パソコン保守契約の必要性とは？外注するメリットや注意点も解説

現代のビジネスにおいて、パソコンは業務の中核を担う重要なツールです。しかし、突発的なトラブルやセキュリティリスクが発生すると、業務に大きな支障をきたす可能性があります。

そこで、業務がストップするリスクに備える手段として注目されているのが「パソコン保守契約」です。保守契約を結べば、専門的な知識を持つ技術者による定期的なメンテナンス・迅速なトラブル対応の体制が整い、安定したIT環境を維持できます。

本記事では、パソコン保守契約の必要性をはじめ、外注するメリットや注意点についてもわかりやすくご紹介いたします。

パソコンの保守とは

パソコンの保守とは、パソコン導入後のさまざまなトラブル対応やセキュリティ対策など、パソコンに関する業務全般を指します。

具体的には、「パソコン故障時の修理」「ソフトウェアバージョンのアップデート／保守」「セキュリティチェック」「データのバックアップ」など、パソコンを安定して使えるようにする取り組みがパソコンの保守作業に含まれます。

なお、「パソコンの保守」と「パソコンの保証」は異なる点に注意が必要です。パソコンの保守は、保守契約等を専門業者と結んで、事業や業務を安定して稼働させる日常的な管理・運用支援が含まれます。

一方で、パソコンの保証はメーカーが一定期間内に発生した故障・初期不良を対象に無償修理を行うサービスです。パソコンの保守とは違って、業務上のパソコントラブルやソフトウェアの設定、ネットワーク障害の調査対応などは一切含まれていません。

そのため、業務の安定稼働を重視するなら、「パソコンの保守契約」の必要性が高まると言えます。

パソコン保守の作業内容

パソコン保守の作業内容は、大きく分けて「ハードウェアの保守」と「ソフトウェアの保守」の2つに分類されます。

ハードウェアの保守とは、パソコン本体や周辺機器といった物理的な機器に対する対応です。たとえば、電源が入らない、モニターが映らない、キーボードが反応しないといったトラブルへの修理対応や、部品の交換作業などが含まれます。

ハードウェアの問題は業務の停止につながるため、迅速な対応が求められる分野です。

ソフトウェアの保守とは、OSや業務アプリケーションのインストールやアップデート、設定変更、トラブル時の復旧対応などです。また、ウイルス対策ソフトの導入や更新、ファイアウォールの設定からセキュリティパッチの適用など、情報セキュリティ対策も重要な作業に含まれます。

業務が停止するリスクだけでなく、企業としての信用を損なう重大なトラブルを防止するためにも欠かせない取り組みです。

パソコンの保守契約は企業の安定稼働と情報漏えい防止を図り、業務の継続性を高めるためにも必要性が高くなっています。

パソコン保守サービスの種類

パソコンの保守契約を結ぶ場合、サービスの提供方法には大きく分けて3つの種類があります。

• オンサイト保守：技術者が直接訪問して問題を解決
• リモート保守：インターネットを経由した遠隔操作で解決
• センドバック保守：故障機器を業者に届けて返送で解決

オンサイト保守

オンサイト保守サービスとは、技術者が直接現地に訪問し、パソコンの修理や設定作業を行う方法です。物理的なトラブル（電源が入らない、機器の交換が必要など）に対して有効で、緊急時の対応にも適しています。

システム変更などを含め、専門の技術者が現場で対応することを「オンサイト保守」「オンサイトサポート」「訪問保守」などと呼びます。

重大な問題も迅速に復旧する効果が期待できるほか、社外に持ち出せないデータも取り扱えるようになり、漏洩リスクを低減できるのが魅力です。ただし、24時間365日対応できるかどうかは事業者との契約内容によって変動します。

リモート保守

リモート保守サービスとは、専門業者がインターネット経由で遠隔操作することで、パソコン操作をサポートする方法です。セキュリティやプリンタ設定、ソフトウェア・アップデートなど、パソコンのトラブルシューティング全般をスムーズに行える魅力があります。

