情報システムを業務改革にどう活用する？活用例や導入の手順を解説

近年はITの高度化や新技術の登場により、情報システムを活用した業務改革の必要性が問われています。

また、情報システム部の人材不足による業務過多や属人化から、システム導入を検討し始める企業も増えているようです。

しかし、現場の実態を伴わずにシステム導入を急いで進めると、ルールがあいまいだったり導入効果を得られなかったりと失敗するリスクも高まります。

そのためまずは、情報システム導入の知識や、ほかの企業のシステム活用例を把握する必要があるでしょう。

そこで今回は、年間対応件数17万件超のサポート人員、情シス代行でお客様満足度98.2%の弊社が、情報システムの活用例や導入までの流れを紹介します。

情報システムの活用で必要な情報を把握したうえで、情報システムの導入を検討してみてください。

1. 情報システムの役割

情報システムとは、記録・処理・伝達など情報を扱う仕組みをまとめた言葉です。最近では“情シス”と省略されることもあり、現代社会に浸透してきています。

「情報」にはさまざまなものがありますが、基本的に「販売顧客データ」や「契約情報」、
「パスワード関係」等々、法人企業にまつわる大量の情報が対象です。いわば、企業が顧客を抱えさまざまな営業・成長を遂げていくうえで、情報システムの管理・運営能力は欠かせないといえるでしょう。

情報システムの役割は、顧客との良好な関係を強化・維持していくためのプロセスともいえます。

2.情報システムが必要とされる理由

情報システムは昨今の企業運営で特に必要不可欠な存在とされています。紙ベースの時代から進化を遂げた昨今では、情報技術の変化についていくためにも、情報システムへの理解力は欠かせません。

ここでは何故「情報システム（情シス）」が必要とされるか説明します。

2-1.経営環境の変化

情報システムが必要とされる理由の背景に、会社の経営環境の変化があげられます。近年では当たり前のように「リモートワーク・テレワーク」といった仕組みが途上しており、社外でも仕事ができる環境がある種の福利厚生として扱われている事例も少なくありません。

社員の働きやすい環境づくりに対応するほか、おなじくITツールを駆使した顧客も多くなっているため、それぞれのニーズを満たすためにも情報システムは必要不可欠です。

2-2.情報技術の変化

情報技術の進化による変化へ柔軟に対応することも、情報システムが必要とされる理由のひとつです。業務改革をするうえで「SaaSなどクラウドサービス」「リモート技術の向上」などの情報システムは大きく貢献してくれます。

時代に比例して進化していくネットワーク技術へ追従できるよう、多様性や生産性を向上させるためにも、情報システム部など情報技術を取り入れるための部門が重要です。

3.情報システムの活用例

情報システムにはサーバーサイドやクライアントサイドなどさまざまな種類があり、それぞれにシステム管理者として各データを一元管理する担当者や役割が求められています。情報システム部の存在は企業運営に多大なメリットをもたらしており、企業としての成長に欠かせないのも事実です。

実際にどのような活用例があるのか、いくつかに分けて説明します。

3-1.IDとパスワードの管理

情報システムの活用例に、IDとパスワードの管理は欠かせません。SaaSをはじめ、多種多様なアプリ・ソフトごとに「「ユーザ名(ID)」と「パスワード」の管理が求められます。

IDとパスワードの管理は情報システム部門の業務範囲にも割り当てられています。Excelシート上で管理したり、Microsoftの管理画面からAD環境で操作したり、IDとパスワードの管理は比較的簡単ですが、重要です。一括で管理する場合は後述するセキュリティ対策も求められます。

3-2.ライセンス管理

情報システムを有効活用している企業では、各ソフトやアプリ等のライセンスを管理しなければなりません。セキュリティソフトやMicrosoft等のライセンス期限、残りアカウント数把握など、適切な管理ができなければランニングコストなどを把握できないのも事実です。

また、ライセンス切れが重大なトラブルを招く可能性もあります。ライセンス管理を情報システム部で一元化すれば、トラブルを回避しやすくなります。

3-3.セキュリティ管理

情報システムにおいて、セキュリティ管理は非常に重要です。外部からの不正アクセスや内部からのデータ漏洩防止、デバイス制御やフィルタリング機能制限、アップデート制御等々、企業では必要不可欠のセキュリティ対策を監視します。

先述したID・パスワードやライセンスを適切に管理するためにも、セキュリティ対策が求められます。場合によっては情報漏えいなど企業としての信用にも関わるため、情報システムの活用においてセキュリティ管理・対策は重要度の高い業務です。

3-4ネットワーク機器管理

情報システムを活用すれば、ネットワーク機器を管理しやすくなるのもメリットです。各機器のIPや管理画面、ログイン時に求められるID・パスワードや、メーカー、型式、リースor購入管理など、さまざまな細かい情報も一元管理しやすくなります。

4.情報システムの活用で失敗する原因

情報システムを有効活用すればさまざまなメリットを得られます。一方で、正しく有効活用できず、情報システムで業務改革を実現できなかった活用例も少なくありません。

ここでは情シス活用に伴う失敗例を紹介します。

4-1.明確な目的がない

情報システムを利用するときは、明確な目的をもって活用するのがベストです。「原因は◯◯だから、情シスを利用して改善しよう」といった傾向や対策が浮かばないまま、目標を建てずに情シスを利用すると、お金や労力を無駄遣いしてしまう結果を招いてしまいます。

4-2.現場の実態を伴わない業務改革

情報システムを導入するには、社内にある程度のネットワーク環境を把握しているIT担当が必要です。言い換えれば、そもそもの環境や現場の実態を伴わず、無理に情報システムを導入してもうまく活用するのは難しいでしょう。

