「社内に専任のIT担当者が1人もいない」
「PCの設定やトラブル対応は、総務や経理の社員が"ついで"に対応している」
「兼任として他部署と一緒に扱われている」
このような状態、実は「ゼロ情シス」と呼ばれ、多くの企業が抱える共通の課題です。
一見すると日々の業務は回っているように見えても、セキュリティ事故やシステム障害による業務停止など、経営に直結するリスクが潜んでいます。
しかし、「専任者を新しく雇う予算も余裕もない」「ITは専門外で、何から手を付ければいいのかわからない」というのが多くの企業の本音。
そこで本記事では、ゼロ情シスの企業が抱えやすい代表的なリスクを整理しつつ、情シス担当者を正社員で新たに雇うことなく問題を解決する、「5つの現実的な対策」をご紹介します。
「今は大きなトラブルが起きていないから…」と感じている企業はもちろん、「ゼロ情シスを脱却して社員の負担を減らしたい」と考えている企業にも、将来のトラブルを未然に防ぐためのヒントとして、ぜひご一読ください。
目次
1. ゼロ情シスとは？
「ゼロ情シス」とは、社内に情報システム部門（情シス）が存在せず、専任のIT担当者が1人もいない状態を指します。多くのケースでは、総務や経理などの他部署の社員が「パソコンに少し詳しいから」という理由で、本来の業務の片手間にIT管理を行っている（兼務している）ことが大半です。
ゼロ情シスは明確な管理者が不在なため、「IT機器の購入」「トラブル対応」「セキュリティ対策」などが場当たり的な対応になり、後々大きな問題につながります。
1-1. ゼロ情シスとひとり情シスの違い
「ゼロ情シス」と「ひとり情シス」の両者には決定的な違いがあります。それは、担当者が存在するかどうかだけではなく、"責任と判断の所在が明確かどうか"です。
ひとり情シス
社内に専任（もしくは正式な兼任）の担当者が「1人」存在する状態を指します。業務内容は、PCやアカウント管理、セキュリティ対策、ベンダー対応など。結果として"業務過多となる"課題が増えがちです。
一方で、組織としては下記のような強みを持っています。
- ・IT窓口が明確
- ・責任、判断・対応する部署がはっきりしている
- ・IT予算や一定の権限を持っているケースがある
ただし、ひとり情シスは負担が大きく、呼び方の通り"ひとり"で作業を行うため属人化や退職リスクが常にあります。結果として、「ゼロ情シスに逆戻りする」「後任者への引継ぎが十分に行えない」「円滑に業務を進められない」といった企業も少なくありません。
ゼロ情シス
ゼロ情シスとは社内にITの担当者が1人も存在しない状態です。PC設定は総務や経理などの管理部門が代わりに請け負う場合が大半なものの、ITに明るい社員が本来の業務の合間に"なんとなく"対応していることもあります。
ゼロ情シスは、「誰に聞けばいいのかわからない」「最終的な責任者が不明確」が常態化していることが特徴です。また、トラブルは起きた時だけ、その場の詳しい社員がボランティアで対応する「名ばかり兼務」もゼロ情シスに含まれます。
表面上は誰かが対応しているように見えていても、下記のような問題を抱えやすく、組織としてITリスクをコントロールできている状態ではありません。
- ・権限や判断基準が曖昧
- ・記録や引継ぎが残らない
- ・予防策が用意できない
ゼロ情シスには多くのリスクがあるため、早急の対策が必要です。
2. ゼロ情シス状態になってしまう理由
多くの企業でゼロ情シスの状態に陥ってしまう背景には、いくつかの構造的な要因があります。
特に、よく見られるのが「今まで大きなトラブルが起きていないから大丈夫」という正常性バイアスです。正常性バイアスとは、危機的状況下において脳が「大きな問題ではない」「自分（自社）は大丈夫」と都合の良い情報を優先してしまう心理を指します。
売上に直結しにくく、投資効果も見えづらいIT領域では正常性バイアスが働き、セキュリティや管理体制への投資が「何か起きてから考えればいい」と、後回しになっている企業は多く存在します。
