この記事では、情シスとはどのような部門で企業においてどのような役割を担っているか、さらに情シスが抱える問題について解説しています。企業の情シス部門の現状を知ることで、事前に起こりうる問題やリスクを把握し、手を打てます。これから情シス部門を設けようと考えている方の参考になればと思います。
情報システムとは？情シスとはどんな業務をしているのか？
情シスとは、どのような業務を行う部署なのでしょうか。まず情シスとは、企業のITシステムを管理する「情報システム部門」のことです。次に情報システムとは、情報の処理や伝達を行うシステムのことを指します。
情シスの業務内容は、社内で使用するシステムやインフラなどの導入・運用・保守がメインとなります。専門的知識を用い、社内の情報システムの管理業務を行います。
そのほかにも、さまざまなセキュリティリスクから組織を守るためのセキュリティ対策や、従業員や顧客からの問い合わせに応えるヘルプデスク・サービスデスク業務、PCなどのハードウェアやソフトウェアの管理、各種システムのアカウント管理なども行っており、その業務内容は多岐にわたります。
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情シスが抱える問題
企業にとって情シスとは、IT化を図る基盤となる部署です。IT化が進む現代を生き抜くうえで、企業にとって必須ともいえる情報システム部門ですが、多くの問題を抱える現状があります。情シスが抱える問題は、主に以下の3つ。
- 業務過多
- 人材不足
- 他部署との関係
以下に詳しく説明します。
１．業務過多
情シスには多種多様な業務がありますが、メイン業務はシステムやインフラの立案・構築・保守・運用です。しかし、イレギュラーに発生するトラブルや従業員からのヘルプデスク・サービスデスクの依頼など、リアルタイムの対応を求められる業務も多く存在します。
そのような業務は優先的に対応せざるを得ないため、本来注力すべきメイン業務にまで影響を及ぼしてしまいます。結果として、情シスに従事する従業員の負担が増大し、業務効率を低下させる要因となっています。
2．人材不足
企業の経営状態や人材不足のために、業務が膨大になっているにもかかわらず情シス部門を増員できない状態も大きな問題といえます。
情シスには専門的な知識を求められる業務が多く、ある程度のノウハウを持った人材を雇用したいところです。
しかし、実際の市場にはそのような人材はあまりおらず、いたとしても人件費など多大なコストをかけなければなりません。また、自社で雇用し教育する場合も多くの手間がかかってしまいます。
2．他部署との関係
システムの開発や改修などは時間がかかり、多大な労力を必要とします。しかし、そのシステムを利用する他部署の従業員からみると、情シスの業務は理解できない部分が多く、何をやっているのか不明瞭です。
当然、システムを利用する側はレスポンスの良さを求めますが、情シス側としては重要なシステムであるほど慎重に作業を進めるため、情シスは他の部署から嫌われやすい存在となります。
企業にとって情シスとは重要な役割を担う部署ですが、情シスの業務内容に理解が低い企業では、その重要性を認識していない場合も多いです。そのため、単にPCに少し詳しいなどの理由から、他の業務を担当している従業員が情シスを兼務するような状況もあります。
さらに、慢性的なIT人材不足もあり、情シスが１名または少人数で業務をこなす【ひとり情シス（1人情シス）】化が加速しています。ひとり情シスの体制は、さまざまな問題を生じさせる原因となるため、問題視されています。
ひとり情シスの実態
ひとり情シスとは、情シスの業務を1人の担当者がすべてをこなしているような状態を指します。なかには「少しPC操作やネットワークに詳しいから」などの理由で情シスの仕事を任される場合もあります。
1人の担当者が行う業務としては以下に示す業務などがあり、業務内容は多岐にわたります。
システムを構築する際には、ひとつのシステムを構築するだけでも長い期間と労力が必要になります。さらに、そのシステムが本当に必要かどうかの精査もしっかり行わなければならないため、システム導入までも時間と手間を要します。
こうした業務特性がある情シスは、スピード感を重視する他部署とは根本的な作業や考え方が異なるため、考え方の相違からトラブルに陥りやすくなります。コミュニケーション不足による行き違いがあると、社内の雰囲気の悪化などの問題が生じやすくなるのです。
また、せっかく情報システム部門を発足し社内ITの円滑化を図っても、このような部署間の衝突のせいで、システムをうまく運用できない問題が発生してしまう場合も多くあります。
ひとり情シスからゼロ情シスへ移行している企業も！？
社内の情報システムの管理については、企業によってさまざまな形式がとられています。1人の担当者で業務を行う【ひとり情シス（1人情シス）】になっているケースや、経理・総務・他部署が情シスを兼任しているケースのほか、情報システム担当を置かずに社内ITの運用をしている企業もあります。
情報システム部門の選任担当がいない状態を【ゼロ情シス】と呼びます。
ゼロ情シスになってしまう背景には、経費の削減があります。情シスにかけられる予算が少ないため、人件費を削減した結果、システム担当を置けなくなってしまい、ゼロ情シス状態に陥ってしまいます。
