情報システムが直面する新たな課題とは？業務改革に取り組むための具体的な進め方

情報システム部門は、IT戦略の策定、システム保守・運営、ユーザーサポート、トラブル対応などさまざまな役割を担っています。しかし、クラウドサービスやデジタルトランスフォーメーション(DX)など新しい風が吹き時代が変化しているいま、新たな課題も生まれています。

本記事では、情報システムにおける新たな課題について整理し、業務改革に取り組むための対策や進め方までご紹介します。
情報システム部門における課題解決のヒントになれば幸いです。

1.情報システム部門が直面する新たな課題

時代の変革期ともいえるいま、情報システム部門が直面している課題は主に以下の3つです。

本章ではそれぞれの内容について解説していきますが、まずは課題を考えるうえで要となるDXについてご紹介します。

■DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？

一般的なDXの意味合いでは、進化したIT技術を浸透させることで、人々の生活をよりよいものとする概念ととらえている企業が多いです。
2018年12月に経済産業省が発表した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」では、以下のように定義されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
受け取り側の解釈により定義は異なりますが、大まかな意味で、企業における顧客や業務に対しての《デジタル技術による改革》というのが共通のキーワードになりそうです。

1-1.DX（デジタルトランスフォーメーション）人材の確保・育成

情報システム部門において、DX人材の確保と育成は急務であり重要な課題となります。
情報システム部門のDX推進は必須の課題ですが、DXの実行には強い意志と行動力、精神力が必要になります。これは、DXの対象が何であっても、既存のビジネスやプロセスに大きな変革を起こす取り組みになるためです。

これまでの業務プロセスの大幅変更が必要になるDXでは、他部署からの協力が得られないことも多く、変革を嫌う人から反発にあうなどの困難があります。そのため、DXを中心になって進める人材には、自身で動き、考えて解決しようとする行動力や強い意志が必要になります。

ここで、そうした人材をどう確保するかが課題になります。

人材を確保するには、上記の方法などが考えられますが、それぞれ問題があります。

「既存の情報システム部に一任する」場合、既存の社内システムを把握できていることは利点です。さらに、普段から他部署との交流などがあれば、改革を進めやすいでしょう。一方で、普段から行っている業務にDXを進めるための業務が多数追加されるため、業務負担はかなり大きくなることが懸念されます。
新しい技術・知識をつける時間がなくなり、なかなか改革が進まないなどの問題も当然考えられるのです。

「新たに外部から知識のある人材を採用する」場合も、求人を出しても応募が集まらない問題があります。情報システム部門は人材不足の現状があり、少ない人材は条件のよい大手企業などに流れてしまうためです。さらに、無事に採用できたとしても、現在のシステムや業務の把握などから始まるため、実際にDXにとりかかるまでは多くの時間やコスト、リソースを費やすことになります。

このように、DX人員の確保や育成は多くの企業で課題になっているのが現状です。

 

1-2. 社員全員にDXの必要性の理解を得ること

DX の推進は、社会だけでなく企業にとってもメリットが大きいといえます。DXを積極的に取り入れることで、社内全体の生産性の向上が期待できます。

例えば、比較的簡単に取り入れられるのがオンラインでの商談・会議です。オンラインで会議をすませられれば、これまでかかっていた移動時間や交通費、出張費も削減をできます。しかし、社内にDXの必要性を理解してくれない人が多い場合、DXへの取り組みは難しくなります。

年齢の高い層など、あらたなシステムに順応できないケースも少なくありません。またシステムを変えることのリスクを強く訴えるケースもあります。そのため、長年使用していた社内システムの変更が必要と訴えたときに、反発が起こるケースは多いのです。
そうした反発意見をもつ層では、新しいシステムに変更する際に生じるリスクについて議論することはあっても、今までのシステムを使用し続けるリスクについては議論されることはほとんどありません。

DX促進のためには、まずはこのような層を含む全ての社員を納得させる必要があります。
困難が予想されるため、社内全体の理解や協力を得ることが課題になります。

 

1-3. レガシーシステムが足かせになる

現在利用している社内システムがレガシーシステム（＝時代遅れのシステム）になっていることに気づいていないケースもあります。そうした企業では、そもそもDXを進めようという話にもならず、情報システム部門の担当者だけがレガシーシステムの管理に苦労することになるのです。

新しいシステムを導入する際にはコストが多くかかるため、まだ使えるシステムがあると新システムの導入に保守的な考えになりがちです。そのため、そうした企業では慣れ親しんだレガシーシステムから離れられないほか、レガシーシステムの維持のためにコストや手間がかかってしまうといった問題が起こり、DXを進められません。

2.情報システム部門の業務改革の進め方

次に、情報システム部門の業務改革の進め方をご紹介します。
ステップとしては、次の4つを意識して進めていきましょう。

 

2-1.ステップ1.現状の業務の把握、分析

業務プロセスの改革の際は、まず業務を細やかに把握し分析することが必要です。

現状の把握を行うために、社員に作業報告などをしてもらい、どの業務にどのくらいの時間がかかっているのかを把握しましょう。

また、同時に必要な業務のタスクを作成し、各手順や工程を細かい部分まで可視化することで再設計や組み換えなどの改善案が生まれやすくなります。

2-2.ステップ2.課題に優先順位を付け選定

タスクを作成した業務と現状を比較し、改善が必要な業務に優先順位をつけて選定していきます。
どのくらいの期間で改善できるかなどの現実性も加味して優先順位をつけ、優先順位の高い課題から着手することで業務プロセスの改善効果を高められます。