しかし、ITリスクは静かに、そして確実に蓄積し、サイバーリスクは激化しています。実際に企業規模を問わず、セキュリティインシデントが増加しているのが事実です。
特に、下記のようなゼロ情シス企業は、攻撃者にとって狙いやすい存在になりがちです。
- ・セキュリティ責任者がいない（ゼロ情シス）
- ・管理ルールが整備されていない
- ・対応が属人化している
さらに、ゼロ情シスを生み出す大きな要因として、慢性的なIT人材の不足があります。IT人材の採用難易度が高まっており、政府の調査では2030年までに最大79万人ものIT人材不足が予測されています。
出典元：経済産業省 商務情報政策局「ＩＴ分野について」
IT人材市場では、「大企業やIT企業に人材が集中しやすい」「中小企業は、求人に対して応募が集まらない」「採用後も待遇や業務負荷の問題で定着率が低い」など、中小企業に対してIT人材が集まりにくい状態が続いています。
結果として、IT人材への投資を後回しにする経営層とIT人材が貴重になりつつある市場環境が重なり合い、「ゼロ情シス」になってしまう企業が多く存在します。
2-1. 中小企業ほどゼロ情シスが多い
ゼロ情シスの状態は企業規模が小さくなるほど割合が高くなる傾向にあります。
出典元：経済産業省 商務情報政策局「第10回産業サイバーセキュリティ研究会 ワーキンググループ」
経済産業省の調査によると、「情シスの部署が設けられていない状態」を含めると、9割近くの中小企業がゼロ情シスのリスクにさらされているのが実情です。
この傾向はゼロ情シスの増加と重なります。例えば、PCを数台しか使用しない小規模企業では、Excel台帳や手動設定で何となく成立してしまい、長年情シス専任者を置かずに、企業が拡大してしまうケースも珍しくありません。
セキュリティ意識の高まりやリスク認識が進んでいるにもかかわらず、予算や人材不足という現実的な障壁から、ゼロ情シスのリスクを脱却できない中小企業が圧倒的多数となっています。
3. ゼロ情シスで起きる経営へのリスク・トラブル
ゼロ情シスは、経営・事業へ重大なダメージを与えるリスクがあります。「ゼロ情シスでも日々に小さな不便があるだけ」といった考えは誤りです。
具体的に、ゼロ情シスで起きる経営へのリスク・トラブルは以下のとおりです。
- ・セキュリティ事故の発生リスクが高まる
- ・システム・ネットワークトラブルへ柔軟に対応できない
- ・資産管理のブラックボックス化でコストが無駄に
- ・経営・成長スピードが鈍化する
ここでは、ゼロ情シスで起きる経営へのリスク・トラブルを解説します。
3-1. セキュリティ事故の発生リスクが高まる
ゼロ情シス状態を放置していると、セキュリティ事故の発生トラブルが著しく高まるリスクが考えられます。ゼロ情シスの企業では、サイバー攻撃や内部不正への対策が体系的に整備されていないことが多く、重大なセキュリティ事故を招いてしまう可能性を否定できません。
近年、報告されるランサムウェア被害では、中小企業が全体の被害件数の半数近くを占めるなど、規模に関わらず攻撃の対象になっているのが現実です。
顧客情報や機密データの漏洩、社内ネットワークの暗号化によるセキュリティ事故が起きると、業務停止・社会的信用の失墜や多額の損害賠償、取引停止などの事業継続そのものが危ぶまれるケースも存在し、経営破綻することもあります。
具体的な事例
- ・Windows Updateを放置したPCがランサムウェアに感染し、社内データが全て暗号化され身代金を要求された。
- ・退職者のアカウントIDが削除されずに残り、外部から社内システムへ不正にログインされて機密データにアクセスされた。
- ・社員が許可なく、フリーソフトや個人のスマホを無断で業務利用（シャドーIT）し、そこからウイルス感染や情報漏洩が発生した。
いずれもセキュリティ対策が組織的に整備されていなかったことが背景にあります。基本的なOSやソフトウェアの更新管理が現場の裁量に任されるため、組織全体にセキュリティホールが常態化しやすく、組織としての防御力が低下します。
