「ITに詳しい社員がいなくて困っている」
「担当者の負担が大きい」
ITを活用している会社では、IT人材の不足やIT担当者への業務過多が課題となっている会社が多々あります。
とはいえ、社内でITに特化した部署を抱えるとなると、新たな人材を雇うコストもかかり、トラブル解決に時間もかかりますよね。
こういった問題を解決する手段として、ITに精通したプロに外注する「ITサポート」があります。
ITサポートを活用すれば、社員の負担軽減に繋がり生産性を上げることが可能です。
そこで本記事では、ITサポートの概要や外部に委託するメリット、ITサポートを社内で対応する危険性について詳しく解説します。
社内のIT業務でお困りの方や、業務を委託したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
1.ITサポートとは？
ITサポートとは、ネットワーク関連のサービス、製品についてのノウハウや従業員に対しての支援をするサービスです。
業務の問題解決・企業の信頼・従業員の仕事に対する生産性向上といった、さまざまなヘルプデスク・情シス業務の代行サポートが行われます。
2.ITサポートの内容は？
ひとことでITサポートとはいっても、そのサービス内容も多種多様です。
ここでは、ITサポートで受けられる基本的なサービスを4点に分けてご説明します。
2-1.ヘルプデスク
ITサポートでは、ユーザーや外部からのお問い合わせ・クレーム対応を外部へ委託できます。
ヘルプデスクが問い合わせから解決まですべてを担うケースもあれば、あくまでさまざまな部署への引継ぎ・照会だけを担当するケースまで、会社によって担当業務の範囲が異なります。
事務所の社員が対応しなくていいのと、より詳しい専門知識を持った担当が対応するため、仕事に穴が開かず、生産性が上がります。
2-2.システム管理
主に、ユーザーのネットワークシステムの開発や運用、設定情報等を管理しサポートします。
社内の変わりゆくシステム情報（ユーザー情報・ライセンス管理・ソフトウェア製品の期限）など、細かな情報も共有できます。
また、社内に専門的な知識を持った担当者がおらず、せっかくのシステムや機器情報を管理しきれない時は、ITサポートにシステム管理を外部委託するのもポイントです。
新たにネットワーク専任者を雇う必要もなくなり、採用・育成コストを抑えられるメリットがあります。
2-3.障害対応
ユーザーからのネットワークに関するさまざまなお問い合わせに対応します。
使用しているシステムやアプリケーションについての質問、パソコンの操作方法、複合機の使い方、クレーム対応、機器の修理等々、ITサポートなら多岐に渡り対応できます。
ITサポートの対応方法は、電話、メール、チャット、訪問対応など柔軟な対応が可能です。
お客様の代わりにメーカーへの対応・引継ぎも行えるため余計なストレスも省けます。
2-4.改善の対応
近年では企業のネットワーク担当が、1人～2人で情シスを運営しているケースも多くなっています。
「これから自分の会社は、どうすれば生産性が向上するのか？」
「システムを効率よく運用出来るのか？」
「更にセキュリティ対策高めるにはどうすればいいか？」など、問題点は増える一方です。
ITサポートなら、ネットワークのすべの運用について相談できます。
「現状ネットワークシステムの何が問題で、どうすれば改善できるのか？」など、企業にあった提案を貰えるため、次の経営戦略も練りやすくなります。
3.ITサポートを外部に依頼するメリット
作業自体を外部委託すれば、さまざまなメリットを得られます。
ITサポートを外部に依頼するメリットを4点に分けてご説明します。
3-1.社内IT担当の負担軽減
現在多くの企業で、ネットワーク専任担当者が1人～2人程の”ひとり情シス”状態の環境です。
場合によっては、「少しパソコンに詳しいから」の理由だけで情シス業務を任されている人もいます。
IT担当はスピードも重要視されます。スキルが伴わない状態で、管理もままならないとセキュリティなどのリスクが広がるばかりです。
本来やらなければならない仕事が疎かになってしまうほか、日々進化する技術を取り入れていくのが難しいのも事実です。
社内IT担当の負担を軽減するだけでなく、自社のセキュリティを適切に保つために、外部のITサポートに業務を委託するのをおすすめします。
ココがポイント
情シス業務を外注することでIT担当の負担が減り、セキュリティリスクを軽減できる。
3-2.プロによる作業で、確実に問題を解決できる
会社のネットワーク商材はさまざまで、PC・データサーバー・メール関係・コピー機・配線関係・モバイル機器など、それぞれの知識やノウハウを把握した上で障害に対応しなければいけません。
企業のIT担当1人～2人のひとり情シス状態では、問題への対応も限界があります。
そこで、ITサポートの出番です。
各分野の担当をITサポートに外部委託すれば、それぞれ商材に対し専門の知識がある状態でヘルプデスク業務を行えます。早急な原因究明から問題解決が可能です。
3-3.IT対応以外の業務に集中でき、生産性の向上につながる
ネットワーク業務をITサポートに外部委託すれば、本業務に支障出すことなく運用できます。
また、ITサポート担当を持つと、他社の事例を容易に⼊⼿できるのもメリットのひとつです。
基本的に社内のIT担当が外部のネットワーク情報を得るのは難しく、自分で調べなくてはなりません。
その点、情報収集が簡単で共有もできるITサポートなら、IT以外の業務に集中しつつ、生産性の向上に繋げられます。
ココがポイント
ITサポートへの外部委託により、IT担当が本来業務に集中でき生産性の向上につながる。
3-4.運用費が固定化する
ネットワーク専門担当を会社で雇用すると、先に進むにつれて役職や仕事量の関係で給料も上がります。