事業者によってはリモートでトラブル対応を行い、発生した問題に応じて現場へ技術者を派遣するといったフローの構築可能です。本体の物理的な故障や通信断などリモートでは対応できないケースもあり、リモートだけでは対応できないケースもあります。

センドバック保守

センドバック保守サービスとは、故障したパソコンを利用者側から事業者やメーカーの指定窓口へ送付し、修理や交換を行う方法です。現地訪問やリモート接続が不要なため、比較的低コストで提供されるケースが多く、軽度の不具合や定期的な点検交換に向いています。

ただし、発送や返送の期間が発生するため、パソコン機材を利用できない期間が長くなりやすい点がデメリットです。業務への影響を抑えるためには予備の確保が求められ、必要性があれば代替機の貸し出しサービスを含んだパソコン保守契約も選択肢にあがります。

パソコンの保守が必要な理由

パソコンは業務に欠かせないツールで、日々の作業を支える重要な存在です。パソコントラブルが起きてしまったせいで業務が停止し、大きな損失や信用低下につながる恐れがあります。

インターネットが発達した昨今では、少しの油断が企業活動に大きなダメージを与えてしまうケースも。そこで、日頃からパソコンの保守を実施していれば、安定した企業活動を実現しやすくなります。

パソコンの保守契約を結べば、以下のようなトラブルを避けてパソコンが正常に動作する環境を整えやすくなるのが魅力です。

• 突然電源が入らなくなった
• ソフトが起動しなくなった
• 内部のほこりでエアフローが悪化して処理性能が落ちた
• ハードディスクの劣化でデータがすべて消えた
• セキュリティソフトの更新やセキュリティパッチを忘れていた
• サイバー攻撃で情報漏えいしてしまった

パソコンの保守契約でウイルス対策などの保守も含めれば、常に最新の状態を保って、安全な業務環境を実現できます。手入れのし忘れや見落としによる劣化を防ぎ、パソコンの寿命を延ばす効果まで期待できるのも魅力です。

そして、日頃からパソコンの状態を把握し、バックアップや復旧準備を保守契約に含めることで、突然の故障や障害にも落ち着いて対処できる体制を整えられます。

パソコンの保守作業は、トラブルを未然に防ぎ「安心して業務を続けるために必要な予防策」として、業者に頼るかどうかに関係なく必要性が高いと言えるでしょう。

専門業者とパソコンの保守契約を結ぶメリット

パソコンの保守作業は必要性が高く、企業として安定稼働するためにも欠かせない行動です。しかし、日常的なトラブルや突然の故障は予期せず発生するため、リソースを避けないと頭を悩ませる方も少なくありません。

そこで、専門業者とパソコンの保守契約を結べば、以下のようなメリットを得られます。

• 従業員がコア業務に専念できる
• 迅速なトラブル対応が可能になる
• 質の高いサポートを受けられる

ここでは、専門業者とパソコンの保守契約を結ぶメリットについて紹介します。

従業員がコア業務に専念できる

パソコン保守を専門業者に任せれば、従業員は本来の業務に集中できるのがメリットです。自社対応の場合、トラブル発生時に担当者が調査や修理に追われている間、営業や企画などの業務は中断してしまいます。

しかし、近年はIT人材の不足が問題になっており、「人手不足が解決の時間増を招く」「担当者が自身のコア業務に注力できない」「業務負担が重なって退職してしまう」といった悪循環を生んでしまうケースも珍しくありません。

そこで、パソコン保守の契約を外注すれば、各利用者・IT人材双方がコア業務に専念できるのが魅力です。

パソコンが起動しない、ネットワークがつながらないなどの問題は、解決までに数時間〜数日かかることもあります。保守契約を結んでおけば、パソコントラブルの対応はすべて専門家に任せられるため、従業員は本業に専念できるのが魅力です。