これからの時代、ゼロ情シス状態は企業の存続をも左右する重大な経営リスクであることを強く認識しなければなりません。
3-2. システム・ネットワークトラブルへ柔軟に対応できない
ゼロ情シス企業では、原因の特定や適切に復旧できる専門人材が社内にいないため、トラブルに対し柔軟な対応ができず、復旧までに長い時間を要してしまうリスクがあります。
特に、ゼロ情シスなどではリソースが足りず、場当たり的な対応でトラブル解決に努める事例も珍しくありません。
通常であれば「問題の切り分け」「優先度の判断、復旧手順を組み立て」「再発しない対策」といった施策が必要なのに対し、とりあえず業務を再開させるといった目的に偏りがちです。
その結果、インターネット不通やシステムダウンによる業務停止時間（ダウンタイム）が延び、機会損失や売上低下に直結します。
また、「PCに詳しい特定の社員」に依存してしまうと、その社員の本来の業務が圧迫されるだけでなく、不在時には誰も対応ができない状態になります。トラブル対応を半ば強制的に任され続けた結果、兼任社員が本来の業務を行えず疲弊し離職に繋がるような二次的な人材リスクも考えなければなりません。
具体的な事例
- ・Wi-Fiがつながらない、プリンターが動かないといった日常的なトラブルで、半日以上業務が止まってしまう。
- ・共有サーバーのデータが消失した際、バックアップの設定ミスや復旧手順の不明確さにより、重要データを完全に失う。
このような事例はどれも「高度なITトラブル」ではなく、体制さえ整っていれば防げる・短時間で復旧できる問題です。
3-3. 資産管理のブラックボックス化でコストが無駄に
ゼロ情シス企業では、IT資産の管理台帳が整備されていないことで、コストの無駄と情報漏洩リスクが同時に発生します。
PC・スマートフォン・ソフトウェア・クラウドサービスのアカウントやライセンスは、定期的な棚卸によって利用状況と契約内容を照合する必要があります。
しかし、ゼロ情シス環境では管理が個人任せになりやすく、「不要な契約が放置される」「必要数を超えてライセンスを利用してしまう」といった問題が生じるケースも珍しくありません。
その結果、毎月の固定費（ランニングコスト）に気づかぬうちに無駄が積み重なり、利益を圧迫します。加えて、どの端末を誰がどこで使っているかを把握できていなければ、PCやスマートフォンの紛失・盗難に気づけず、そこから機密情報が流出するリスクを抱え続けることも。
具体的な事例
- ・退職者が使っていたSaaS（クラウドサービス）のアカウントを解約し忘れ、誰も使っていないのに毎月料金を支払い続ける「幽霊契約」。
- ・部署ごとに似たようなチャットツールやタスク管理ソフトを重複して契約し、コストが二重にかかる上に情報連携が阻害される。
- ・社内のPC台数が正確にわからず、端末が紛失しても誰も気づかない。
これらは一見当たりの金額は小さく見えても、積み重なると大きな損失になります。ゼロ情シスにおけるIT資産のブラックボックス化は、目に見えるトラブルだけでなく、気づかないうちに企業のお金と情報資産を流出させる構造的なリスク問題です。
3-4. 経営・成長スピードが鈍化する
ゼロ情シスでは、トラブル対応だけでなく、経営や成長スピードにも関わりブレーキをかけてしまうのもリスクのひとつです。
新しいIT技術や効率化ツールを導入しようとしても、選定・設定・運用設計を担える人材がいないため、DX（デジタルトランスフォーメーション）が進まない状態に陥りやすくなります。
その結果、ITは「問題が起きたときに対応するもの」「コストがかかるもの」として扱われ、業務効率化のための「攻めのIT投資」が行われにくくなります。デジタル活用を進める競合他社との差が広がり、競争力が低下するリスクも。
また、紙・ハンコ・電話といったアナログ手法が温存され、テレワーク環境の整備やインボイス制度などの法改正対応も後手に回ります。これらは「やらない選択」ではなく、「できない状態」が原因です。