2-3.ステップ3.解決策の立案、実施

選定した課題に対して解決策を立案していきます。

《IT化の促進》を軸に《経費の削減》《労働時間の削減》《売上向上》を目的とした解決策を練ることが重要です。
仮に人員不足を要因とする課題があったとしても、単なる人員補充では経費の削減にはなりません。現状の人数でも対応ができるように、IT化を軸に改善を検討することで有益な効果をもたらすことができます。
実施する際に、最初は小規模の改善、かつ効果の出やすい施策から展開していくことが望ましいです。

改善までの効果が表れるには一定の期間が必要なため、小規模な改善を積み重ねてから大きな改善を行う方が経営層の理解を得やすく、現場のモチベーションにもつながります。

2-4.ステップ4.評価、今後の改善案の検討

実施した施策が有効だったのかの検証を行い、目標達成できたかどうかを評価しましょう。
未達に終わった場合は、原因を分析し改善策の内容を再検討します。また、改善を行っていくなかで社員に必要な知識やスキルがあるのであれば、資格取得や教育受講などの予算措置を行うなどの検討が必要です。

3.情報システム部門の課題を解決する対策とは

1章で取り上げた課題を踏まえ、情報システム部門が企業でDXを進めるうえでの解決策を3つご紹介します。

3-1.小さな改革から始める

DXを進める際は「業務の見える化」から課題を抽出して、改善策を細かく練る流れが大切です。

大きな改革をいきなり行うと反発が起こりやすいため、今までの運用を変えずに行うことのできる小さなDXから徐々に取り組んでいきます。最近では、コロナ禍においてテレワーク（在宅ワーク）を取り入れた企業は多いはずです。そうした取り組みをきっかけとし、少しずつ社内のIT化を進めていきましょう。

小さな改革であれば社員に受け入れてもらいやすいため、比較的スムーズに業務の改善を行うことができます。
反発の起こりにくい業務から段階的に取り入れていくことで、業務のプロセスが変わるような改革も周りの協力が得られ成功しやすくなります。

 

3-2.社内の意識改革

DXの促進の必要性を社内で共有できていない場合、反発が起きてしまう可能性は非常に高くなり、大きな課題となります。そのような場合、まずは社内の意識改革から始めることが大切です。
役職者や社員全体に対して今後の課題や解決策を提示し、社内全体で協力できる環境を作っていきましょう。

先に意識改革を行うことで、改革が成功する可能性は大きく上がります。

3-3.アウトソーシングの活用

情報システム部門には、ひとり情シス・ゼロ情シス・兼任情シスなどの問題もあり、業務負担が重い傾向にあります。
日常業務のほかにもヘルプデスク・サービスデスクなどの業務に追われ、DX改革に取り組む時間がとれないケースも多いはずです。

そのような状況の場合、情シス業務のアウトソーシング（外部委託）がおすすめです。

時間を圧迫している日常業務をアウトソーシングすれば、物理的に時間を作ることができ、DXを進められます。
アウトソーシングのメリットは、業務負担が軽くなるだけではありません。社内に情シス担当を採用するよりも低コストで導入でき、情シス担当が困った時の窓口にもなるのです。

アウトソーシングは、忙しい情報システム部門がDXを進めるうえで効率的で有効な手段といえます。

 

4.情報システムの課題を解決する情シス代行サービス

最後に、弊社サービスである「ITヘルパー」の情シス代行サービスをご紹介します。
日常業務に追われて社内のIT化が進められないなどの問題がある場合、ぜひご検討ください。

4-1.高品質でも導入しやすい低価格な料金設定

弊社ではIT総合商社として、ネットワーク・サーバー・複合機・ビジネスフォンなどさまざまな機器を扱っています。

そうした基盤のもとにしているため、幅広く柔軟な対応が可能です。
価格設定はPC1台3,000円としているため、予算が少ない方でも負担が少なく導入できます。
「ひとり情シスで業務に追われている」などの問題を、情シス担当増員より安価かつ低リスクで導入できる点は、大きなメリットとなるはずです。

低価格なため、安心してサービスを継続利用いただけます。

4-2.社員の入退社によるPC設定も全ておまかせ

社員の入退社の際は、情シス担当者は複合機設定、共有設定、メール設定など多くの設定を行う必要があります。
複数名の入退社があった際に担当者のみで設定を行うと、時間がかかってしまう、残業になってしまうなどたくさんの懸念があります。

ITヘルパーの情シス代行サービスであれば、初期設定作業を弊社にて対応いたします。
また、昨今のテレワーク需要により、在宅ワークのためのPC設定が必要となるケースが増えていますが、そうした設定も対応できます。

4-3.情シス業務を丸ごと引継ぎ

情シスが行っている業務を丸ごと引継ぎできるため、情シス担当者は本来の業務に注力できます。

ひとり情シスや他部署の兼任によるゼロ情シス運用をしている場合、丸ごと引継ぎのメリットはかなり大きいはずです。
情シス担当がDXの促進を行っている場合、相談窓口としてもご利用いただけるため、担当者がより社内のIT改革に専念できます。

4-4.ブラックボックス化を回避

アウトソーシングでは、社外に業務内容を共有することになり、ブラックボックス化を回避できます。
ひとり情シス担当者の抱え込みによる業務の属人化、情報のブラックボックス化は、企業にとって大きなリスクです。そうしたリスクを避け、運用の透明性と情報共有を現実できます。

弊社ITヘルパーは、グループ1,500名を超えるIT総合商社の基盤があるからこその、年間対応件数17万件越えのサポート人員が自慢です。さらに、情シス代行でお客さま満足度98.2％のリピート率、驚異的なコストパフォーマンスを実現しております。
情報システム部門のアウトソーシング先として、これまで30,000社以上との取引実績がございます。

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