情報システムを取り入れる前に、どこまでを情シス部に対応させるのか、線引きなどを含めた業務改革を行う必要があります。活用例のなかには、現場の実態に沿って業務システムを導入し、ムダな浪費を避けて業務を効率化した事例も存在します。情報システムの導入前に、現状把握は非常に大切だと言えるでしょう。

4-3.個人の意見がそのままシステム化される

情報システムを新しく取り入れるとき、個人の意見をそのままシステム化してしまうと失敗する活用例も多く見かけられます。基本的に、情シスを利用するときはかならず独断で意思決定を下さず、ほかの従業員と内容を共有したうえで、同意などを取るのがベストです。

たとえば、ひとり情シスなどの担当者が新しくシステムを取り入れたとしても、その担当者が退職してしまった場合、完全な引き継ぎができていなければどこまでを契約したのか不明になってしまいます。新しいSaaSなど情シスを契約する際は、引き継ぎも含めて複数人で対応・マニュアルを残すのがベストです。

4-4.業務上のルールが曖昧

業務上のルールがあいまいでは、情報システムをうまく活用するのは難しいでしょう。企業のルールに則って稼働するためにも、どこまでをヘルプデスク対応にするのかなど、線引きをある程度定めておく必要があります。

ルールを設けなければ、情報システム部は業務過多に陥りがちです。そうすると、退職者をはじめとするさまざまなトラブルが発生してしまうため、既存の情報管理資産を安定して運用するためにも、情報システム部の活用例を踏まえたうえで適切な業務範囲を策定する必要があります。

5.情報システム導入を成功させる手順

情報システム部をはじめとして、企業の成長戦略にも大きく貢献してくれる情報システムは今や企業運営に欠かせない存在です。

ここでは、情報システムの活用例を踏まえたうえで、導入を成功させる手順について解説します。

5-1.システム導入する目的の明確化

情報システムの導入に成功した活用例の多くは、はじめに「システムを導入する目的を明確化」する必要があります。自社に足りないものとは何かを洗い出したうえで、不足している内容を補えるようなシステムを導入しましょう。

目的を明確化したうえで、システム導入で得られるメリットやデメリットを掘り返せば、自社に合ったシステムを見つけやすくなります。

5-2.体制を確立させる

システムを導入する前に、体制を確立させる必要があります。情報システム部などが存在しない場合は、ヘルプデスク業務を行うためにも新設するのがベストです。事務所のネットワーク定義書などを作成して、現状を把握しましょう。

その際は、機器ごとに「どこで購入したのか」「一括かリースか」などを細かく記載するのもポイントです。ネットワーク障害が起きた際に原因パーツを特定できたとき、どこへ電話すればよいのかが一目でわかります。

5-3. 課題の設定

情報システムを導入したあとに、どのような企業成長へ繋げられるのか、課題を設定しておくのも導入成功への手順です。目標達成までの道筋を立てておけば、システムの使い方を含めて意欲的に活用しやすくなります。

5-4. 課題対策と業務の仕組みづくり

情報システムに障害が発生してしまえば、企業全体の業務がストップしてしまう活用例も少なくありません。とはいえ、ネットワーク障害はかならずと言っていいほど発生してしまうもので、完全に防止するのは難しいのも事実です。

そのため、情報システムに問題が発生したとき、「どのように復旧させるのか事前に考察」「同じ症状をスピーディ解決できるようマニュアル化」「担当者に属人化しない環境づくり」などの仕組みづくりが必要です。

特に、ひとり情シスなどの状態では、トラブル発生への対応が遅れてしまう事例も少なくありません。情シス担当者が不在のタイミングが少しでもあるならば、マニュアルを作成して担当者が不在でも対応できるような仕組みづくりが重要だといえます。

6.社内の負担を減らしつつ、業務効率化を目指せる「情シス代行」

多くの企業が、現在ネットワーク専任担当者（SE）が1人～2人程の体制で会社を支えている現状があります。

従業員が少なければSE1人～2人で間に合いますが、これが何十人規模になるとどうでしょう。管理しなくてはならない項目が増え、障害も少なからず増えます。

1人～2人では手に負えなくなり、修正してもまた障害が出てしまいいたちごっこです。またその専任担当が退職されてしまった場合、属人化してしまっているので、社内のネットワーク業務が停止してしまいます。

そのような事が起きない為に、情シス代行サービスに資産管理を委託しましょう。様々な情シス代行がある中でも、弊社「トータルITヘルパー」にお任せ下さい。

6-1. 167人の専門人材がサポート

専門知識を持つ167人がお客様のネットワーク問題、アカウント情報を共有し迅速に問題解決します。
年間17万件、過去100万件の事例解決の実績もございますので、細かな質問でもしっかり対応させて頂きます。

6-2. PC1台3,000円からIT資産管理を代行

低価格ながらも、高品質でサービスを提供します。お客様のご要望をお伺いさせていただき、それぞれに合ったプランをご提供させていただきますので、現在の問題点に対する解決策をご提示させていただけると思います。

ひとり情シスでお困りのお客様や、社内ネットワークの情報を整理整頓したい等、お気軽にお問い合わせください。

6-3. 主なサポート内容

貴社のネットワーク共有をし、そこからの業務効率やリスク回避をアドバイスさせて頂きます。

他にも、PCのキッティング設定・社内ネットワーク構築、VPN構築、サーバー環境の構築。ライセンスやアカウント情報の管理。貴社担当情シスが不在の場合でも弊社に連絡頂ければ保守対応させて頂きます。

規定内であれば技術担当訪問も可能です。保守内容も様々ございますので、貴社毎のニーズに合わせた幅広い対応が可能になります。他にもネットワークの事に関するお問い合わせであれば対応させて頂きます。

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