具体的な事例
- ・リモートワークを導入したくても、VPN構築やセキュリティ設定ができる人がおらず断念する。
- ・便利なクラウドツールがあるにも関わらず、導入リスクや設定方法を判断できないため、古いオンプレミスシステムを使い続ける。
- ・経営層に「デジタル化を進めたい」ビジョンはあるが、具体的に何から着手すればよいか分からない。
ゼロ情シスは、目の前のトラブルだけでなく、企業の成長機会を損失する可能性が高い経営課題と言えるでしょう。
4. ゼロ情シスのリスク問題を解決する5つの対策
情シス専任社員をすぐに採用できなくても、外部リソースの活用や運用の見直しによって、負担と危険度を段階的に下げていくことは可能です。ここでは、中小企業でも実行しやすい5つの対策をご紹介します。
4-1. アウトソーシングで機能を「必要な分だけ」調達する
ゼロ情シスのリスクを解消するために、すべてを自社で雇用する必要はありません。専門性が高く対応頻度が読みにくい業務は、外部に切り出す方が合理的です。
社内にノウハウが無い状態で無理に対応するよりも、プロのリソースを活用した方がトラブルの予防・復旧スピードが向上し、業務停止による損失を抑えられます。
さらに、自社雇用と比べて採用コストや社会保険などの固定費が発生せず、必要な時に必要な分だけコストが発生する変動型として管理できる点も大きなメリットです。採用難易度の高いIT人材を探す時間をかけずに、セキュリティ対策やサポート体制を短期間で強化できます。
下記のような情シス業務は、アウトソーシングでリスクを低減できる相性が良い領域です。
- ・PC購入時の初期設定（キッティング）の代行依頼
- ・トラブル発生時のヘルプデスク（電話・チャット相談）代行
- ・24時間365日のセキュリティ監視サービスの導入・利用
トータルITヘルパーでは、他にもお客様のご希望に合わせて日常的な運用やキッティング代行から突発的なトラブル・ヘルプデスク対応、いざというときの訪問対応まで幅広い業務のカバーが可能です。
4-2. クラウド活用で「守るべき資産」を減らす
企業にとって重要なのは、守る体制を強化するだけでなく、そもそも自社で管理しなければならないIT資産を減らすことです。自社でハードウェアを所有すると、故障リスク・買い替えコスト・設置スペースの確保といった継続的な運用負担が発生します。
ゼロ情シス環境では上記のようなリスクを適切に管理しきれず、老朽化リスクを抱え続けるケースも珍しくありません。
一方、クラウドサービスを活用すれば、セキュリティパッチの適用・サーバー管理・データバックアップといった「守りの保守作業」が格段に減り、社内管理の負担が激減します。
さらに、災害発生時やリモートワーク時でもオフィスに出社せず業務を継続できるため、事業継続性の向上にも直結するのがメリットです。
具体的には、以下のような施策がゼロ情シス状態のリスク低減に役立ちます。
- ・社内のファイルサーバーを廃止し、クラウドストレージ（BoxやDropbox等）へ移行する
- ・勤怠管理や経費精算をExcelや紙から、クラウド型システム（SaaS）へ切り替える
IT資産をサービスとして利用する形に移行することで、ゼロ情シスでも管理可能な環境に近づけることが可能です。
4-3. 兼任担当者を「公式」に任命し評価する
「PCに詳しい人に何となく頼る」ボランティア状態を脱却し、会社として正式に「兼任情シス」を任命・評価する体制を整えることが重要です。責任の所在が曖昧なまま特定の個人に負担が集中する状態では、継続的な運用は成り立ちません。
正式な辞令や人事評価への組み込み、IT管理に充てる業務時間の公式な承認によって役割を明確化することで、担当者のモチベーション低下や孤立を防ぎ、負担だけが増える状況を回避できます。
また、外部業者と異なり社内事情・業務フロー・人間関係を理解している点は大きな強みであり、現場に即した改善を進めやすくなります。具体的には、以下のような施策が有用です。