一方で、ITサポートの外部委託なら基本的にコストは固定化されます。
技術者を一人雇用するよりも圧倒的コストが低いのに加えて、ネットワーク能力も心配要らないため、プロフェッショナルのアシストを得られるITサポートはさまざまな面で安定します。
オプションも多種多様なので、企業ごとにあったニーズで費用も決められます。
4.ITサポートを社内で対応するリスク
従業員のPCに不具合が発生したり、システム危機が起きたりしたときに、問題解決をスピーディに行えなければ最悪の場合業務がストップしてしまう可能性があります。
その際、ITサポートの知識に優れた従業員がいれば会社の生産性を引き上げられます。
その一方で、そう上手くはいかない企業があるのも事実です。
ここではITサポートを社内で対応する問題点をご説明します。
4-1.IT人材の確保が困難
現代、IT進化は著しく上昇していく一方で、日本国内でITサポートを行える人材はこの先徐々に減少していくと言われています。
こういった人材不足の背景から、ハイスペックのIT担当を見つけ出し採用に持ち込むのは、この先困難になっていきます。
とはいえ、少ない担当者で情シスの業務を回すのも効果的とは言えません。
採用コストを抑えられるとはいえ、業務過多になってしまえばセキュリティリスクや対応の遅れなど費用対効果が見込めないのも事実です。
そんな課題を解決するため、時間や労力がかかりにくい外部委託もITサポート力の強化における1つの手段になります。
ココがポイント
IT進化が著しい現代であるが、IT人材は不足しており優秀な人材を採用するのは困難である。
4-2.IT担当者の欠席・退職に対応できない
ひとり情シス状態で社内のネットワーク担当者がお休み、もしくは退職して社内から離れてしまう場合、今までのシステム管理を完全に引き継ぐのはほぼ不可能と言えます。
一方、ITサポートを外部委託すれば、業務のブラックボックス化を防いだり、担当者欠席の対応をスピーディに行えたりします。
社内ネットワークの情報も既に共有済みであれば、常に同じサポート体制が保たれるのもメリットです。
4-3.万が一のトラブルで迅速な対処ができない
たとえば、「PCの速度が遅い」「マウスやキーボードに不具合がある」など、比較的簡単な障害なら直ぐに対応できます。
しかし、ウイルス感染・サーバーダウン等、即急に対応しなければならない障害の場合はそれなりの知識を持って対応しないと、会社の運営が一発で止まってしまう恐れもあります。
更に、別の業務も兼任しているIT担当であれば尚更危険です。
ひとり情シス状態では多大なトラブル発生時に迅速な対応ができるとは言いづらく、問題解決まで時間がかかってしまうケースも。
社内のシステム環境に詳しい担当が何人も滞在して、十分な知識量や対応能力があれば問題はないものの、そのような企業は数少ないのも事実です。先程も説明した様に、近年ITサポートの人数が減少しています。
担当が退職する前に、属人化しない為に、早めに外部のITサポートに委託してアウトソーシングするのをおすすめします。
ただし、すべてを委託するのでは自社ネットワークの管理に対して無知になってしまう可能性があり、あとあと引継ぎや情報共有をするときに困ってしまいます。
自社で管理できる部分と委託する部分はしっかり分けて、ITサポートの外部委託先に投げっぱなしにしないように業務の事前整理をおすすめします。
ココに注意
ひとり情シス状態では重大なトラブルが発生した場合に対応が遅れ、被害が大きくなる可能性がある。
5.ITサポートなら「トータルITヘルパー」がおすすめ
多くの企業で、ネットワーク専任担当者（SE）が1人～2人程の体制で会社を支えている現状があります。
従業員が少なければSEが1人～2人でも間に合いますが、これが何十人規模になるとどうでしょう。
管理しなくてはならない項目が増え、障害も少なからず増えてしまいます。
1人～2人では手に負えなくなり、修正してもまた障害が出てしまういたちごっこも少なくありません。
またその専任担当が退職されてしまった場合、作業内容が属人化しているので、社内のネットワーク業務が停止してしまう恐れもあります。
そのような事態を防ぐために、情シス代行サービスに資産管理を委託しましょう。
さまざまな情シス代行があるなかでも、弊社「トータルITヘルパー」にお任せ下さい。
5-1.167人の専門人材がサポート
専門知識を持つ167人がお客様のネットワーク問題、アカウント情報を共有し迅速に問題を解決します。
年間17万件、過去100万件の事例解決の実績もございますので、細かな質問でもしっかり対応させていただきます。
5-2.PC1台3,000円からIT資産管理を代行
低価格ながらも、高品質でサービスを提供します。お客様のご要望をお伺いさせていただき、それぞれに合ったプランの中から、現在お抱えの問題にマッチした解決策やサービスをご提供いたします。
ひとり情シスでお困りのお客様や、社内ネットワークの情報を整理整頓したいなど、ITに関するご質問でしたら幅広くお受けしておりますので、お気軽にお問い合わせください。
5-3主なサポート内容
弊社では、貴社のネットワーク共有からの業務効率やリスク回避について考慮したサポートも行っています。
PCのキッティングサービスや社内ネットワーク構築、VPN構築、サーバー環境の構築。ライセンスやアカウント情報の管理などなど。貴社担当情シスが不在の場合でも、弊社にご連絡いただければ代行による保守対応も可能です。
また、規定内であれば技術担当による訪問サポートもご提供しております。
保守サービスも幅広いシーンに対応しておりますので、貴社のニーズに合わせた対応が可能です。
ほかにも、ネットワークに関するお問い合わせならいつでも対応させていただきます。
