“ひとり情シス”という言葉をご存知ですか？それは、担当者にとっても過酷であり、企業にとっても大きな問題です。
現代のIT技術の進歩は目覚ましく、様々な企業運営に欠かせないものになっています。そして、企業のITインフラやシステムの導入・開発・改善を行うのが情報システム部門です。ひとり情シスとは、この情報システム部門の業務を１人で担当している状態を言います。
しかし情報システム部門の業務は多岐にわたり、１人で担当するには限界があります。
とはいえコストなどの問題から、情報システム部門の増員が難しい企業も多く存在しているのが現状です。
企業にとってひとり情シスは大きな問題となっています。担当者が1人に限られてしまうため、その担当者が休職、あるいは退職してしまった際に情報システム部門が機能しなくなるのです。しかし、情報システム部門は、社内のIT関連業務を取り仕切っているので、その機能が失われてしまうと企業全体の活動に大きな影響を及ぼしてしまいます。
ひとり情シスとは？
ひとり情シスとは、情報システム部門を１人もしくは２～３人程度の少人数で担当することを言います。これは従業員数が数十名規模の企業に多くみられる体制です。しかし、従業員数が100名を超える規模であってもひとり情シス体制を強いられている企業も多く存在します。
情報システム部門は、日々の業務にITを活用している企業であれば必ず設置されている部署です。情報システム部門の業務は、システムやインフラの立案・導入・開発、PCなどの端末管理、そして従業員からの質問や相談に応える“社内ヘルプデスク”など多岐にわたります。
そのため、情報システム部門には高いITの知識や技術が求められます。しかし、中小企業では他の業務を担当しているITリテラシーの高い従業員が、社内ヘルプデスクのような役割を頼まれ、(その延長で)情報システム部門の役割を任されているケースが少なくありません。
ひとり情シスの2つのリスク
ひとり情シスのリスクとしては次のような事柄が挙げられます。
トラブル時の対応の遅れ
情報システム部門を1人で担当していると、トラブル対応が遅れてしまいます。問題の特定から解決策を1人で導き出すので時間がかかってしまうのはやむを得ません。
あるいは、担当者が情報システム部門と他部門を兼務している場合、ITに関する知識や技術が乏しいうえ、他の業務を行っている合間にトラブル対応をしなければなりません。このため、トラブル発生から復旧まで時間がかかってしまいます。
また、担当者が休暇中や退職した際には対応できる人間がいなくなってしまいます。
こういった状態に陥らないため、情報システム部門には社内SEなどITに関する十分な知識と技術を備えた従業員を複数配置することが理想です。
担当者の負担が大きい
情報システム部門の業務は多岐にわたるため、1人で全ての業務を担当することは現実的ではありません。特に、他業務を行っている従業員に兼務させている場合、その負担は大きくなるばかりです。
また、本来優先すべき重要度の高い業務があるにも関わらず、緊急度の高いIT関連のトラブル対応に追われてしまうため、効率的に業務を遂行するのが難しくなります。
「ひとり情シス」の体制では、トラブル対応に時間がかかり、担当者の負担も多きい
なぜひとり情シスが増えたのか？原因は？
ひとり情シスが増加したのには以下のような理由が挙げられます。
IT人材不足
現代は深刻なIT人材不足であるため、高度なITスキルを有した社内SEを雇用するには多大なコストがかかります。また、社内SEのような優れた人材であっても1人で情報システム部門の業務を担当することは容易ではありません。
また、企業内でITリテラシーが高いという理由だけで、情報システム部門の業務を兼務させられている担当者も少なくありません。これは中小零細企業でよく見られるひとり情シスの体制です。
経営層の知識不足
多くの企業が、業務効率化のためのシステム導入やセキュリティ対策を行っています。これらを運用するためには高いITスキルが求められます。しかし、多くの中小企業の経営層は、情報システム部門の業務は主業務と兼務すれば良いという考えが残っています。
企業の経営層が情報システム部門の業務内容を把握しておらず、ブラックボックス化してしまっています。情報システム部門の業務がどれほど重要で手間がかかるのかを理解していないことがひとり情シスを増加させる要因となっています。