結果として業務効率が維持され、生産性や売上にも好影響をもたらします。

迅速なトラブル対応が可能になる

保守契約を結べば、パソコンの不具合に即座に対応してもらえるのがメリットです。パソコンに不具合が発生した際、保守契約を結んでいないと、まず「どこに相談すればよいか」から探す必要があり、対応までに時間がかかってしまいます。

急ぎのトラブルでも、コールセンターでたらい回しにされたり、専門業者に飛び込みで依頼した場合は、割高な料金が発生することも珍しくありません。その間、業務は中断し、機会損失や取引先への迷惑といった深刻な影響も生じる可能性も。

専門業者とパソコンの保守契約を結んでいれば、連絡するだけですぐに対応してもらえる体制が整っており、トラブルを迅速に解決できます。復旧までの時間が短縮され、安心して業務を継続できることは大きなメリットです。

万一に備えておきたい方にとって、安定した業務運営の実現には保守契約の必要性が高いと言えます。

質の高いサポートを受けられる

専門業者によるパソコンの保守は、修理だけでなく予防や改善までカバーできるのもメリットです。パソコンの保守を専門業者に任せることで、質の高いサポートを受けられます。

専門業者はパソコンやIT機器に関する豊富な知識と実績を持ち、トラブルの原因を的確に特定し、迅速かつ的確に対応してくれます。また、日々進化するIT技術やソフトウェアのアップデートにも精通しており、常に最新の情報に基づいたサポートが受けられる点も大きな強みです。

さらに、ウイルス感染や情報漏えいといったリスクが高まる中、セキュリティ対策もプロの視点から適切なアドバイスを受けられるため、自社のIT環境を安全に保つことが可能です。

自力では難しい対応も、保守契約で信頼できる専門業者に任せれば安心でき、長期的に見ても大きなメリットとなります。

専門業者とパソコンの保守契約を結ぶ際の注意点

専門業者とパソコンの保守契約を結ぶ際には、サービス範囲と条件を事前に明確にすることが大切です。対象機器や対応できるトラブルの種類、サポート可能な時間帯などは業者ごとに異なり、自社の業務形態に合わない契約では十分な効果を得られません。

また、料金の安さだけで判断すると、対応が遅れたりサポート品質が低かったりして、結果的に業務へ大きな損害をもたらす恐れがあります。そのため、保守契約に掛かる料金だけでなく、実際のサポート品質をチェックすることが大切です。

さらに、外部委託により対応状況や技術的課題が社内で見えにくくなる「ブラックボックス化」も懸念されます。

上記の問題を防ぐためにも、定期的な報告やミーティングなど、業者との密なコミュニケーションが重要です。やり取りを踏まえて、信頼できるパートナーかどうか、継続的な連携を図れるかチェックしましょう。

パソコン保守をアウトソーシングした方が良い企業の特徴

パソコン保守をアウトソーシングした方が良い企業には、いくつかの共通した特徴があります。以下に該当する企業は、外部の専門業者に保守業務を委託することで、効率的かつ安定したIT運用が可能になります。

• IT人材が不足している企業
  社内にIT担当者がいない、または兼任で手が回らない場合、トラブル対応が遅れやすく、アウトソーシングによって専門的なサポートが受けられます。
• 社内にパソコン保守のノウハウがない企業
  ハードやソフトに関する知識が乏しいと、適切な対処ができず業務に支障をきたす可能性があります。プロに任せることで安心できます。
• 拠点の数やパソコンの台数が多い企業
  管理すべき機器が多くなるほど保守業務も煩雑になります。一括管理できる体制を外部に構築してもらうと業務負担の改善に効果的です。
• 成長段階にある企業
  人員や設備が急増する中で、自社だけで保守体制を整えるのは困難です。外注により柔軟な対応が可能になります。
• セキュリティを強化したい企業
  情報漏えいやウイルス対策など、専門知識が求められるセキュリティ分野は、専門業者の知見を活かすことでより高い水準での対策が実現できます。

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