類、機器IP等々）を共有するだけで、「新人が入社した際や従業員の退職手続き」「従業員に対してのアプリのアカウント付与」といった、面倒なアカウント改廃作業も代わりに対応してくれるのもメリットです。
ひとり情シス状態などの改善に未経験者を情報システム部門へ異動させるよりも、代行専門家へアウトソースするのもポイントだと言えるでしょう。
しかし、料金によって対応できサービスが異なるため、自分の会社には何が必要なのか、情シス代行業者と事前に話し合いをしてどこを依頼するのか決めるのが大切です。
ココがポイント
社内で情シスの人材確保が難しい場合は、外部の情シス代行サービスに外注すると多くの業務負担を解消できる
4.トータルITヘルパーの情シス代行サービスとは
情シス担当者の資格取得にかかる費用・時間的なリソースが不足しているなら、トータルITヘルパーの「情シス代行サービス」に一度ご相談ください。
現状多くの企業が、現在ネットワーク専任担当者（SE）が1人～2人程の体制で会社を支えている傾向があります。
従業員が少なければSE1人～2人で間に合いますが、これが何十人規模になるとどうでしょう。
管理しなくてはならない項目が増え、障害も少なからず増えます。
1人～2人では手に負えなくなり、修正してもまた障害が出てしまい、いたちごっこの状態に陥ってしまいます。
またその専任担当が退職されてしまった場合、属人化してしまっているので、社内のネットワーク業務が停止してしまいます。
そのような事が起きない為に、情シス代行サービスに資産管理を委託しましょう。
様々な情シス代行がある中でも、弊社「トータルITヘルパー」にお任せ下さい。
4-1.167人の専門人材がサポート
専門知識を持つ167人がお客様のネットワーク問題、アカウント情報を共有し迅速に問題解決します。
年間17万件、過去100万件の事例解決の実績もございますので、細かな質問でもしっかり対応させて頂きます。
4-2.PC1台3,000円からIT資産管理を代行
低価格ながらも、高品質でサービスを提供します。
お客様のご要望をお伺いさせていただき、それぞれに合ったプランをご提供させていただきますので、現在の問題点に対する解決策をご提示させていただけると思います。
ひとり情シスでお困りのお客様や、社内ネットワークの情報を整理整頓したい等、お気軽にお問い合わせください。
4-3主なサポート内容
貴社のネットワーク共有をし、そこからの業務効率やリスク回避をアドバイスさせて頂きます。
他にも、PCのキッティング設定・社内ネットワーク構築、VPN構築、サーバー環境の構築。ライセンスやアカウント情報の管理。
貴社担当情シスが不在の場合でも弊社に連絡頂ければ保守対応させて頂きます。
規定内であれば技術担当訪問も可能です。
保守内容も様々ございますので、貴社毎のニーズに合わせた幅広い対応が可能になります。
他にもネットワークの事に関するお問い合わせであれば対応させて頂きます。