- ・「なんとなく」ではなく辞令を出して担当に任命する
- ・IT管理手当を支給するか、人事評価項目に明確に組み込む
- ・業務時間の一部をIT管理に充てることを公式に認める
「人への依存」から「役割として統制のとれた体制」へ変えるだけで、ゼロ情シスのリスクは低減できます。
4-4. 社員のリテラシー向上で「人的ファイアウォール」を作る
高価なセキュリティソフトを導入するだけでなく、社員一人ひとりの知識レベルを底上げし、組織全体で「人の目による防御壁」を築くこともゼロ情シス状態のリスク対策に重要です。
実際、多くのセキュリティ事故はシステムの欠陥よりも、システムだけでは防げない標的型メール攻撃やソーシャルエンジニアリングが原因であり、社内教育はそのような攻撃に対抗する唯一の手段となります。
「怪しいメールは開かない」「安易にURLをクリックしない」「不審な挙動に気づいたらすぐ相談する」といった基本的な行動の徹底だけで、トラブルの発生総数自体を減らすことが可能です。
特別な設備投資をせずとも、教育だけでセキュリティレベルを底上げできるため、費用対効果が高い点もメリットです。
具体的には、以下のような施策が挙げられます。
- ・年数回の情報セキュリティ研修（eラーニング等）の実施
- ・入社時オリエンテーションで「やってはいけないこと」のルール周知
- ・OSやソフトのアップデート通知が来たら、後回しにせず即時対応する習慣づけ
「人」はリスクの原因にもなりますが、正しい知識を持てば最前線の防衛にもなります。ゼロ情シス企業ほど、ここから着手する価値が見込めるはずです。
4-5. 属人化を防ぐための「運用ルールとマニュアル」を整備
ゼロ情シス最大のリスクは「その人しか分からない」属人化であり、情報を組織の資産として残すことがリスク解消の根本対策です。
設定内容やアカウント情報、トラブル対応が個人管理だと担当者の不在時に業務が止まってしまう恐れがあります。
業務のブラックボックス化を解消するために、情報を組織の資産としてマニュアルや最低限のメモ・一覧表を残すことで、担当者以外でも対応できる難易度が大きく下がります。
また、トラブル対応の手順が決まることで、誰が対応しても一定の品質を保てるようになり、対応のばらつきも減少するのがメリットです。具体的には、以下のようなルールとマニュアルづくりが求められます。
- ・誰がどのIDを持っているかの「アカウント管理台帳」の作成
- ・トラブル時にどこへ連絡すればいいかの「緊急連絡網」の整備
- ・入退社時に行う作業をまとめた「PC設定・回収チェックリスト」の作成
情報を「個人の記憶」から「会社に残る資産」へ転換することが、ゼロ情シス脱却の土台になります。
5. ゼロ情シスを即日解決するアウトソーシングの事例
ゼロ情シス状態のリスクを解決するため、アウトソーシングを選択される方も珍しくありません。トータルITヘルパーでは、ゼロ情シス状態からお声がけいただき、契約を通して即日サポートを実施した事例が多数ございます。
新しくIT人材を雇い、教育するよりも、月々のコストを抑えてご利用いただくことが可能です。
ここでは、実際にゼロ情シスを解決した実事例をご紹介します。
5-1. 導入事例1：【登録支援機関×10名】ヘルプデスクを即日外注
〈困りごと〉
- ・NAS障害による業務完全停止
- ・社内にIT担当者なし
トータルITヘルパーのサービスで実現できたこと
- ・お問い合わせ当日に契約・訪問・復旧まで完結
- ・ファイル共有環境をその日のうちに復旧
社内の共有ファイルサーバー（NAS）に突然アクセスできなくなり、資料や顧客データが一切開けない状態でお問い合わせをいただきました。IT担当者が社内におらず、原因の特定も復旧対応もできないまま、業務が完全にストップしている状況でした。
お問い合わせ当日にヒアリングと費用のご提示を行い、内容にご納得いただいたその場でご契約。同日中にサービスマンが現地を訪問し、ネットワーク設定や機器の不具合箇所を特定して復旧作業を実施しました。停止していたファイル共有環境は、その日のうちに利用できる状態まで復旧しています。
