―― まずは、ご担当されている業務について教えてください。

株式会社 進路企画　平本千広氏（以下、平本氏）：
弊社は、高校と大学や専門学校の仲介をして進路イベントを開催するなど、高校内での進路指導のサポートをおもな業務としています。

現在、社員として27、8名が在籍していて、私は総務課で事務的な作業全般を担当しています。経理の仕事をすることもありますし、パソコンの調子が悪いなどのトラブルに対応することもあります。

株式会社進路企画 平本千広氏

―― 今回のサービス導入のきっかけはどのようなものでしたか。

平本氏：
元々、他の業者さんに情報システムに関することをお願いしていてトラブル発生時に連絡をしていたのですが、残念ながら解決したという実感を得ることができていませんでした。

また、社内にもパソコンに詳しい者もおらず、「エクセルは使えるけど仕組みはいまいちわからない」という状態ですので、トラブル時に対処できる人材がいないという背景がありました。

パソコンや情報システムについて比較的明るい私ともうひとりの者がなんとか対応していたのですが、社員数が増えてきたことやテレワーク導入などもあり、対応が追いつかなくなりました。

リップル株式会社 「トータルITヘルパー」　慶田朋大（以下、慶田）：
最初にお問い合わせをいただいたのが2021年3月で、最初に電話に出たのが私でした。それ以降、ずっと進路企画様の担当をさせていただいています。

リップル株式会社「トータルITヘルパー」慶田朋大

平本氏：
今まで、社内のパソコンが壊れたり新入社員が入る時には、社長が量販店でパソコンを買ってきて、私が初期設定などの対応をしていました。しかし社内からも、セキュリティなどの面から「そういう業務は外注したほうがいいのではないか」という声が上がっていました。

また、社屋移転の予定があったので、そのタイミングに合わせて情シス代行サービスの会社を探していたところ「トータルITヘルパー」を見つけました。

社屋移転に伴うネットワーク構築や配線までおまかせ

―― 実際に「トータルITヘルパー」のサービスを導入したのはいつですか？

平本氏：
問い合わせの2ヶ月後である2021年5月です。ちょうど社内でMicrosoft Teamsを導入したりと、パソコンへの依存度が一気に高まったタイミングだったので、内省的にやるのはもう限界だと感じていました。

何より大きかったのは、同年8月に社屋移転を予定していたので、その際のネットワーク環境もセットで構築していただきたいと考えていました。

―― サービス導入における具体的な目標はありましたか？

平本氏：
社屋移転に伴い、幅広く対応していただきたいと考えていました。結果的に、サーバーからシステムまで、かなり広い範囲でお世話になりました。ハードウェアや家具配置のアドバイスまでいただき、配線もやっていただきました。

慶田：
弊社はグループ会社ですので、レイアウトデザインや家具、エアコンなどの機器なども取り扱っています。事前に移転のことも含めてご相談いただいたので、設計の段階から担当業者とやりとりをして、配線などにも対応することができました。

幅広く、きめ細やかな対応が大きな決め手に

―― なぜ「トータルITヘルパー」を選んだのでしょうか。

平本氏：
グループ会社なのでサービス内容の範囲が広いこと、そしてその内容が予算と見合っていたからです。

慶田：
弊社のグループ会社で元々コピー機を扱っていることもあり、情報の共有という意味では今まで紙やコピー機でやってきたことがデジタルになっただけで、「情報の利便性を高める」という点で共通していると思います。商談もオンラインで行いましたよね。

平本氏：
弊社もテレワークを導入していたので、遠隔で柔軟に対応していただけることも「トータルITヘルパー」を選んだ理由としては大きかったです。

―― サービス導入にあたって、社内で反対や懸念事項はありましたか。

平本氏：
特に反対意見はありませんでした。広い範囲でサポートしていただけるサービスを探していたので、そのニーズにマッチしていました。

最も話題になった懸念点は、「急ぎの対応にどこまで対応していただけるのか」ということです。

コロナ前は全員が出社して業務をしていたので、パソコンのトラブル発生時には、社内の者が対応したり、以前の業者さんに会社に来ていただいていました。しかし、コロナ禍によるテレワーク導入後、在宅時のトラブル対応は大きな課題になっていました。

ですので、社長からは「テレワーク時にどういう対応をしてもらえるのか確認してほしい」という話がありました。

「トータルITヘルパー」の導入前は、テレワーク時にパソコンの調子が悪くなると同日中の対処が難しく「今日はなにもできない。明日会社にパソコンを持って行ってなんとかするしかないと業務を中断せざるを得ませんでした。