情シス担当者がいなくなると、システムやインフラのメンテナンスができる人間がいなくなり、社内の情報システムを活用しきれなくなるなどの問題が起こってきます。会社の規模が小さくなるにつれ、ゼロ情シスの状態に陥る企業が増加する傾向にあるといえます。
また情シスを置かずにITの活用を社員に任せきりにしていると、「便利だから」などの理由から各個人のスマホやパソコンに社内データを送信して仕事をしてしまう“シャドーIT”の横行にもつながります。こういった状態から意図せぬところで情報の漏洩が起こるため、ゼロ情シスの状態はセキュリティ対策において、特にリスクが高くなります。
こうした背景から考えると、企業のコスト削減のためとはいえ、情報システム部の経費の削減は得策とはいえません。ひとり情シス・ゼロ情シスの状態は企業にとってリスクも高いため、情シスの経費・人材削減については慎重に検討する必要があります。
ひとり情シスを放置するリスクとは？
ひとり情シスの状態を放置した場合、以下のようなリスクが考えられます。
ひとり情シスのリスク
- ITに詳しくない担当者だけとトラブルに対応できない
- 担当者が不在の際や休んだ時に対応できる人が少ない
- 業務量が多いためオーバーワークになる
- セキュリティ対策まで手が回らず情報漏洩などの大きな問題が発生する
以下に詳しく説明します。
・ITに詳しくない担当者だけだとトラブルに対応できない
情シスの担当者を、既存の社員から「PCに少し詳しいから」などの理由で選抜している場合、専門知識の必要なトラブルが発生した際に、対応が遅れる、対応ができないなどのトラブルに見舞われる可能性が高くなります。
・担当者が不在の際や休んだ時に対応できる人が少ない
ひとり情シスで運用している場合に問題となるのが、担当者が不在の際の対応です。トラブル時には、他の社員では対応・復旧作業ができず、業務が停止してしまいます。また、退職の際も引継ぎをしっかり行わなければ、社内に対応できる人間が誰もいなくなってしまいます。
・業務量が多いためオーバーワークになる
他に対応できる人がいない場合、休日や深夜にトラブルが発生した際に出社しなければならなくなり、休暇の取得もしにくくなります。こうした現状にあり、情シス担当者はオーバーワークになりやすいといえます。
また情シスは業務量が多いため、必然的に残業も多くなります。こうした状況は、ブラック企業化に直結する問題です。
・セキュリティ対策まで手が回らず情報漏洩などの大きな問題が発生する
情報システム部での業務は多岐にわたるため、優先する業務に追われ、セキュリティ対策に手が回りにくくなります。またIT業務に関するルールなどが確立されていない場合が多く、社員の判断で行った行動が情報漏洩につながってしまう可能性があります。
現在、ひとり情シスで回せている（ように見える）場合、こうした状態が当たり前だと思われがちです。しかし業務内容の多い情シスは、早めに対処をしていかないとブラック企業のような勤務形態になってしまいます。
さらに、ひとり情シスの体制では知らず知らずのうちに情報漏洩している場合もあり、問題に気づいてからでは手遅れです。
ひとり情シスの問題を解消するカギはアウトソース！
情報システム部門の業務を外部委託する「アウトソーシング」の利用により、前述した、ひとり情シスの問題やリスクの軽減が可能になります。アウトソーシングのメリットは、主に以下の4つ。
アウトソーシングのメリット
- トラブル発生時やPCの操作・設定で困った時、アウトソーシングサービスを利用しているとすぐに問題を解決できる
- ひとり情シスで対応していた社員の業務負担を軽減でき、本業への注力が見込めて作業効率が向上する
- 適切に機器のアップデートを行え、社員のITリテラシーの向上も期待できるため、セキュリティ対策につながる
- 新システムや新しい機器の導入時にもスムーズに対応できる
外注業者へは情シス部の負担となっていた業務をピンポイントで委託する場合が多いため、多くの手間や時間を削減できます。またアウトソーシングを利用すれば、自社で情シスの採用・育成をするためのコストもかからずにすみます。
さらに、今まではコスト削減のために、やむなく“ひとり情シス”の体制をとらざるを得なかった企業も、アウトソーシングの利用により、より経費削減が期待できます。つまり、アウトソーシングの利用は、情シス部の機能を向上させつつ経費削減にもつながるといえるのです。
ココがポイント
アウトソーシングを利用すれば、情シス部の機能を向上させつつ経費削減に！
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情シスとはどのようなもので、どのような課題があるのかを解説しました。
システム部門の創設・維持にはコストがかかりますが、情シスの経費削減は“ひとり情シス”の問題などにもつながるため、企業にとって大きなデメリットとなります。そこで業務の外注、すなわち「アウトソーシング」という選択をとれば、情シスにかかわる多くの問題を解決できるのです。
私たちの会社でも情報システム部門のアウトソーシングサービスを提供しており、現在30,000社以上の企業とのお取引をしております。
お困りごとやご不明点などございましたら、ぜひお気軽にお問合せください。