「即日契約・即日訪問・当日復旧」まで対応できるサービスは多くありません。もし外部サポートを持っていなければ、復旧まで数日かかり業務停止が長引いていた可能性もあります。万が一のトラブル時にも、ダウンタイムを最小限に抑えられる体制を事前に整えておくことが重要です。
5-2. 導入事例2：【建設業×100名】MDM管理やアカウント作成業務を外注
〈困りごと〉
- ・端末管理・アカウント運用が総務の兼任業務となり、管理が限界に
トータルITヘルパーのサービスで実現できたこと
- ・MDM導入による端末の一元管理、入退社時のアカウント運用を整備
- ・総務の負担軽減と、端末紛失時にも対処できるセキュリティ体制を確立
現場監督や営業担当がスマートフォン・タブレットを使って図面確認や業務連絡を行っている建設会社様の事例です。IT担当者が不在のまま、端末管理やアカウントの作成・削除といった運用業務が総務部門の兼任作業になっており、台数の増加とともに管理が追いつかなくなっていました。
まず社内の端末とアカウントの棚卸しを実施したうえで、MDM（モバイル端末管理）を導入し、全端末を一元管理できる仕組みを構築。新規端末の登録・アプリ配布・遠隔ロック／ワイプといったセキュリティ機能も整備しました。あわせて入退社時のアカウント作成・削除業務についても運用フローを整理し、依頼を受けてから迅速に対応できる体制を整えています。
これにより総務部門のIT運用負担が軽減されただけでなく、端末紛失時にも遠隔操作で素早く対処できるセキュリティ体制が整いました。
5-3. 導入事例3：【民間非営利団体×500名】キッティングや管理部門の一部を外注
〈困りごと〉
- ・PCキッティング・SaaS管理の担当者が限られ、対応遅延と設定ミスのリスクが慢性化
トータルITヘルパーのサービスで実現できたこと
- ・キッティング・アカウント管理・SaaS運用をヘルプデスク形式で一括引き受け
- ・管理部門の負担軽減、対応スピード向上、IT運用全体が安定
勤怠管理システムやSlackなど複数のクラウドサービスを活用している、500名規模の民間非営利団体様の事例です。管理者操作や権限設定・アプリ連携の調整ができる担当者が限られており、新規職員の入職時に発生するPCキッティングやアカウント発行への対応が管理部門の慢性的な負担になっていました。設定ミスや対応遅延のリスクも抱えている状況でした。
トータルITヘルパーでは、PCキッティング・アカウント作成に加え、TeamSpiritやSlackの管理者操作、アプリ設定の調整、ユーザー権限の付与・変更まで、ヘルプデスク形式でまとめて対応できる体制を整備。一般職員からの問い合わせ対応も並行して行っています。
IT運用業務を外部に切り出したことで、管理部門の担当者は本来の業務に集中できるようになり、設定変更や権限付与の対応スピードも向上。組織全体のIT運用が安定し、ゼロ情シスに近い体制でも安全・効率的なIT環境を維持できるようになりました。
まとめ：ゼロ情シスの脱却は「コスト」ではなく企業を守る「投資」
ゼロ情シスの状態を放置することは、セキュリティ事故や業務効率の低下など、見えにくい形で経営リスクを蓄積し続けてしまいます。しかし、コストや採用難の現実を踏まえると、いきなり専任のIT人材を正社員で確保するのは難しい企業も多いのが実情です。
重要なのは「全てを自社だけで抱え込まない」という選択肢を持つこと。社内リソースに無理を強いるのではなく、専門知識を持つプロの力を活用することが、最短で確実にゼロ情シスリスクの解消に繋がります。
- 「何から手を付ければいいのか分からない」
- 「できるだけコストを抑えながらプロに任せたい」
そうお考えの企業様には、法人向けITサポートサービス「トータルITヘルパー」の活用がおすすめです。日々の運用サポートからトラブル対応、セキュリティ対策まで、ゼロ情シス企業の"実務の困った"を丸ごと支える体制をご提供いたします。