でも今はテレワーク時にトラブルがあっても電話一本で解決してもらえるので、業務が中断することもなくなりました。

慶田：
ヘルプデスクか私に問い合わせていただけたら解決することがほとんどですが、いざという時は、例えば平本さんのパソコンを私が遠隔操作して解決することもあります。

平本氏：
電話やオンラインで聞いてもどうしても解決できない時、慶田さんが遠隔操作をして解決してくださるので本当に助かっています。その操作を動画で撮影して、他の者にやり方を共有したこともあります。

過去の同業他社と比べても、遠隔サービスも幅広く対応していただけるのでとても充実したサービスだと思います。

どんなトラブルも電話一本で解決。業務効率アップと残業軽減

―― 「トータルITヘルパー」のサービス導入で改善された業務はありますか。

平本氏：
まずは、テレワークの効率が上がりました。トラブル時に対応してくださるので、かなりやりやすくなった実感があります。

あとは、総務部での業務量が軽減しました。これまで私が担当していた業務、例えば新入社員のパソコンの初期設定もお願いできるようになったのは大きいですね。

慶田：
進路企画様の方でご購入いただいたパソコンの送り先を弊社にしていただき、こちらで初期設定を済ませて、進路企画様に返送しています。

平本氏：
業務に必要なツールを入れ、パスワードを設定するなどの作業が済んだ状態でパソコンを受け取ることができるので、あとは新入社員に渡すだけ。すごく楽になりました。

また、テレワークがスムーズに遂行できていることもあり、私個人としてもそうですが、会社全体としても残業が軽減しました。今まではトラブルがあったら出社して誰かに聞くしか選択肢がなかったのですが、今はすべて「トータルITヘルパー」のヘルプデスクや慶田さんに電話一本で解決していただけるので、業務の効率も上がりました。

慶田：
私どもですべて解決できるように努力をしています。もしそれがすぐにわからないことでも、調べたりして必死に対応しています。

もちろん、本来はお客様ご自身でもやろうと思えば、時間を使って調べて解決することもあるかもしれません。でも、本業ではないところで時間を使って、生産性が落ちるのはもったいないですよね。

そして、「トータルITヘルパー」で様々な企業様からの問い合わせをいただく中で見えてくるものもあります。例えば「最近、Wi-Fiに関するお問い合わせが多いな」と感じる企業様には、Wi-Fi環境の改善をご提案させていただいたり。

進路企画様ですと、今後は社内のセキュリティを強化するとよいかもしれません。今、社員さんの増加に伴って取引先や扱う情報量も増えている状態なので、社内のネットワークを守らなければならないのではと感じています。

平本氏：
なるほど、確かにその通りかもしれません。検討してみます。

こうしたご提案をいただけることはとても助かりますし、逆にこちらからの「こういう課題があるから解決したい」という相談にも乗っていただけることでより便利なツールの導入につながることもあります。

それが結果的に、人も業務も増えている中で、生産性の向上に寄与していると思います。

今後のさらなる業務改善に向けて必要不可欠なサポート

―― 今後、「トータルITヘルパー」に期待することを教えてください。

平本氏：
現在のサポート内容に満足していますので、今後も変わらず、問い合わせや相談をしたらすぐに答えていただいただける状態が続いたら嬉しいです。

社内からは「他の便利なアプリやツールも活用していきたい」という声も上がっていますので、そういった相談もさせていただきたいと思っています。

慶田：
ありがとうございます。ご相談だと私に直接ご連絡をいただくのが早いですが、パソコンのトラブルなどシンプルな質問はヘルプデスクの方が早いかもしれません。

新しいアプリやツールもどんどん出てくるので、その情報も共有させていただきつつ、できる限りのことをさせていただきます。

平本氏：
最近も、社内の者がパソコンの動作に不具合が出て問い合わせをした時に「本当にすぐに対応してくれて助かった。いい会社に頼んだね」と感動しておりました。

慶田：
これまでのお問い合わせ内容の情報もどんどん蓄積しているので、できるだけスムーズに解決できるようこれからも尽力します。

平本氏：
社内で窓口を設ける必要もなく、社員がそれぞれ個別に問い合わせできるのも助かっています。「トータルITヘルパー」のサービス導入時から振り返ってみても、困っていることに対して、常にきめ細やかに対応していただいていると思います。

さらに、さまざまな問い合わせや相談をする中で会社としてこれからの課題が見えてきていますので、今後のさらなる業務改善の可能性も感じています。