オープン化・クラウド化
最近ではシステムのオープン化が進み、業務システムを比較的簡単に構築できるようなパッケージソフトが普及しています。さらに、クラウドサービスの技術も進歩し、パッケージで構築した業務システムをクラウドで運用する企業が増えてきました。このようなサービスを利用すれば、日々のサーバー管理やメンテナンスにかかる負担は軽減されます。
このことにより、経営層は情報システム部門の人員を削減し、別業務に人材を配置しようとします。システムの構築や運用を簡素化できるというメリットはありますが、結果的に情報システム部門の人員が削減され、ひとり情シス化を加速させる要因となっているのです。
ひとり情シスの担当者はどのようなことを考えているか？
ひとり情シスの担当者の悩みとしては次のようなことが挙げられます。
知識や技術を磨くための時間が確保できない
ひとり情シスの担当者の中には、他業務と兼務している方が多くいます。このため、情報システム部門に必要なITに関する知識や技術を習得する時間がないという悩みを抱えています。
トラブル復旧やヘルプデスク業務に時間がかかる
情報システム部門には、システムトラブル以外にも従業員からの問い合わせに応える社内ヘルプデスク業務があります。一人でトラブル対応やヘルプデスクを行えば時間がかかってしまうのは当然です。さらに、別業務を担当している従業員が情報システム部門を兼務している場合、その従業員は専門的な研修を受けていません。そのため自身で情報を調べる必要があり、本来業務に影響を及ぼしてしまします。
相談できる相手がいない
自分以外にITに精通している人間が社内にいない場合、インフラやシステムの導入に関する判断を全て自分1人で行わなければなりません。また、システムトラブルが発生した際も責任は全て１人で負わなければならず、精神的なストレスにもつながります。
前任者が採用したシステムの障害対応や改修が困難
ひとり情シスの場合、情報システム部門の担当者１人しか社内のIT環境を把握している人間がいません。前任者が退職した場合など、業務の引継ぎを完璧に行わなければ、後任者は社内システムの運用がわからず、トラブル発生時の対応ができません。結果的に、システムの改修や改善を行うことができなくなります。
ひとり情シスの解決方法
まず、企業全体でひとり情シスの状態がいかに危険かということを認識しなければなりません。情報システム部門は企業全体のインフラやシステム、不正アクセスや情報漏洩のリスク管理、従業員の問い合わせに応えるヘルプデスクなど企業において重要な役割を担っています。
つまり、情報システム部門の業務が機能しなければ業務効率の低下だけでなく、企業の信頼まで損なってしまうのです。これは企業にとって重要な問題であると認識し、対策を行う必要があります。
もちろん情報システム部門の担当者を増員し、社内SEを多く抱えられればベストです。
しかし、優秀な社内SEを雇用するには多大なコストが発生します。また、情報システム部門専任の従業員を一から育てるには手間と時間がかかってしまいます。
これらは情報システム部門の業務をアウトソーシングすることで解決します。
・アウトソーシングのメリットと活用法
現在、情報システム部門をアウトソーシングできる業者は数多く存在します。社内でしか行えないような業務もありますが、ひとつでもアウトソーシングできるものがあれば、それを利用するのは非常に有効な手段です。コスト面でも自社で社内SEを抱えるより抑えることが可能となります。
まずはアウトソーシング可能な業務がないか仕分けを行うことをお勧めします。情報システム部門の業務を一つひとつ細分化し、ブラックボックス化している業務にかかる時間とその作業量を割り出します。そのうえで、アウトソーシングをうまく活用すれば、業務効率の向上とリスクマネジメントを同時に実現することができます。
ココがポイント
ひとり情シスのリスクを認識し、業務のアウトソーシングを検討すべし！
自社サービス【ITヘルパー】のご紹介
かく言う私たちの会社でも情報システム部門のアウトソーシング先として、これまで30,000社以上とのお取引があります。
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